Quels documents RH dois-je conserver et combien de temps ? Comment centraliser les données des salariés et les documents RH ? Quels indicateurs de performance RH suivre ? Comment faire une fiche de paie ?
Quiconque travaille dans le domaine des ressources humaines et de la paie sait certainement à quel point il est important de travailler avec un bon logiciel. Une entreprise sur deux utilise déjà des systèmes RH qui permettent d’automatiser les processus liés, par exemple, à la préparation des documents, au calcul des salaires et à la génération de rapports. C’est la conclusion d’une étude menée par Gartner. Les changements constants apportés aux dispositions du Code du travail et aux autres réglementations relatives à la paie et aux règlements du personnel constituent un véritable casse-tête pour les personnes qui traitent de ce sujet. Par conséquent, choisir le bon programme de RH et de paie est une décision qui peut affecter considérablement l’efficacité et le respect des réglementations du département RH et Paie de l’entreprise.
Un bon programme RH, à quoi ça ressemble ?
Le nombre de responsabilités que les services RH et de paie assument quotidiennement augmente d’année en année. Dans de nombreuses entreprises, ils sont responsables non seulement de la tenue de la documentation des employés ou du calcul des salaires, mais également des tâches liées aux processus RH. Il n’est pas étonnant que de plus en plus de petites entreprises investissent dans des programmes de RH et de paie capables d’automatiser avec succès les tâches répétitives et de rationaliser le processus de gestion de la documentation RH.
Grâce à leurs fonctionnalités, vous pouvez non seulement générer des documents, gérer le temps de travail ou régler les salaires, mais également créer divers rapports. Bon nombre de ces solutions permettent également un libre-service transparent pour les employés, qui peuvent télécharger des fiches de paie ou divers types de certificats à partir du portail des employés. En conséquence, les services RH gagnent plus de temps pour des activités plus stratégiques et les employés ont un accès plus facile et plus rapide aux informations.
Quel programme RH choisir pour une petite entreprise ? Pensez à l’automatisation !
Une étude de PwC montre que pour plus de 54 % des spécialistes des RH, l’automatisation des processus au sein du département RH et de la paie est le meilleur moyen d’accroître l’efficacité du travail.
Le potentiel d'un programme RH est également remarqué par les petites entreprises, qui peuvent, entre autres :
- Gérer plus rapidement la documentation des employés
- Optimiser le processus de règlement des salaires et des avantages sociaux
- Réduire le temps nécessaire pour accepter les candidatures soumises par les candidats
- Se tenir informé des évolutions de la réglementation du droit du travail
Ces besoins sont satisfaits par les fournisseurs de systèmes RH et de paie, qui proposent des solutions de plus en plus complètes disponibles dans des modèles de tarification flexibles. Grâce à cela, non seulement les grandes entités mais aussi les petites entreprises peuvent bénéficier de l’automatisation des ressources humaines et de la paie.
Logiciel RH et paie pour une petite entreprise : lequel choisir pour faciliter votre travail ?
La gamme de programmes RH conçus pour les petites et moyennes entreprises est aujourd’hui très diversifiée. Cependant, les solutions disponibles sur le marché diffèrent en termes de fonctionnalités. C’est pourquoi, lorsque vous recherchez un système pour votre entreprise, vous ne devez pas le laisser au hasard. Alors, si vous vous demandez quel programme de RH et de paie choisir pour faciliter votre travail, voici quelques conseils ci-dessous.
Des fonctions soutenant l'automatisation dans le domaine des RH
L’une des tâches les plus chronophages effectuées par les services des ressources humaines est la tenue des dossiers du personnel. La réglementation impose un certain nombre d’obligations aux employeurs à cet égard, notamment : création, stockage et archivage de documents. Un programme RH pour une petite entreprise qui permet d’automatiser les processus qui y sont associés peut-être d’une grande aide. Lorsque les contrats d’un grand nombre de salariés doivent être modifiés, par exemple en raison d’une augmentation du salaire minimum. Une fonction prenant en charge l’envoi en masse de contrats mis à jour sera utile.
Certains programmes de RH et de paie, tels que Payfit, vous permettent de gérer l'ensemble du processus de manière systématique, complète et conforme aux dernières réglementations.
Calcul automatique de la paie
Le calcul des salaires est un processus qui nécessite beaucoup de précision. Afin de calculer correctement le montant du salaire, il est nécessaire de prendre en compte les informations contenues dans les relevés de temps de travail et le contrat conclu avec le salarié. Il est facile de commettre une erreur, ce qui peut entraîner des erreurs dans le calcul des salaires, des cotisations d’assurance sociale ou des avances d’impôt sur le revenu. Il est préférable de choisir un logiciel qui peut générer automatiquement les paies, en tenant compte des différentes composantes du salaire et des règles de calcul applicables dans une entreprise donnée. Certains systèmes vont plus loin et permettent également de préparer des packages de transfert et des fiches de paie pour les employés. Par conséquent, l’ensemble du processus de calcul et de paiement des salaires est plus rapide et moins sujet aux erreurs.
Facile à utiliser
Il est difficile de parler de rationalisation du travail si le système n’est pas facile à utiliser. C'est pourquoi, lors du choix d'un logiciel de paie et RH pour une petite entreprise, il est judicieux de vérifier à l'avance à quoi ressemble le tableau de bord de l'utilisateur et s'il contient tous les outils nécessaires. Certains fabricants de logiciels, comme Payfit, vous permettent de télécharger une version de démonstration du logiciel afin que vous puissiez tester le système vous-même et vous familiariser avec son fonctionnement.
Mise en œuvre et maintenance du système
Un élément à prendre en compte lors du choix d’un programme de RH et de paie pour une petite entreprise est le modèle d’accès. Le logiciel peut fonctionner localement, c'est-à-dire au sein de l'infrastructure informatique de l'entreprise, ou dans le cloud, c'est-à-dire sur un serveur virtuel. Dans le cas de la première option, l’utilisateur paie des frais pour la mise en œuvre du système. Il a également le contrôle total sur son processus d’administration. Les systèmes cloud, en revanche, sont facturés sur la base d’un abonnement. Pour utiliser les fonctions, connectez-vous simplement à votre compte sur le Web. L'utilisateur n'a pas besoin d'effectuer lui-même les mises à jour ou de créer des copies de sauvegarde, car celles-ci sont effectuées de manière entièrement automatique. Ce modèle d’accès peut donc s’avérer plus avantageux pour les petites entreprises, qui ne disposent souvent pas de leur propre service informatique responsable de ces processus.
Intégrations avec d'autres systèmes
Lors du choix d'un système de paie, il est également judicieux de vérifier s'il vous permet d'exporter des fichiers vers d'autres programmes utilisés dans l'entreprise. Cela évitera le transfert manuel de données et accélérera le flux d’informations au sein de l’entreprise.
Adapter le logiciel aux besoins de l'entreprise
Les besoins de l’entreprise en matière de gestion des processus RH et de paie évoluent au fur et à mesure de son développement. C’est pourquoi, le programme doit être suffisamment flexible pour évoluer avec votre entreprise. Ces possibilités sont généralement offertes par des logiciels fournis sous forme de package. Une petite entreprise ne peut utiliser que des fonctions de base qui lui permettent de gérer des processus simples. Cependant, à mesure que l’activité augmente, il est possible de passer à un package supérieur. Grâce à cela, il n’est pas nécessaire de changer de logiciel lorsque de nouveaux besoins apparaissent, il suffit d’étendre le programme avec de nouvelles fonctionnalités.
De nos jours, gérer les questions RH et de paie sans programmes informatiques dédiés devient presque impossible. Les programmes modernes de RH et de paie sont des solutions qui peuvent considérablement accélérer les activités de routine et rationaliser le travail des services RH et de paie, tout en minimisant les risques d’erreurs. Les logiciels modernes de RH et de paie offrent ainsi de nombreuses fonctionnalités avancées qui prennent en charge la gestion du calcul de la paie, la gestion et tenue de la documentation RH, le calcul des salaires et la mise à jour de la réglementation du temps de travail.
LES COMMENTAIRES SONT EN DOFOLLOW