Nettoyage et confidentialité : Protéger les informations sensibles pendant le nettoyage des bureaux

Le nettoyage des bureaux a ses spécificités. Cela est dû au fait que de nombreuses personnes y passent chaque jour, et donc bien souvent, l'état des lieux laisse beaucoup à désirer. C’est pourquoi, un nettoyage régulier et de qualité des bureaux est une condition essentielle pour garantir un environnement de travail professionnel et confortable.

Un bureau bien rangé fait partie des prérequis nécessaire pour maintenir l'ordre, la propreté et l'hygiène dans les bureaux. Cependant, dans votre entreprise, vous connaissez certainement un collaborateur qui se présente comme une personne très occupée, et dont le bureau ou l’écran d'ordinateur est abondement envahi de post-it ? Ce professionnel met, sans aucune intention, en danger les informations en sa possession ainsi que l’entreprise dans son ensemble. Cette erreur se produit dans toutes les entreprises, que ce soit dans un environnement privé ou public, car l’habitude d’avoir un bureau et un écran propres n’a pas encore pris racine chez la grande majorité des personnes.

Il ne serait pas professionnel de trouver des informations relatives aux salaires sur le bureau d'un professionnel des ressources humaines ou d'un assistant financier par exemple. De telles informations peuvent créer un conflit interne, voire un préjudice parmi les employés. Les collaborateurs doivent être conscients des risques imminents que de telles informations placées dans leur environnement de travail peuvent entraîner en matière de divulgation, de perte et de vol.

Les informations doivent être protégées même si elles se trouvent sur les bureaux ou sur les écrans de vos équipements, et particulièrement lorsque vous faites appel à un prestataire externe pour assurer un service de nettoyage de vos bureaux.

« La sécurité de vos données est directement liée à la protection d'un ensemble d'informations, afin de préserver la valeur qu'elles ont pour votre entreprise ».

Règles et exigences pour le nettoyage des bureaux

Les bureaux et locaux d’une entreprise nécessitent une approche qualifiée, des technologies de nettoyage et de désinfection modernes et respectueuses de l'environnement. Pour un tarif raisonnable, il faut choisir les bonnes méthodes de nettoyage et maitriser les horaires afin de ne pas perturber l'horaire de travail de l’entreprise. Par exemple, une société peut joindre une entreprise pour l'entretien de ses bureaux à Paris pour un coût intéressant de seulement 23 euros HT/heure. Un tarif à partir duquel le professionnel du nettoyage vous proposera une approche efficace et moderne, car en effet, les anciennes méthodes qui consistait à utiliser uniquement un seau, de l’eau, une vadrouille et de simples produits chimiques ménagers sont aujourd’hui dépassées. Cela est dû aux particularités de fonctionnement et de décoration des bureaux modernes :

• Les bureaux modernes utilisent divers revêtements de sol et matériaux : pierre naturelle et artificielle, bois et ses imitations, textiles, vinyle et autres. Des produits mal sélectionnés et des équipements obsolètes endommagent les surfaces sensibles, étalent la saleté sur le sol au lieu de l'éliminer complètement et laissent un résidu blanc et un film collant.

• Les locaux sont très fréquentés et de nombreuses surfaces de contact accumulent la plupart des bactéries et virus : portes, tables, rampes d'escalier, chaises et toilettes. Pour respecter les exigences sanitaires et assurer la sécurité des salariés et des clients, des désinfections et des nettoyeurs vapeur professionnels sont nécessaires.

• Le personnel d'entretien des bureaux doit tenir compte du facteur temps : Il est déconseillé de choisir un nettoyage humide, de le démarrer dans un bureau où des employés et des visiteurs sont encore présents, ou de le faire juste avant l'ouverture de l’entreprise. Cela augmente considérablement le risque de glisser sur un sol dur dans un bureau, un couloir ou des toilettes et de propager la saleté.

Le nettoyage doit être rationnel en termes de propreté, de coût de services et surtout de sécurité.

Pour ce faire, vous devez définir une « politique de bureau propre », qui sont des pratiques de sécurité basées sur la norme ISO 27001, recommandées pour le lieu de travail, cherchant à garantir et/ou éviter l'exposition d'informations sensibles et/ou confidentielles.

Le but de cette politique est de sensibiliser vos employés à la protection des informations confidentielles et leur demander de garder leur bureau avec un minimum d'informations visibles et de nettoyer leur bureau à la fin de chaque journée de travail. Cela inclut non seulement les documents et les notes, mais également les post-it, les cartes de visite et les supports amovibles (comme les clés USB). Cette mesure est d’autant plus nécessaire que, les informations laissées sur les tables de travail sont susceptibles d'être jetées, égarées, endommagées, détruites de diverses manières ou même volées.

Des instructions claires doivent être également transmises pour les écrans des employés qui doivent verrouiller leur ordinateur lorsqu'ils quittent leur bureau et se déconnecter lorsqu'ils partent pour une période plus longue. Cela garantit que le contenu de l'écran de votre ordinateur est protégé des regards indiscrets et que votre ordinateur est protégé contre toute utilisation non autorisée.

Insouciance des employés qui écrivent leurs mots de passe liés au travail sur des post-it

Une enquête de Dashlane, effectuée auprès de 3 000 salariés en France, en Grande-Bretagne et aux États-Unis, met en lumière l'insouciance des jeunes générations concernant la gestion de leurs identifiants. Un tiers des moins de 34 ans partage ses mots de passe sur un post-it, une proportion qui chute à 23 % chez les 45-54 ans et à 16 % chez les plus de 55 ans. Le partage des mots de passe est en train de s’intégrer pleinement dans les habitudes, par nécessité, et sous l’influence d'une Génération Y ultra-connectée et insouciante.

Dans ce classement des erreurs de sécurité, les Français obtiennent la palme : ils sont 31 % à admettre partager leurs mots de passe sur des post-it, contre 30 % des Américains et 20 % des Britanniques. Ils sont également plus nombreux à partager leurs mots de passe, peu importe la méthode employée.

Comprenez que lors du nettoyage de vos bureaux, ces informations privées sont à la portée de tout personnel d’entretien aussi bien attentionné que mal intentionné.

Quels types de nettoyage de bureau existe-t-il ?

La complexité, le volume de travail et les coûts dépendent du type de nettoyage. Il existe deux manières principales de créer et de maintenir la propreté et l’hygiène dans une entreprise.

Nettoyage quotidien

Un nettoyage manuel et mécanisé quotidien est effectué pour maintenir la propreté hygiénique et visuelle des locaux. En règle générale, il est effectué une fois par jour par un professionnel avant le début de la journée de travail ou après sa fin. Il permet d'éliminer les débris, les salissures légères et tenaces des surfaces, d'éliminer les taches des revêtements de sol et de préserver l'aspect esthétique des matériaux et des meubles.

Nettoyage général

Un nettoyage général des bureaux est nécessaire tous les six mois ou un an. Cela implique des opérations plus intensives, complexes et à forte intensité de main d'œuvre, y compris dans des zones difficiles d'accès où la poussière s'accumule. Il est nécessaire de nettoyer soigneusement les surfaces et les revêtements, éliminer la saleté tenace, les taches tenaces des meubles et des murs, restaurer la couche protectrice à la surface des sols et rafraîchir leur aspect, laver les fenêtres et les lampes.

Pour ces 2 types de nettoyages, pour garantir la confidentialité de vos données, vous devez impérativement réaliser les actions suivantes :

• Les postes de travail doivent être éteints lorsqu'ils sont inoccupés, ou verrouillés avec un mot de passe sécurisé en cas d'absence.

• Les informations confidentielles doivent toujours être retirées du bureau, des salles de réunion, de l'imprimante et laissées en toute sécurité dans des armoires verrouillées. Il est également recommandé d'effacer le tableau blanc à la fin des réunions et de jeter les déchets de manière appropriée.

• Les mots de passe ne peuvent pas être laissés sur des post-it affichés sur ou sous un ordinateur, ni laissés dans des endroits accessibles à tous.

• Les impressions contenant des informations sensibles, confidentielles ou restreintes doivent être immédiatement retirées de l'imprimante.

• Les documents sensibles, confidentiels ou restreints doivent être déchiquetés et éliminés de manière appropriée dans des poubelles sécurisés.

• Les informations sensibles ou critiques pour l'entreprise doivent être conservées sous clé dans un endroit séparé (idéalement dans une armoire ignifuge ou un coffre-fort).

Le mot de la fin

La sécurité est le droit de chacun et la responsabilité de chacun. Par conséquent, pour réduire les risques, il convient d'adopter une politique de confidentialité pour les papiers, les supports de stockage amovibles ainsi que les d'écrans pour éviter tout problème de fuite d’information. Il est donc essentiel que les entreprises, repensent leurs actions, en vue de protéger leurs données, ainsi que celles de leurs salariés, lorsqu'elles sont sujettes à des nettoyages de leurs locaux qui peuvent, en outre, être réalisés par plusieurs agents d’entretien différents.