La todo-list idéale pour un déménagement de bureaux réussi !

Évènement marquant dans la vie d’une entreprise, le déménagement de bureaux se justifie bien souvent par le développement de l’activité, par une réduction des coûts ou par la prise de mesures d’amélioration de l’accessibilité des locaux. Pour garantir son succès, une organisation minutieuse et réfléchie est exigée dans l’optique d’anticiper tout imprévu et d’assurer une continuité harmonieuse de l’activité professionnelle. Pour y parvenir, il est alors nécessaire d’établir une todo-list de façon à être certain de ne rien oublier.

En partenariat avec ABD Déménagement, notre équipe vous partage son guide complet des démarches à entreprendre à partir du sixième mois avant le déménagement jusqu’au jour J.

Six mois avant le déménagement

Au même titre que la création d’une société, le déménagement de bureaux s’effectue plusieurs mois avant la date butoir. Cela commence dès 6 mois avec la recherche de nouveaux locaux, l’envoi du préavis et l’élaboration du rétro-planning.

La quête de nouveaux bureaux

Pour être efficace dans vos démarches, vous devez préalablement définir vos besoins en matière de local professionnel. C’est-à-dire que vous préciserez les critères suivants :

• Localisation géographique désirée,

• Superficie souhaitée,

• Agencement voulu (nombre de pièces, salle de repos / cantine, salle informatique, etc.),

• Équipements électriques / informatiques envisagés (prises électriques, raccordement à la fibre, etc.),

• Etc.

Liste en main, vous pouvez dorénavant vous lancer à la recherche de vos bureaux de rêve ou confier cette tâche à un agent / agence spécialisée dans l’immobilier d’entreprise (location ou achat, peu importe).

L’envoi du préavis de départ

Deuxièmement, vous vous chargerez d’informer votre bailleur de votre intention de quitter les locaux actuels. Selon les termes de votre bail commercial (3, 6 ou 9 ans), l’envoi du préavis doit être impérativement effectué six mois avant la fin du contrat.

Relativement simple, cette procédure doit être réalisée par courrier recommandé avec accusé de réception à votre propriétaire. Par précaution, conservez une copie de cette correspondance dans vos archives.

La construction du rétro-planning

Au même moment, vous êtes pleinement en mesure d’établir un calendrier (ou rétro-planning) du déménagement de vos bureaux actuels. Ce document sera une synthèse des tâches à effectuer semaine par semaine ou mois par mois avec, par exemple :

• Préparation des cartons,

• Emballage des archives,

• Démontage des étagères,

• Travaux de rénovation (réparations diverses, peinture, etc.),

• Etc.

Pour impliquer davantage vos collaborateurs dans ce vaste chantier, notre équipe vous suggère d’afficher ce rétro-planning dans un lieu visité de tous : réfectoire, salle à café ou autre. De plus, vous penserez - en face de chaque tâche - à ajouter une case à cocher pour indiquer que l’étape est terminée.

Quatre à trois mois avant le déménagement

Poursuivant les préparatifs du déménagement, vous allez désormais vous atteler à la recherche d’une société de déménagement, l’aménagement des nouveaux locaux, mais également à la communication auprès des collaborateurs.

L’obtention de devis de déménagement

Sur votre lancée, vous songerez à contacter plusieurs entreprises spécialisées dans le déménagement de bureaux à Montpellier. Contactées à tour de rôle, vous indiquerez à chaque société :

• Le volume à déménager,

• Les équipements informatiques et/ou techniques à déplacer,

• Les accès à vos locaux

• Vos contraintes et impératifs,

• Etc.

L’idéal est d’obtenir 2 à 3 devis de façon à pouvoir les comparer de manière objective (prestations proposées, délais d’intervention, tarif, avis clients, etc.). Décision prise, vous validerez le devis proposé par le déménageur retenu tout en bloquant la date du déménagement auprès de ce dernier.

La planification des travaux d’aménagement des nouveaux bureaux

En parallèle, vous devrez certainement effectuer divers travaux et aménagements pour rendre pleinement fonctionnel vos nouveaux bureaux : création d’espaces de travail, rénovation des sanitaires, etc.

Également, vous aurez sans doute besoin de mobiliers neufs pour finaliser l’emménagement : bureaux, fauteuils, comptoirs, armoires, tables, électroménager, matériel informatique etc. En règle générale, ces derniers demandent une paire d’heures de montage alors pensez à les inclure dans votre rétro-planning.

La communication auprès des salariés

Tout comme la réussite de votre activité, le bon déroulement de ce projet passe également par l’implication de vos collaborateurs. De ce fait, vous devez communiquer auprès de ces derniers sur les changements à venir :

• Le déménagement prochain : informer et rassurer vos équipes,

• Les espaces de travail à créer / repenser : solliciter vos collaborateurs de manière à prendre en compte leurs avis, leurs besoins, mais également leurs suggestions pour l’aménagement des nouveaux bureaux.

En procédant ainsi, ils se sentiront entièrement impliqués dans le processus de déménagement tout en profitant d’un meilleur confort de travail. De votre côté, la productivité n’en sera que meilleure puisque tout sera optimisé. À titre d’exemple, il peut s’agir de dispositions à faible coût, mais au retour sur investissement incroyable :

• Deux écrans pour les développeurs, graphistes ou le personnel administratif,

• Des bureaux assis-debout,

• Des équipements Bluetooth® pour les commerciaux,

• Etc.

Deux mois à quinze jours avant le déménagement

Dorénavant, les prochaines semaines marqueront la fin de ce projet de déménagement si important pour la vie de l’entreprise. Garant de sa réussite, vous finaliserez les dernières étapes avec l’appel d’un artisan pour mener à bien les travaux de rénovation nécessaires ainsi qu’un échange auprès des administrations, fournisseurs et prestataires à propos du changement d’adresse imminent.

La remise en état des bureaux actuels

Après de bons et loyaux services, vos bureaux méritent bien une seconde jeunesse avec une peinture fraîche. Également, la salle de pause, les sanitaires et la cuisine réclament eux aussi un coup de frais :

• Remplacement de la robinetterie,

• Révision du système de ventilation,

• Etc.

Les démarches administratives à réaliser

Par la suite, vous veillerez à informer un éventail d’organismes publics et privés de la modification de l’adresse du siège social de l’entreprise :

• Greffe du Tribunal de Commerce,

• Sécurité sociale,

• URSSAF,

• Caisse de retraite,

• La Poste et autres services postaux,

• Fournisseurs d’eau et d’électricité,

• Compagnie d’assurance,

• Fournisseurs,

• Prestataires.

D’autre part, vous prendrez les dispositions nécessaires afin qu’Internet soit fonctionnel au moment de l’installation dans vos nouveaux bureaux. Pour avoir l’esprit tranquille, nous vous conseillons de mettre en service la ligne téléphone et Internet quelques jours avant votre arrivée.

De J-15 au jour J du déménagement

Dernière ligne droite, vous passerez en revue les étapes restantes du planning de façon à ne rien oublier. Durant ces quinze jours, vous continuerez à communiquer en interne jusqu’à la date du déménagement. Puis, vous jouerez pleinement votre rôle de superviseur le jour du déménagement.

La communication dans l’entreprise encore et toujours

Premièrement, un déménagement d’entreprise peut être perçu par certains salariés comme un moment d’angoisse. Pour atténuer ces inquiétudes, il est bon de continuer à communiquer pour les rassurer et les accompagner jusqu’à l’emménagement. Et tous les moyens sont bons pour ça :

• E-mail / newsletter,

• Message Slack,

• Présentations,

• Etc.

Également, vous préciserez à vos équipes les différents moyens d’accès disponibles aux nouveaux locaux : bus, tramway, métro, piste cyclable pour une mobilité douce et verte.

La supervision du déménagement

Le jour tant attendu est enfin arrivé, la concrétisation du projet est imminente ! Vous vous devez de répondre présent à cet évènement. Plus précisément, durant cette journée, vous superviserez les opérations tout en répondant éventuellement aux questions des déménageurs.

Par ailleurs, vous contrôlerez que toutes vos affaires, celles de vos collaborateurs et le matériel technique ont bien été déposés dans les pièces correspondantes.

Le nettoyage des locaux

Dernièrement, vous solliciterez une société de nettoyage pour :

• Accueillir comme il se doit vos équipes dans leur nouvel environnement,

• Libérer les anciens bureaux.

Avec une bonne dose d’organisation, un déménagement de bureaux peut parfaitement se dérouler en toute sérénité. Point de stress et d’anxiété ! À la lecture de cet article, nous espérons vous avoir donner toutes les clés pour réussir un tel projet. Si toutefois une interrogation persiste, indiquez-la-nous en commentaires et nous nous ferons un plaisir d’y répondre.