La vie d’un dirigeant d’entreprise est très chargée. Il faut trouver des clients, s'occuper des stocks et penser à la publicité, sans laisser de côté la partie administrative de l'entreprise.
Votre activité doit être contrôlée, tant pour améliorer les résultats que pour analyser les profits et les dépenses, et une partie de ce contrôle est fait grâce à la gestion des flux de trésorerie de votre entreprise. C'est pourquoi, pour vous aider dans cette démarche, voici quelques conseils pour assurer le suivi de la trésorerie de son entreprise.
Comprendre ce qu’est le flux de trésorerie
Aucune entreprise ne peut être soutenue uniquement par ses rêves et ses désirs ! Sans argent, vous ne pouvez pas acheter, vendre, louer ou entretenir votre activité. Néanmoins, en choisissant les bons outils, tout dirigeant peut maîtriser le flux de trésorerie de son entreprise.
Le flux de trésorerie est l’analyse du parcours de l'argent dans votre entreprise, que vous l'ayez reçu ou dépensé. Grâce à lui, vous avez une vue d'ensemble de votre situation financière. Cet outil de gestion vous aide à connaître des informations telles que : les mois les plus rentables, les coûts et le solde final.
Comme l'argent se déplace constamment au sein d'une entreprise, cette analyse doit être effectuée fréquemment (de préférence quotidiennement ou hebdomadairement), afin que le dirigeant puisse prendre les meilleures décisions concernant la résolution de problèmes financiers, du réapprovisionnement des stocks, de la négociation des dettes et bien plus encore.
Pourquoi devez-vous optimiser le suivi de votre trésorerie ?
Une étude réalisée par l'IFOP a montré que 70% des entreprises se retrouvent en difficulté à cause de la trésorerie. De plus, outre Atlantique, une enquête de la banque américaine a souligné que 82% des entreprises qui ont déclaré faillite ont cité les problèmes de trésorerie comme l'une des raisons de leur échec.
Le flux de trésorerie constitue donc un outil utile pour évaluer la croissance d'une entreprise, l’aider à mieux contrôler ses ressources et à éviter la faillite. En gardant le contrôle de votre trésorerie à jour, vous pouvez enregistrer les mouvements financiers, identifier les produits et services qui rapportent le plus de revenus et ceux qui génèrent des pertes. Cela vous permet de visualiser les freins à votre activité et vous laisse la possibilité de rechercher une solution pour chacun d’eux.
Comprenez que le suivi de la trésorerie de votre entreprise vous permet de :
- Analyser et planifier des actions stratégiques sans compromettre la liquidité ou les opérations de l'entreprise ;
- Vérifier s'il existe des ressources financières suffisantes pour maintenir les activités sur une période donnée ou s'il est nécessaire de rechercher davantage de fonds de roulement ;
- Optimiser la planification des délais de paiement ;
- Déterminer sa capacité à assumer de nouveaux engagements ;
- Évaluer si les recettes des ventes seront suffisantes pour couvrir les dépenses prévues et les dépenses déjà engagées ;
- Établir le moment approprié pour acheter les intrants et reconstituer des stocks ;
- Déterminer les marges limites que vous pouvez négocier avec vos fournisseurs ;
- Déterminer le moment idéal pour réaliser des promotions commerciales pour améliorer la trésorerie.
Conseils pour assurer le suivi de la trésorerie de votre entreprise
Maintenant que vous connaissez l’importance du flux de trésorerie pour les entreprises, découvrez quelques conseils pour contrôler vos transactions financières.
Sortie d’argent : sachez quelles sont vos dépenses fixes
Tout d’abord, vous devez cartographier les dépenses fixes de votre entreprise et celles qui permettent le fonctionnement de votre entreprise. Cela comprend : les salaires, les impôts, l’achat des intrants, l’eau, l’électricité, les factures de téléphone, etc.
Même s'il existe de légères variations, il est possible de faire des projections très proches de la réalité en fonction de votre historique de dépenses antérieurs, de vos estimations de production et de ventes.
Tenez compte des variations saisonnières causées, par exemple, par des dates commémoratives ou d'autres facteurs pouvant avoir un impact sur l'augmentation ou la diminution de la demande.
Si nécessaire, apportez des ajustements aux chiffres projetés lors de l’identification d’éventuels excédents ou manques de ressources.
Entrée d’argent : découvrez quels produits génèrent le plus de rentrées dans votre caisse
En plus des dépenses fixes, vous devez identifier et projeter les entrées de trésorerie. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de comprendre quels produits génèrent le plus de revenus, ceux qui génèrent le plus de ventes et ceux qui, pour une raison quelconque, ne fonctionnent pas aussi bien au cours de la période déterminée.
Exemple : si vous vendez des vêtements, il est fort possible que les manteaux soient moins demandés en été. Ainsi, l’impact de ce produit dans la projection des ventes pendant les mois les plus chauds sera probablement moindre que pendant les mois les plus froids.
Tout comme la saisonnalité a un impact sur les dépenses fixes, elle a également un impact sur les revenus et en identifiant comment cela se produit, vous pouvez déterminer plus précisément quand réaliser ou non des dépenses non essentielles et éviter les déséquilibres financiers.
Choisissez un outil pour organiser votre trésorerie avec précision
Gérer une entreprise n’est pas facile. En plus de la trésorerie et de la gestion de l'argent, il y a plusieurs autres responsabilités, comme la gestion des fournisseurs et des stocks.
Cela prend beaucoup de temps, mais il existe des moyens de faciliter ce processus. Avec la digitalisation des entreprises, les flux de trésorerie n'ont plus besoin d'être effectués sur des feuilles de calcul Excel. Il est aujourd'hui possible (et recommandé) d'effectuer ce suivi financier à l'aide d'outils numériques. Il existe plusieurs programmes spécifiques à cet effet, dont plusieurs avec des offres d’essais gratuites. Une solution consiste donc à utiliser des outils de contrôle efficaces comme Fygr pour assurer le suivi de la trésorerie de son entreprise.
Il est intéressant de choisir un outil qui s'adapte à votre routine et qui vous permet de générer des rapports, des graphiques et des données qui facilitent la comparaison des flux de trésorerie de votre entreprise au fil du temps.
Un autre point important est qu'un bon contrôle des flux de trésorerie doit vous permettre d'évaluer les périodes durant lesquelles votre entreprise peut avoir besoin de plus de fonds de roulement, ce qui est essentiel pour éviter de générer un déséquilibre financier.
Avec ces données en main, il est possible de négocier des paiements à l’avance, et même de planifier des actions pour vendre davantage ou inverser la situation. C’est l’avantage d’avoir toujours une longueur d’avance dans la gestion financière de votre entreprise.
Le mot de la fin
Le temps n’est pas une excuse pour laisser de côté la gestion financière de votre entreprise ! Même si vous avez plusieurs activités à faire dans la journée, il n’est jamais judicieux de remettre le suivi de la trésorerie de votre entreprise à plus tard. Placer la gestion financière comme activité de base est vital pour que les finances de votre entreprise soient toujours saines.
Les dirigeants doivent comprendre que la croissance de leur entreprise est liée à une connaissance approfondie de la situation financière de celle-ci.
Sans ces informations, il est difficile de savoir où se trouvent les opportunités de croissance, les sources de revenus les plus importantes et quelles dépenses peuvent être réduites.
Par conséquent, il est important de disposer de bonnes pratiques et de technologies de suivi de la trésorerie qui vont simplifier votre quotidien et apporter de la visibilité à votre activité.
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