Séminaire d’entreprise : comment choisir le meilleur lieu ?

Un séminaire d’entreprise commence à plaire ou à déplaire dès que les participants arrivent sur le lieu où il se déroulera. La première impression est celle qui restera solidement ancrée dans l’esprit de beaucoup de personne. Par conséquent, il est extrêmement important que le lieu choisi pour vos séminaires d’entreprises soit le meilleur possible car cela influencera la façon dont les invités évalueront l'événement dans son ensemble.

Existe-t-il un emplacement idéal ? Peut-être. Cependant dans la pratique, il est très difficile de trouver la perle rare. Néanmoins, cela ne signifie pas, qu'il n'y a pas de bons (et de mauvais) lieux pour organiser un séminaire d'entreprise. Tout dépend bien sûr du type de séminaire organisé, pour qui et dans quel but. En outre, pour trouver les meilleurs lieux de séminaire d'entreprise, vous pouvez prêter attention aux quelques critères ci-dessous qui vous aideront à choisir le lieu optimal.

Meilleurs lieux de séminaire d’entreprise : 5 critères pour trouver le lieu idéal

Où chercher ?

De nos jours, en un clic vous pouvez obtenir des informations utiles sur de nombreuses salles de séminaires. C'est un moyen de gagner du temps et d’éviter des environnements qui, de par leur description, ne conviendraient pas à votre événement. Il est important de faire quelques recherches avant de se rendre sur place.

Le même séminaire a-t-il déjà été organisé dans différents lieux ? Si c'est le cas, passez en revue l'historique et faites le point sur ce qui a fonctionné, mais aussi sur ce qui n'a pas été efficace. Cela aidera à trouver le meilleur espace et rendra la nouvelle édition de votre séminaire plus satisfaisante.

Enfin, vous devez commencer à chercher une salle à l'avance, surtout si votre séminaire a lieu dans les derniers mois de l'année, car la demande est beaucoup plus élevée et vous ne voulez pas prendre le risque de vous retrouver sans rien, n'est-ce pas ?

Notez tout !

Organiser un séminaire d’entreprise prend un certain temps.

Des événements différents nécessitent des structures différentes. Certains événements ont besoin d'espaces ouverts, d'autres fermés et, pour ces derniers, il faut être attentif à la météo, et l'éclairage peut être primordial pour d'autres. De plus, l'espace idéal est différent s'il s'agit d'organiser un séminaire commercial, un séminaire team-building ou un séminaire de formation.

D'autre part, il existe des facteurs essentiels pour tous, tels que l'hygiène, la sécurité et l'accessibilité, tant pour les participants que pour les organisateurs. Et la taille de la salle est bien sûr importante, pour ne pas manquer de place, mais aussi pour ne pas laisser trop de place et donner l'impression que votre événement n'a pas attiré le nombre d'invités escomptés.

Par ailleurs, des détails de l'état apparent du lieu, tels que la peinture et l'architecture doivent être vérifiés avant d'arrêter votre choix. Enfin, pour réussir votre séminaire, assurez vous que le lieu dispose de tout l'équipement nécessaire pour éviter des dépenses inutiles avec la location de matériel supplémentaire.

Evaluez l'acoustique et la température des lieux pour le séminaire

On oublie souvent de vérifier ces points mais il n'y a rien de pire que d'avoir froid ou chaud dans une pièce et de ne même pas pouvoir entendre ce que dit l'orateur. Pour éviter que vos participants ne vivent cet inconfort, assurez vous que vous pouvez entendre ce qui se dit dans toutes les parties de la salle.

Vérifiez également la réverbération des appareils tels que les microphones et les haut-parleurs. Il est important que l'auditoire puisse comprendre ce qui est dit avec clarté et confort d'écoute, peu importe où il est assis. Les lieux avec une mauvaise construction acoustique empêchent une bonne distribution du son.

La température, quant à elle, doit être très bien évaluée. Ainsi, portez une attention particulière au système de chauffage et de climatisation du lieu.

Vérifiez l’accessibilité des lieux

Votre séminaire d'entreprise doit se tenir dans un lieu facilement accessible à tous les participants. Parler d'accessibilité ne se réfère pas seulement aux personnes ayant des besoins particuliers, mais à tous les participants.

Les lieux accessibles uniquement en voiture, avec de mauvaises routes ou trop éloignés des grands axes ne sont pas recommandés. Dans les grandes villes, assurez-vous qu'il y a des lignes de bus ou de métro à proximité, surtout dans le cas de séminaires d’entreprises qui reçoivent beaucoup de personnes provenant de différentes zones géographiques.

Notez également si l'emplacement a un parking à proximité, ainsi que des restaurants (si vous n’avez pas prévu de buffet) et d'autres services qui peuvent être pertinents pour les participants.

Misez sur la qualité de la connectivité des lieux

Dans le monde d'aujourd'hui, avoir accès à Internet et à des sources d'alimentation pour recharger les téléphones portables et les ordinateurs portables est presque obligatoire. Par conséquent, pour faire bonne impression sur les participants et faire en sorte qu’ils repartent en faisant des louages à votre gestion du séminaire, il vaut la peine de miser sur des lieux bien connectés.

Le Wi-Fi gratuit, les espaces de vie, les bornes de recharge et les prises accessibles sont quelques-uns des éléments à prendre en compte lors du choix des lieux pour vos séminaires d'entreprises. 

Enfin, évitez les lieux où le signal du téléphone portable est inaccessible, même si le Wi-Fi est disponible. Les participants n'aiment généralement pas se sentir injoignables par téléphone car cela peut générer de l'anxiété qui contribue à créer une vision négative de l'événement.

Essayez d'innover

Votre séminaire d’entreprise doit être différent des autres. Et comment y parvenir ? Pensez à ce que vous pouvez offrir de spécial. Certains hôtels, par exemple, offrent des réductions pour la location de salles si des chambres sont également louées. Cela serait un avantage pour les employés et partenaires commerciaux qui ont besoin d'un hébergement. Dans une autre mesure, un buffet peut aussi être moins cher selon le lieu et faire la différence selon les menus choisis. Enfin, pensez systématiquement à prévoir des collations pour les participants lors des pauses.

Focalisez-vous sur l'expérience participant

Les séminaires d'entreprises doivent assurer une attention qui fait que les participants se sentent spéciaux. L'accent doit être mis sur la qualité des services pour satisfaire les participants. Cela va également du design de la marque, avec un joli badge et une identité visuelle qui transmet le message de l'événement, jusqu'au lieu choisi. Tout cela fait partie de ce que l'on appelle la construction de l'expérience participant qui vise à rendre l'expérience si bonne dans les moindres détails, que les participants se souviendront positivement du séminaire.

Le mot de la fin

Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Le choix correct des lieux pour l'événement, où tout se déroulera, est l'un des principaux facteurs dans la réussite de votre séminaire. Cette mesure influence directement la perception que les participants auront de l'ensemble de l'événement.

Il convient également de rappeler de ne pas négliger l'apparence du lieu. Il doit être visuellement beau et fonctionnel pour les participants. Alors, misez sur la personnalité du lieu, en pensant toujours à l'harmoniser avec le type de séminaire et les personnes qui y assisteront.