Révolution dans le métiers de l’accueil en entreprise

Une nouvelle façon d’assurer l’accueil sur site, avec un mix digital/présentiel

La nouvelle solution LILA répond au dénominateur commun énoncé dans la plupart des cahiers des changes des acheteurs de prestations d’Accueil sur site. LILA assure de façon rapide, tracée et normée, l’Accueil sur site.

 

« La dimension fonctionnelle est parfaitement remplie. La solution digitale répond à cet objectif de normalisation et de rapidité, elle permet d’alléger les agents du desk, de tâches d’accueil les plus simples », explique Nadine Thomas, dirigeante de l’agence d’Accueil LMP. « En ce sens, c’est un complément pour l’accueil humain. Nous gardons la maîtrise de la prestation, avec la possibilité d’apporter à nos clients entreprises, une solution moderne et efficace, avec un effet Waouh garanti ! Nous pouvons proposer un mix en mode digital, qui permet d’étendre le champ des possibles en termes de réponses aux appels d’offres », conclut Nadine Thomas.

 

La borne est conçue non pas comme une alternative mais bien comme un complément à l’accueil au comptoir, pour éviter les attroupements aux heures de pointe, décharger les personnels des tâches répétitives, et étendre l’amplitude horaire d’un accueil sans alourdir les coûts… En horaire ouvrable, LILA permet aux agents de libérer du temps, et de se consacrer à d’autres tâches, ce qui enrichit la fiche de poste : logistique, planning, administratif : plus de temps, plus de sens, pour aller vers plus d’attrait du métier.

 

Digitaliser l’accueil en entreprise

La borne assume l’accueil de façon automatisée, en toute autonomie. Elle détecte la présence, interpelle le visiteur pour entamer un dialogue simple, vocal ou tactile, sur le motif de sa venue, et la personne qu’il vient voir est notifiée par email et SMS dans l’instant, que son rendez-vous est arrivé ; ou bien, le visiteur est un coursier, qui dépose un pli ou un paquet dans un casier connecté, il lui sera remis un ticket qu’il collera et scannera pour la traçabilité de la livraison. Deux scénarios courants qui sont modélisés dans une séquence d’interactions qui prend moins de 1 mn.

Mais si la requête sort du schéma courant, soit le desk d’accueil retrouve toute sa raison d’être, soit une mise en relation avec une hôtesse d’accueil située à distance s’effectue. Sur la borne, s’ouvre un écran visio, l’hôtesse, casque sur les oreilles, est prête à répondre à toutes les questions, un face-à-face auquel la visioconférence nous a largement habitué. De l’autre côté, l’opératrice a, à l’écran, un logiciel métier qui s’est ouvert, elle a toutes les informations et les instructions de l’entreprise, l’annuaire, les contacts clés, et interagit comme si elle était sur place.

Les scénarios de dialogue intégrés par LILA sont évolutifs grâce à un moteur logiciel intégrant du machine learning. La borne apprend de son expérience… Elle est également monitorée et maintenue à distance, la moindre modification dans l’annuaire d’entreprise est par exemple, tout de suite remontée dans la solution.

 

« Ce n’est pas la première fois que les technologies transforment les pratiques de l’Accueil : preuve en est, les prestations téléphoniques qui se réalisent via des centres de contacts déportés. Cette fois-ci, ce sont les tâches réservées à l’accueil physique qui vont s’opérer, toutes ou partie, à distance », conclut Alex michel, concepteur de la borne, CEO de BELIEVE IT.