Le travail en entreprise requiert une performance constante, voire évolutive, ainsi qu'une concentration optimale. Afin de toujours offrir d'excellentes performances, il est capital de savoir gérer son temps et sa productivité. Grâce à une meilleure organisation, vous éviterez l'épuisement, le stress ou l'anxiété liée à la réalisation de vos tâches. Afin de mieux travailler, diverses méthodes et astuces existent pour une meilleure organisation.
Dressez une liste des tâches que vous devez accomplir chaque jour
Que faites-vous en premier lorsque vous arrivez au boulot ? Est-ce que vous vous lancez tête baissée dans le travail ? Prenez-vous du temps pour dresser une liste des objectifs que vous devez atteindre au cours de la journée ?
En optant pour la deuxième solution, vous avez plus de chances de bien finir votre journée de travail et d'être plus productif. Si vous n'avez pas l'habitude de faire cet exercice, vous aurez besoin d'un agenda professionnel en ligne pour organiser votre temps au mieux. Grâce à cet agenda professionnel, vous pourrez recenser, prioriser et organiser vos tâches de la journée de façon objective. L'usage de cet outil vous permet d'identifier les tâches qui sont importantes et urgentes : ce sont elles que vous devez réaliser en premier.
Ensuite, vous noterez les missions importantes, mais non urgentes. En fonction du temps nécessaire pour leur réalisation, vous pourrez les planifier dans votre agenda. Après ces tâches viennent celles qui sont urgentes. Dans ce cas, vous pouvez vous en charger si vous en avez le temps ou les déléguer.
Enfin, vous noterez les tâches non urgentes et secondaires. Ces missions peuvent être abandonnées ou reportées. Adopter cette matrice vous permet d'optimiser la gestion de votre temps et d'être efficace au travail.
Fixez-vous des échéances et respectez-les
Définissez des deadlines et assurez-vous de les respecter. Se fixer une échéance permet de rester concentré pendant la réalisation d'une mission. Si vous devez rendre votre travail à une heure précise au cours de la journée, vous vous focaliserez sur la réalisation de votre mission. Ainsi, vous livrerez un travail de qualité au bon moment pour la bonne marche des activités de l'entreprise.
Face à des deadlines multiples, il peut s'avérer difficile de les respecter. Pour éviter le retard dans vos livraisons, prenez toujours le temps de créer un plan de réalisation de projet réaliste avant de commencer le projet. Autrement dit, établissez un calendrier réalisable.
Fixez vos objectifs et planifiez les actions à réaliser pour les atteindre. Gérez bien vos ressources et assurez-vous d'établir une communication parfaite avec les autres collaborateurs si vous travaillez en équipe. Pour finir, trouvez les moyens d'optimiser le temps que vous consacrez à la réalisation du projet et utilisez les outils appropriés afin d'éviter d'éventuels blocages.
Créez un système de classement pour vos documents
La recherche de documents peut vous faire perdre énormément de temps en entreprise. Alors, si vous avez souvent recours aux papiers administratifs dans l'exercice de vos fonctions, vous devrez trouver le moyen de les classer afin de les retrouver facilement lorsque vous en aurez besoin. Vous avez le choix entre plusieurs options :
- le classement par ordre alphabétique : pour adopter cette méthode, il suffit de respecter la suite logique des lettres de l'alphabet pour créer plusieurs catégories,
- le classement par ordre numérique : vous pouvez également attribuer un nombre à chaque dossier en suivant l'ordre chronologique de son arrivée. Nous vous conseillons d'ajouter un libellé à chaque document lors du classement pour rapidement trouver l'élément dont vous avez besoin en cas d'urgence,
- le classement par thèmes : ici, vous classez les papiers en tenant compte du sujet qu'ils abordent. Vous pouvez donc mettre tous les documents comptables dans un casier, les documents bancaires dans un autre et ainsi de suite.
La création d'un système de classement vous permet donc de savoir exactement où se trouve tel dossier et de le récupérer en un temps record lorsque vous en avez besoin.
Déléguez des tâches le plus possible
Comme mentionné précédemment, vous pouvez déléguer les tâches urgentes, mais non importantes afin de vous concentrer sur l'essentiel. En entreprise, il est important d'apprendre à déléguer, parce qu'il est impossible de tout faire tout seul. Même si vous essayez, cela s'avèrera contre-productif.
En déléguant certaines tâches, vous reprendrez le contrôle de vos journées de travail et vous vous concentrerez davantage sur vos priorités. De plus, vous éviterez l'épuisement au travail en réduisant votre charge de travail.
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