La crise sanitaire, avec le recours aussi massif qu’inédit au télétravail, a amené nombre d’entreprises à repenser de façon radicale l’utilisation de leurs locaux, et à envisager par là-même de nouvelles organisations du travail… Certains employeurs ont ainsi procédé à des déménagements, des travaux de rénovation ou de regroupement de site, s’appuyant sur ces nouveaux modes de collaboration pour diminuer leurs coûts.
Un nouveau pacte d’entreprise est né de cette crise sanitaire : d’un côté, les collaborateurs plébiscitent le télétravail, la semaine de 4 jours, et de l’autre, les entreprises diminuent leur m2 et réorganisent les étages. Les deux parties ont gagné un avantage, plus d’autonomie d’un côté, moins de frais immobilier de l’autre. La tendance est bien dessinée, avec une remise en cause de l’organisation spatiale classique, du schéma « une personne, un bureau », la littérature au sujet des organisations et de l’immobilier de bureau le démontre abondamment. Les entreprises – en tous les cas, dans les grands groupes d’ores et déjà – s’acheminent dans le cadre de leurs projets de refonte d’espaces de travail, vers un ratio de 0,8 bureau/collaborateur, voire 0,6… Presque un poste de travail pour 2 personnes ! Impossible sans un outil de gestion qui monitore l’organisation… Et c’est là que Sharvy, d’abord née pour optimiser les parkings d’entreprises, a pris son essor.
Le retour d’expérience de Sharvy permet aujourd’hui de faire un point d’étape sur ce qui a bougé en 3 ans dans le monde de l’entreprise, car l’application a évolué en même temps que les besoins de ses clients. A vitesse grand V. On ne dénombre pas moins de 45 000 utilisateurs en entreprise pour cet outil lancé en 2018….
Sharvy offre plus d’agilité aux entreprises, en leur permettant d’optimiser la gestion de l’ensemble de leurs espaces partagés : du parking au flex office, sans oublier la restauration collective…
Revenons sur l’application, pour comprendre le service rendu et les raisons de ce succès.
D’abord, c’est la promesse d’un parking mieux partagé et géré qui a fait décoller l’entreprise. 30% de capacités supplémentaires dans les parkings avec Sharvy, grâce à son algorithme qui réaffecte les places des personnels absents – réunions extérieures, congés, maladies, RTT… : c’est un gain qui a été rapidement compris !
Sharvy donne à l’usager la possibilité de libérer ou de réserver un emplacement à l’avance. Le parking redevient un bien commun, géré de façon collaborative : quand on prévoit d’être absent, on libère de soi-même sa place sur l’appli, elle est remise à disposition des collègues. Une attitude responsabilisante, respectueuse vis-à-vis de la communauté, qui permet d’améliorer le vivre ensemble. En plus, l’entreprise fait du contrôle d’accès sans avoir à gérer des badges !
Fort de ce succès, Sharvy a développé son outil pour les bureaux, profitant de la vague favorable au flex office. On a pu lire que 55% des entreprises songeaient à passer prochainement au flex-office, en premier lieu pour réduire les coûts liés à la location de bureaux. Le flex-office est apparu comme un modèle alternatif d’organisation. En principe, il devrait permettre aux salariés de décider de s’installer là où ils le souhaitent, dans l’espace qui conviendra le mieux à leurs besoins et à leurs tâches journalières. Encore faut-il qu’il y ait de la place, que le poste de travail soit libre, donc que cela soit un minimum maîtrisé et suivi… C’est ce que Sharvy a su rendre possible : l’application permet d’organiser en self-service des espaces de travail partagés. Elle vise à optimiser le confort des collaborateurs en faisant appel à leur autonomie.
Dans les faits, Sharvy répond à de multiples cas d’usages : de la gestion de la distanciation sociale il y a bientôt deux ans, à la mise en place pratique du flex office, ou à la gestion transitoire des espaces de travail pendant une période de travaux…
Un exemple d’usage courant est en effet la mise en oeuvre de Sharvy pendant les phases de travaux. Quand les travaux opérés s’envisagent sur la durée, rendant inaccessibles une partie des locaux, les dirigeants et leurs collaborateurs n’ont d’autre choix que de conjuguer flexibilité et souplesse, pour permettre un retour au bureau dans les meilleures conditions possibles… Expérience vécue chez un leader mondial des revêtements de sols à la Défense…
Pendant la phase de travaux sur site occupé, les espaces de travail se déplacent au fil de l’évolution des chantiers et certains deviennent temporairement inutilisables. Disposer d’une application comme Sharvy permet de réserver son bureau et de savoir où se poser, avant même d’arriver. Plutôt utile alors que le bureau de la semaine dernière n’existe plus, que les cloisons sont tombées, que l’électricité n’y est plus branchée… ! Face au chaos redouté, la DRH et les services généraux proposent aux collaborateurs, une application qui leur permet d’anticiper l’endroit où ils vont pouvoir travailler sans perdre de temps, sans désagréments, en ayant accès à un bureau pleinement fonctionnel.
Le mix télétravail/présentiel est devenu un desiderata des collaborateurs du tertiaire depuis la crise sanitaire. Pour les entreprises, c’est une nouvelle organisation à maîtriser, de nouveaux outils à déployer mais à la clé, une réduction possible des coûts immobiliers…
Sharvy a surfé sur cette évolution des pratiques. En se positionnant comme un facilitateur d’organisation, qui rapproche l’offre et la demande, de places de parking, de postes de travail, de places au restaurant collectif, Sharvy est intégrée dans de nombreux projets actuels ou futurs de transformation et de déménagement d’entreprises.
Le contexte sociétal favorise l’autonomie des collaborateurs et l’agilité permanente des organisations, et les technologies rendent cela possible. La prochaine étape sera de cibler la réduction du gâchis alimentaire… C’est le nouveau champ applicatif de Sharvy. 50% de réduction du gaspillage alimentaire, c’est l’obligation fixée au 1er Janvier 2022 par la loi anti-gaspillage pour une économie circulaire (Egalim), aux secteurs de la chaine alimentaire, y compris restaurateurs et restauration collective. Sharvy va permettre à la restauration collective en entreprises, de prévoir la fréquentation. Le gestionnaire peut anticiper ses commandes et les repas à préparer, grâce à la réservation signalée sur Sharvy.
A suivre…
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