Bulletin de salaire et entretiens professionnels : comment optimiser ces processus ?

Etes-vous débordé par la gestion des bulletins de salaires et la gestion RH de votre entreprise ? Vous n'êtes pas seul.

Selon une étude mondiale de TMF Group réalisée en 2020, la France est classée 5ème pays au monde en termes de complexité de gestion RH et de rémunération et le 2ème pays en Europe derrière la Belgique.

Si les tâches RH restent indispensables, le temps nécessaire pour les réaliser peut parfois est disproportionné par rapport à l’activité du service, alors qu'une partie de ce temps pourrait être dédié à des activités plus stratégiques pour l’entreprise.

Aujourd’hui, les entreprises exigent un volume important de tâches opérationnelles de la part des RH. En outre, les demandes qui étaient facilement vérifiées et résolues dans l’entreprise deviennent un problème important avec la croissance de celle-ci.

Dans les grandes entreprises, les professionnels RH finissent par s'éloigner, même physiquement, de la plupart des collaborateurs de l'entreprise. Ils sont accaparés par des activités manuelles et bureaucratiques, laissant peu (ou presque pas) de temps à consacrer à la gestion de leurs tâches quotidiennes.

Parmi les tâches souvent effectuées par les RH, la gestion des bulletins de salaire et les entretiens professionnels des employés demandent un temps considérable au professionnel des ressources humaines, qui ont de plus en plus de mal à effectuer manuellement ces tâches qui rendent le quotidien encore plus chaotique.

La complexité croissante de la gestion des ressources humaines et de la rémunération a un impact significatif sur la routine RH. Cela nécessite donc de rationaliser ces processus qui ont un impact direct sur le temps de travail des collaborateurs, et donc sur les résultats de l’entreprise.

Rationalisez vos processus internes

Pour optimiser les processus et améliorer la routine RH, il est nécessaire de rechercher des outils technologiques permettant de cibler les deux plus grand poste énergivore des services RH qui sont la gestion des bulletins de salaire et les entretiens professionnels.

En ce sens, il existe des outils logiciels et des processus permettent aux équipes de mieux utiliser leur temps de travail, leur permettant ainsi de recentrer leurs activités vers des tâches plus importantes.

En outre, connaître vos activités RH qui peuvent être améliorées grâce à la technologie est un moyen de vérifier que votre entreprise est à jour et permet même de découvrir comment vos processus peuvent être optimisés avec de simples ajustements. Ainsi, nous vous invitons à porter un regard stratégique aux deux défis ci-dessous auxquels tout domaine RH doit faire face.

Gagnez du temps pour la gestion de la paie

Primes, congés payés, heures supplémentaires, quart de nuit, licenciements… Ce n'est vraiment pas facile de calculer la masse salariale à la fin du mois. L'émission d'un bulletin de salaire est une tâche qui demande du temps, du dévouement, des vérifications et cela se produit de manière récurrente. Si vos gestionnaires de paie y consacrent généralement beaucoup de temps, il est peut-être temps de repenser ce processus ! Un logiciel de gestion de la paie pourrait être la solution pour améliorer et rationaliser la routine de votre personnel, d’autant plus que le rôle du gestionnaire de paie va bien au-delà de la seule gestion des bulletins de salaire, comme on peut le constater sur la fiche métier présente sur le site de pôle emploi, le gestionnaire de paie est également le garant de toutes les déclarations légales et de la gestion administrative du personnel de l'entreprise.

Aujourd’hui, le papier est l’ennemi n°1 de la productivité pour les RH. Imprimer, scanner, faxer, envoyer, classer ou rechercher des documents papier sont autant d’activités synonymes de perte de temps pour tous. Toutes les activités RH (paie, calcul des primes, formation, entretien professionnel, notes de frais, etc.) génèrent des documents. Sachez que quel que soit le métier, un dossier salarié contient en moyenne 24 documents qui font en général plus d'une page. Ce constat fait, il est facile d’imaginer le nombre d’heures perdues à gérer tous ces documents ainsi que l’importance du bulletin de salaire dématérialisé.

En outre, il existe ainsi plusieurs systèmes logiciels sur le marché comme le logiciel de paie SILAE d'Esor paie qui permet une gestion automatisée de la paie des employés. Ce type de logiciel est indispensable car l'être humain peut gérer difficilement gérer des dizaines de bulletins de salaire sans commettre d'erreurs. En effet, un bon nombre d'éléments du bulletin de salaire sont sujets à des variations qui requièrent un logiciel de paie assurant la synchronisation automatique de ces éléments :

• Eléments clés de la rémunération (salaires, primes, heures, avantages en nature divers...)
• Variabilité du temps de travail (variabilité due à une absence, à la prise de congés payés, absence pour maladie, heures supplémentaires...)
• Cotisations (retraite, maladie, chômage...)

Lorsque la gestion des salaires est automatisée, cela permet au service RH d'être plus stratégique, alors ces professionnels ont la possibilité d'orienter leur temps de travail pour promouvoir des changements positifs dans leur entreprise.

Le logiciel de paie évolue avec la demande

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et se développe, la clôture de la paie devient une tâche de plus en plus lourde. Cela vous laisse deux alternatives : embaucher plus d'employés pour effectuer cette tâche ou automatiser vos processus. L'un ou l'autre est acceptable, mais les coûts impliqués sont très différents. La solution logicielle automatisée est évolutive : elle peut gérer un effectif de 10, 100 ou 1000 employés. Par conséquent, l'utilisation de la technologie est un moyen de réduire vos coûts RH.

Le logiciel de paie gère la complexité

La paie étant une tâche quelque peu bureaucratique et répétitive. Elle est en relation directe avec les évolutions de la législation. En outre, il existe plusieurs lois du travail qui doivent être respectées et prises en compte. Pour couronner le tout, de nombreuses entreprises ont leurs propres politiques et systèmes d'avantages sociaux, ce qui crée davantage de risques d'échec opérationnel. De ce fait, de nombreux RH souhaitent automatiser cette tâche avec un logiciel de paie qui intègre automatiquement les mises à jour légales.

A savoir : 1 salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur son bulletin de salaire - source : Ifop

Avec le niveau de complexité du bulletin de salaire, le risque d'erreurs humaines lors de la clôture de la paie est très élevé. De tels problèmes peuvent entraîner des soucis juridiques et nuire à la relation avec les employés. De cette façon, utiliser une alternative informatisée est un moyen d'éviter les risques. En matière de conformité fiscale, le logiciel de paie vous permet de vous mettre à jour avec les exigences de l’administration fiscale et cela de manière très simple.

Gagnez du temps pour vos entretiens professionnels

Aujourd’hui, les méthodes de recrutement et de sélection en ligne sont devenues les méthodes les plus utilisées par les entreprises pour trouver de nouveaux talents. Les plateformes de réseautage professionnel comme LinkedIn ont créé un moyen rapide et plus accessible de trouver des candidats et d'aider les recruteurs à faire connaître leurs postes vacants.

L’e-recrutement peut générer beaucoup de réponses, mais attirer un grand nombre de candidats potentiels n'est qu'une partie du processus de recrutement et de sélection en ligne. Le véritable avantage de ce système peut être constaté lorsque les recruteurs rationalisent le processus en l'automatisant grâce à un logiciel de gestion des ressources humaines qui filtre les profils selon des mots clés.

L’étape suivante consiste à mener des entretiens professionnels virtuels. Mener des entretiens virtuels était une pratique peu employée par les entreprises, jusqu'à l'arrivée de la pandémie de Covid. La mobilité étant limitée, les RH ont dû mettre à jour leurs processus de recrutement à distance. En outre, on estime que les revenus de l'outil de visioconférence Zoom, ont augmenté de 355 % rien qu'en 2020.

Au début, les RH ont été « forcées » de mener des entretiens professionnels virtuels. Cependant, de nos jours, de nombreuses entreprises ont compris qu'il s'agit d'une méthode rapide et pratique, qui simplifie une partie du processus de recrutement. Par conséquent, ce type d'entretien professionnel doit se poursuivre et même amplifié pour le gain de temps que cela représente pour votre entreprise.

Le mot de la fin

Des solutions RH ont vu le jour ces dernières années pour accompagner les évolutions des entreprises. Le lieu de travail a créé des demandes sans précédent pour les professionnels, nécessitant l'utilisation de systèmes qui rendent les processus plus rapides, facilement gérables et avec plus de précision dans les résultats.

Ainsi, l'automatisation via des logiciels spécifiques permet d’élargir le potentiel des RH et de transformer, grâce à la technologie, des fonctions plus traditionnelles, telles que la paie ou les entretiens professionnels en atouts pour l’entreprise. Le résultat ? Des RH plus stratégiques, alignées sur les objectifs opérationnels de l'entreprise. Pour cette raison, il est nécessaire de moderniser vos outils logiciels et d’adopter de nouvelles méthodes de travail dès aujourd'hui.