Les entreprises utilisent de nombreux documents transactionnels au quotidien pour leur bon fonctionnement. Ces documents jouent un rôle important, en particulier dans le secteur commercial. Pour ne pas avoir de problèmes de trésorerie, il est primordial de mettre en place un système de gestion fiable et efficace. Découvrez les principaux documents transactionnels utilisés par les entreprises et comment ils sont produits.
Factures : comment sont-elles produites ?
Toute entreprise commerciale digne de ce nom émet des documents à chaque fois qu'elle effectue une vente ou un achat. Au vu des informations que contiennent ces documents, il est important que leurs impressions soient faites avec le plus grand soin. Il existe des spécialistes tels que Pierre Bourquin qui proposent leur service d'imprimeur de documents transactionnels et sécurisés en Europe. L'entreprise faisant appel à un imprimeur industriel, pourra produire des factures qui justifieront toutes les transactions effectuées.
Le fournisseur l'enregistre comme une facture de vente tandis que l'entreprise qui est le client, la considère comme une facture d'achat. Ce document contient de nombreuses informations :
- les informations sur l'acheteur,
- les informations sur le vendeur,
- les modalités de paiement,
- la date de transaction,
- les détails d'expédition.
Lorsque l'acheteur reçoit sa livraison, il se sert de ce document pour vérifier si tout ce qui est mentionné a bien été livré.
Les bons de commande et de livraison
Les entreprises commerciales remplissent des documents appelés bons de commande pour acheter des marchandises. Il arrive que les fournisseurs produisent les formulaires de commande à la place des entreprises. C'est à partir de ce document que la facture est établie après livraison des articles commandés.
Le prix des articles composant le stock n'apparaît pas toujours sur ces bons. Cela est dû au fait que certains produits inscrits sur le formulaire peuvent être en rupture. Après avoir préparé la commande selon les demandes du client, le fournisseur produit un document dans lequel il renseigne tout ce qui a été livré, il s'agit du bon de livraison. On s'en sert pour vérifier l'état de la marchandise et la véracité des informations au sein de l'entreprise.
La création d'un devis
Avant de passer une commande, la société se renseigne auprès du fournisseur sur les prix de ses différents produits. Le fournisseur établit donc un document contenant tous les détails liés aux articles qui pourraient intéresser le client, il s'agit du devis. Le client se rapproche souvent de divers fournisseurs pour obtenir plusieurs devis. L'entreprise choisit ensuite celui qui offre les meilleurs produits au prix le plus bas.
Il est fréquent dans le secteur commercial de négocier les prix pour augmenter les bénéfices. C'est après avoir fait son choix que la société établit un bon de commande sur lequel elle décrit tout ce qu'elle souhaite acheter. Le fournisseur répond quant à lui à la commande en préparant tout ce qui a été demandé. Il livre la marchandise accompagnée d'une facture mentionnant le montant total de la commande.
Il existe de nombreux documents transactionnels utilisés par les entreprises. N'hésitez pas à vous rapprocher d'un imprimeur industriel pour obtenir ces documents.
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