Aujourd’hui, la transformation digitale est une réalité pour toutes les entreprises. En outre, plus votre entreprise est technologique, mieux elle sera positionnée sur le marché et mieux elle pourra adopter des solutions qui lui permettront de devancer ses concurrents.
Et dans ce contexte, les documents papier semblent n'avoir plus de sens. En effet, dans le marché globalisé actuel, les employés d’une entreprise peuvent collaborer depuis différents lieux géographiquement éloignés et partager des documents dématérialisés à tout moment. De plus un des inconvénients du papier est le risque de perte à la suite d’un événement tel qu’une infiltration d’eau, un incendie ou de problèmes de conservation (moisissure, humidité). Ces situations peuvent mettre votre entreprise dans une situation délicate. Chose que vous pouvez éviter, avec un processus de dématérialisation de documents.
Pour votre entreprise, cela signifie utiliser des technologies permettant d’accélérer et automatiser certaines tâches qui étaient auparavant effectuées manuellement. Ceci peut être réalisé grâce à l'utilisation de logiciels, de plateformes et d'applications spécialement développés pour répondre aux exigences spécifiques de chaque département de l'entreprise.
En outre, le service RH, un département d'une importance clé pour toute entreprise, est particulièrement concerné. En l'occurrence, l’une des tâches les plus chronophages et les plus consommatrices de papier pour le service RH est la gestion des salaires, en particulier la génération des bulletins de salaire.
De ce fait, mettre en place des actions pour alléger les processus des services RH permet à votre entreprise d'économiser du temps et des ressources, d'augmenter la productivité, d'améliorer l'efficacité du personnel, entre autres avantages.
La dématérialisation du bulletin de salaire est une des tâches qui peut être effectuée de manière totalement automatisée pour alléger les processus des services RH et cela sans l'intervention des employés.
Vous voulez comprendre les bénéfices directs et indirects du bulletin de salaire dématérialisé pour votre entreprise ? Lisez la suite !
Dématérialisation ou numérisation du bulletin de salaire : qu'est-ce que c'est ?
Beaucoup de personnes confondent la notion de dématérialisation et de numérisation de documents, mais il est important de savoir qu'il ne s'agit pas de la même chose.
La dématérialisation des documents est un processus de conversion des documents au format 100% numérique. Comme son nom l'indique, l'idée est de se passer de tout document physique dans l’ensemble des processus.
La numérisation des documents, quant à elle, consiste à convertir des documents physiques (c'est-à-dire sur papier) à un format électronique, généralement au format PDF. Le processus est manuel et peut être effectué à l'aide d'un scanner. Il est généralement utilisé lorsqu’une personne émet un document papier et qu'il est numérisé pour en avoir une copie dans un fichier numérique.
Cependant, ce processus est chronophage lorsqu’il s’agit de numériser de nombreux documents et vous continuez à utiliser du papier, ce qui entraîne des coûts plus élevés que la dématérialisation.
Pourquoi dématérialiser les bulletins de salaire de l'entreprise ?
Il est important de prendre conscience de la façon dont la dématérialisation des fiches de paie peut contribuer à l'amélioration des processus internes de votre service RH. En voici ci-dessous les principaux avantages.
Optimisation de la gestion de la paie
Dématérialiser le bulletin de paie va de pair avec l’automatisation de la paie. L'un des problèmes les plus courants dans les entreprises qui n'automatisent pas les processus de paie est qu'elles n'ont pas la possibilité de faire des connexions naturelles avec le domaine comptable lors de la préparation des salaires.
Cela génère des retards et un manque d'information qui affectent la productivité des deux équipes. Et les éventuelles erreurs dans le processus de paiement peuvent générer des retards ou le besoin de gérer les nombreuses demandes des employés, ce qui affectera la productivité du service RH.
Concentrez-vous uniquement sur vos processus RH
Les services RH sont confrontés au quotidien à de nombreuses tâches consommatrices en temps et en énergie telles que la sélection de candidats, les entretiens d’embauches ou les entretiens de performance des salariés. Automatiser les processus de paie et transmettre des bulletins de paie dématérialisés, c’est permettre au personnel RH de libérer du temps pour se consacrer à des tâches stratégiques pour l’entreprise.
Élimination de l'utilisation du papier
On estime qu'actuellement, près de 3 % des coûts d'une entreprise sont consacrés à l'impression, à l'achat de papier et au classement de documents, ainsi qu'à son entretien, afin d'éviter les pertes. C'est un pourcentage considérable pour les dépenses administratives, pourtant indispensables à la vitalité de l'entreprise. Ce montant pourrait être affecté à d'autres investissements internes.
Encore beaucoup d’entreprises transmettent à leurs employés des bulletins de salaire en format papier. Pourtant, la dématérialisation du bulletin de salaire est un moyen de contribuer au respect de l’environnement dans votre entreprise, une valeur de plus en plus importante pour les clients et les employés.
Réduction des coûts
Comme mentionné précédemment, en éliminant l'utilisation du papier dans leurs routines, les entreprises peuvent réduire significativement leurs coûts. Mais la réduction des coûts ne s'arrête pas là. En effet, en plus de réduire les coûts de papier, vous n'aurez pas à vous soucier des procédures de stockage et de conservation des documents, ainsi que d'avoir des employés dédiés à cette tâche.
Meilleure capacité de partage d'informations
Actuellement, les différents départements des entreprises doivent agir de manière intégrée, avec un échange d'informations plus agile et plus simple. Lorsque les documents sont déjà créés dans un environnement numérique, il devient plus facile pour tous d'y avoir accès et de les partager.
Par exemple, en utilisant une solution de dématérialisation des documents, les employés pourront obtenir immédiatement leur bulletin de salaire mais également d’autres documents RH, via le système, sans avoir à le demander.
Un outil pour dématérialiser vos bulletins de salaire : le logiciel de paie
Avec les nouvelles technologies, telles que les plateformes de gestion de paie, les responsables des ressources humaines ont aujourd'hui la possibilité non seulement d'économiser les coûts opérationnels associés à la création/livraison des bulletins de salaire mais également d'être plus efficace et productif, d'éliminer le papier, de centraliser toutes les procédures de paiement sur la même plateforme et d'optimiser certains processus qui nécessitaient auparavant plus de travail.
En ce sens, le logiciel de paie facilite le calcul automatique de la paie, accélérant la gestion des tâches RH. Les bulletins de salaire dématérialisés sont ensuite transmis aux salariés sans efforts du personnel, leur assurant un gain de temps dans leurs processus RH.
On estime qu'utiliser un logiciel RH vous permettra de gagner près de 5 heures de travail par semaine, grâce à la digitalisation de processus chronophages comme la gestion de la paie ou le contrôle des congés et vacances au sein de l'effectif.
Automatisez les calculs, réduisez la démotivation due à la surcharge de travail et permettez à votre personnel de profiter du temps disponible pour assurer d’autres tâches tels que le recrutement du personnel.
En outre pour satisfaire vos attentes, vous pouvez vous faire accompagner par un partenaire de confiance en gestion de la paie. Pour cela, plusieurs solutions logicielles s’offrent à vous sur le marché offrant une prise en charge partielle ou totale de la paie des entreprises.
Zoom sur le logiciel de paie Silae Expert
Citons comme exemple le logiciel paie et RH Silae Expert, qui est une solution SAAS permettant de gérer la globalité des procédures de gestion de la paie d’une entreprise. En outre, ce logiciel prend en charge le calcul du salaire brut / net, impôt, cotisations, primes, indemnités des salariés, entre autres, et intègre également toutes les mentions obligatoires demandées dans un bulletin de salaire selon la réglementation en vigueur.
En plus de faciliter la gestion quotidienne de la paie de vos salariés, ce logiciel de paie qui est évolutif, édite des bulletins de salaires dématérialisés et automatise toutes les tâches récurrentes relatives à ce processus, vous offrant avant tout un gain de temps considérable dans la gestion de la paie de vos salariés.
Enfin l'un des atouts non négligeables du logiciel de gestion de paie Silae Expert est que cet outil tout-en-un intègre plusieurs modules vous assurant une utilisation sur-mesure :
Un module de paie
Le module de paie en mode SAAS permet de réaliser des bulletins de salaire conformes à la réglementation, de réaliser le suivie de vos effectifs, des mouvements de salaire, de conserver un duplicata de chaque bulletin de paie, et bien d’autres options.
Un portail salarié
Le portail salarié permet de suivre les notes de frais de vos salariés, les congés payés, les arrêts de travail, et de suivre bien d’autres éléments essentiels de la vie de votre société.
Un coffre-fort numérique
Un compte dédié est créé pour chaque salarié dans un coffre-fort numérique qui répond aux normes de RGPD, et qui permet de transmettre à chaque salarié, un bulletin de salaire dématérialisé et de conserver celui-ci en toute sécurité. Vous n'avez plus besoin de distribuer des bulletins de salaire papier.
Des modules complémentaires
Le logiciel de paie Silae Expert intègre également à la carte des modules de gestion des formations, de gestion des visites médicales ou encore de gestion des entretiens annuels.
Selon l'étude « Global Human Capital Trends » de 2017 de Deloitte, 22 % des entreprises les plus performantes mettent en place ou ont mis en place des processus d'automatisation RH. Et près de la moitié des responsables RH interrogés ont déclaré que l'automatisation permettrait à leur entreprise de réaliser des économies de 10 à 20 % et 9 % des répondants s'attendent à des économies de 40 % ou plus.
Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises automatisent leur paie, car cela leur permet de mieux gérer leur budget, de réduire les erreurs, de garantir la conformité de ce processus et d'améliorer l'expérience des employés. D'autre part, l'automatisation de la paie avec une logiciel de gestion de paie vous aide à prendre de meilleures décisions, puisque vous disposez d'informations détaillées et à jour disponibles 24h/24 et 7j/7 pour chacun de vos employés, ce qui facilitera la mise en œuvre de stratégies liées au paiement et au suivi des salaires.
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