Depuis quelques années, les dirigeants d'entreprises font de plus en plus attention au temps de travail de leurs salariés. Cela permet de se conformer aux dispositions légales du secteur et à un suivi du travail effectué. Il n'est toutefois pas vraiment évident de faire un suivi régulier du temps de travail de ses salariés. Comment procéder ? Est-ce bien nécessaire ? Quels sont les outils pour vous aider ?
Quels outils pour une gestion optimale du temps de travail ?
Aujourd'hui, il existe de nombreux outils qui permettent de gérer efficacement le temps de travail des salariés. La plupart ne sont pas adaptés à tous les types d'entreprises. Heureusement, il en existe quelques-uns qui sont particulièrement efficaces en entreprise. Il s'agit des pointeurs, des contrôleurs d'accès et des logiciels de gestion.
Les pointeurs
Ce sont des dispositifs qui permettent de contrôler les entrées et les sorties des salariés. Ils sont très utiles parce qu'ils permettent de mesurer de façon précise leur temps de travail. Ils facilitent également le travail des ressources humaines (RH) dans la gestion des paies.
Selon le fonctionnement de l'entreprise, le DRH n'a plus besoin de compresser un grand nombre de documents pour connaître le taux de présence et d'absentéisme des travailleurs. Cela permet de gagner un temps considérable.
Il existe cependant aujourd'hui de nombreux types de pointeurs. Les plus répandues sont les pointeurs manuels qui permettent aux salariés sur place ou en mouvement de s'inscrire en toute simplicité. De plus, ce système n'est pas censé se trouver absolument à l'entrée de l'entreprise. Il est possible d'en installer dans les bureaux ou les couloirs. Il existe d'ailleurs d'excellents modèles sur les sites spécialistes en gestion du temps de travail, comme timecard.fr, sur lesquels vous pourrez trouver une solution adaptée à votre entreprise.
On distingue ensuite les pointeurs biométriques. Ils utilisent comme système de marquage un détail humain de chaque salarié. Il peut s'agir d'une empreinte digitale ou d'un scan rétinien. Il consiste à présenter une partie du corps sur un lecteur pour marquer sa présence. Attention, bien que ce dispositif soit assez simple à la base, il est encadré par un cadre légal assez rigoureux.
Les contrôleurs d'accès
Ce sont des systèmes de sécurité qui permettent de connaître de façon précise les mouvements d'entrées et de sorties de l'entreprise. Ces informations sont utiles dans la gestion du temps de travail parce qu'elles permettent de connaître les heures d'entrées et de sorties des travailleurs. Cela permet aux RH de prendre les dispositions nécessaires, afin de mieux organiser le travail.
Cette solution présente cependant quelques lacunes. La plus grosse difficulté est qu'elle ne permet pas de connaître les occupations des travailleurs dans l'entreprise. Il peut alors être préférable d'opter pour des logiciels de gestion.
Les logiciels de gestion
Ce sont les outils de gestion du temps par excellence. Ils offrent la possibilité de planifier de façon efficace le temps de travail de chaque salarié. Cela permet de réduire les temps morts et d'optimiser les résultats.
Grâce à la numérisation des comptes-rendus et des activités, les logiciels permettent de faire un suivi régulier de l'avancement des projets. Cet élément est particulièrement important parce qu'il permet d'organiser au mieux le temps passé sur un projet et de prendre les décisions nécessaires.
Contrairement à ce qu'on l'on pourrait penser, ces logiciels ne sont pas des gendarmes qui surveillent les salariés. Selon les fournisseurs, ils peuvent les impliquer à travers le remplissage des feuilles de temps. Enfin, cette solution permet une centralisation des données, afin d'organiser au mieux le travail de la RH (gestion de la paie, des congés ou des vacances).
La gestion du temps de travail : une nécessité dans les entreprises modernes
De nos jours, la gestion du temps de travail des salariés est aussi vitale que les stratégies de fonctionnement de l'entreprise. D'une part, elle permet d'avoir une organisation optimale des journées de chaque personne intervenant dans l'entreprise. Cela permet de fluidifier le travail et d'éviter les pertes de temps. Un gros plus quand on sait que la procrastination fait partie du quotidien de nombreuses personnes.
D'autre part, la gestion du temps améliore la qualité de vie et de travail des salariés. Généralement, une journée bien organisée offre de plus grandes largesses dans l'exécution des tâches. Un avantage certain parce qu'il permet de travailler en toute quiétude.
À une époque où les salariés sont de plus en plus attentifs à leurs heures de travail, une gestion optimale permet d'accroître la productivité. En effet, la gestion du temps de travail permet de visualiser le cumul des heures et de s'organiser au besoin. Ils pourront alors évoluer à leurs rythmes et fournir des résultats plus intéressants.
La gestion du temps de travail des salariés en entreprise permet aussi aux dirigeants de suivre l'avancée des projets. Pour les plus pointilleux, elle offre même la possibilité de connaître le temps moyen passé sur la réalisation d'un projet.
Autres méthodes de gestion du temps du travail
En dehors des outils techniques précédemment évoqués, la gestion du temps de travail passe également par des actions du quotidien. Par exemple, il est conseillé d'adopter un plan d'organisation de travail confortable. Il peut passer par un allègement des tâches du vendredi soir et une concentration des tâches importantes en milieu de semaine.
Par la suite, il faudra définir des objectifs quotidiens et hebdomadaires clairs. Cet élément est essentiel parce qu'il permet aux salariés d'avoir un but à atteindre en fin de semaine. Selon de nombreuses études menées en entreprise, il est facile de tirer le meilleur d'un salarié quand il a un objectif clair.
Au besoin, il est possible de créer un emploi du temps personnel par salarié. Cela permettra aux salariés d'avoir une vision globale de leurs tâches de la semaine. Ils pourront alors prendre de l'avance et fournir un meilleur rendement. En cas de retard, ils sauront s'organiser pour réaliser leurs tâches dans les délais impartis.
Évidemment, cela peut représenter une tâche colossale pour les RH dans les grandes entreprises, mais les logiciels de gestion présentés offrent des outils intéressants à cet effet.
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