8 raisons de dématérialiser vos factures fournisseurs

La dématérialisation des factures est une pratique qui tend à se démocratiser au sein des entreprises françaises. Pour autant, on ne peut encore dire qu'elle s'applique à tous les types de factures. Les factures fournisseurs n'ont en effet pas encore totalement amorcé le virage de la dématérialisation. En cause, des raisons techniques, logistiques et des procédures de facturation propres à chaque approvisionneur. Pourtant, dématérialiser les factures fournisseurs présenterait des avantages.

Gain de temps, sécurité et productivité grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs

Classiquement, la gestion manuscrite des factures est une tâche chronophage. Elle se décline en différentes étapes, lesquelles augmentent la probabilité de commettre des erreurs. Lorsqu'il s'agit de factures fournisseurs, nécessitant plus de travail et des mentions spécifiques, la difficulté est encore plus grande, tout comme les chances de produire des factures erronées. Vu ainsi, avoir recours à une dématérialisation de factures fournisseurs est la solution la plus efficace pour votre entreprise. De facto, dématérialiser vos factures fournisseurs permet d'optimiser le cycle d'édition et d'émission des factures.

Grâce à l'automatisation du processus, le service comptable gagne plus de temps. De même, l'automatisation des factures fournisseurs limite considérablement les risques d'erreurs et augmente la productivité des équipes. Alors qu'un collaborateur peut traiter en moyenne 6000 factures fournisseurs manuscrites par an, la dématérialisation permet d'en traiter 90 000.

Circuit de facturation conforme à la loi

En matière de gestion des factures, la loi impose la mise en place de contrôles internes documentés et continus. L'objectif de cette mesure est d'une part d'attester de la validité des factures. D'autre part, il s'agit de prouver à l'administration fiscale que l'entreprise dispose d'un protocole dédié à la facturation. On parle de Piste d'Audit Fiable (PAF).

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de répondre à cette exigence légale. En effet, l'automatisation est gage de traçabilité, d'intégrité et de lisibilité des factures approvisionneurs.

Maîtrisez vos coûts en dématérialisant vos factures

Si un collaborateur traite manuellement environ 6000 factures, imaginez le volume des impressions sur la même période, selon le nombre de collaborateurs. Cela représente des coûts importants en termes de papier, d'électricité, d'encre, d'enveloppe et d'archivage. Or, avec la dématérialisation, vous produisez davantage de factures, que vous archivez électroniquement.

C'est dire qu'en l'occurrence, vous n'aurez qu'à investir dans un logiciel de facturation. Exit l'achat d'imprimante, d'encre et de papiers. En une année, vous économisez au moins 10 euros par facture fournisseurs dématérialisée. Ce sont alors des milliers d'euros économisés à la fin de chaque exercice comptable. Vous réduisez aussi votre empreinte écologique et protégez l'environnement.

Vision globale de votre trésorerie

En plus de fluidifier et de sécuriser le cycle de traitement des factures fournisseurs, la digitalisation offre un autre avantage de choix. Effectivement, elle permet d'avoir une vue d'ensemble sur votre trésorerie. La dématérialisation vous donne un aperçu précis de votre dette fournisseur. Elle facilite aussi le suivi des dépenses engagées, favorise la transparence quant à vos engagements financiers et le respect des échéances. En conséquence, vous maîtrisez mieux votre trésorerie.

Renforcement de la relation fournisseurs

Avec une vision claire de votre trésorerie, vous faites preuve de diligence dans le respect de vos délais contractuels. D'ailleurs, l'automatisation fournit des données suffisamment précises pour vous permettre même d'anticiper certaines échéances de règlement, sans compromettre votre trésorerie. La relation fournisseurs en sera renforcée.