La facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises en France

La Facture électronique est la version numérique de la facture traditionnelle, c'est-à-dire qu’il s’agit d’un document représentant les transactions commerciales entre un acheteur et un vendeur. Elle peut être créée, publiée et archivée numériquement. Elle a la même valeur juridique qu’une facture traditionnelle et apporte de nouvelles conditions de sécurité.

La facture électronique doit être émise par un logiciel de facturation électronique certifié, tel que la plateforme Freedz.io, qui permet le traitement et la gestion des factures électroniques de tous types d'affaires.

Selon le rapport The e-invoicing Journey 2019-2025 de Billentis, 20 % à 30 % de toutes les factures papier entraînent des coûts de traitement importants et une perte de potentiel liée aux délais de transmission. Aujourd’hui, la facture électronique doit donc faire partie intégrante de la stratégie de transformation digitale de toutes les entreprises car elle génère des économies de processus et améliore les relations entre les fournisseurs et les acheteurs.

De plus, nous vous rappelons qu'à compter du 1er janvier 2025, l'émission de factures électroniques deviendra obligatoire en France dans le cadre des marchés publics et privés. Dans ce cas, il est préférable de commencer dès aujourd’hui à préparer votre système de facturation électronique afin d'assurer la transition la plus fluide possible pour votre entreprise.

Quels sont les principaux avantages de la facture électronique ?

La Facture électronique facilite, accélère le contrôle fiscal et offre plusieurs avantages pour votre entreprise.

Réduction des coûts et des ressources

L'un des principaux avantages apportés par la facture électronique est l'économie de papier, encres, toners, matériel d'impression et envoi postal. Vous réalisez ainsi des économies significatives sur les coûts d'impression et de stockage du papier au sein de votre entreprise.

Accélération des processus et de l'efficacité administrative

La facture électronique élimine les tâches manuelles fastidieuses associées au traitement et à l'envoi des factures. De plus, avec la facture électronique, il est possible de savoir à tout moment si le client a reçu la facture et, par conséquent, cela réduit le nombre d'appels et l'échange d'emails pour confirmer sa livraison. La transmission rapide de la facture facilite les paiements à temps, évitant les coûts de retard de paiement au fournisseur. Ainsi, les cycles sont plus rapides et les flux de trésorerie sont améliorés, réduisant les conditions de paiement et améliorant la liquidité de l'entreprise.

Paiements plus rapides et rationalisation de la relation avec les clients

Grâce aux emails, l'expéditeur et le destinataire sont assurés de la bonne réception de la facture électronique. De plus, le processus de facturation devient plus rapide et plus efficace, ce qui augmente la probabilité de recevoir les paiements à temps.

Moins d’erreurs et une plus grande précision des données

L'automatisation des processus de facturation réduit l'occurrence d'erreurs et élimine le risque de perte de factures. La possibilité de visualiser vos factures électroniques en temps réel vous aidera à accélérer le processus d'intégration de ces factures dans le système de gestion de l'entreprise et ainsi de gagner en contrôle.

Gain de place physique

Avec les factures électroniques, plus besoin du dossier papier traditionnel, ce qui favorise une plus grande efficacité dans l'organisation de votre entreprise.

Plus de sécurité et de confidentialité des informations

La facture électronique est protégée par des mécanismes de sécurité et de confidentialité conformes à toutes les exigences légales, telles que la signature électronique.

Accessibilité de la documentation

Vous pouvez non seulement d'émettre, mais aussi recevoir et consulter des factures électroniques, où et quand vous le souhaitez, à partir d'un appareil doté d'une connexion Internet.

Obligation d'adhérer à la Facture Electronique ? Quelles sont les échéances ?

A partir du 1er janvier 2024, l’ordonnance du 15 septembre 2021 (journal officiel du 16 septembre 2021) impose l'obligation de facturation électronique dans les processus de facturation des entreprises privées. Celles-ci devront adhérer à la facture électronique selon le calendrier suivant :

• Au 1er juillet 2024 : toutes les grandes entreprises (plus de 5000 employés) auront l'obligation d'émettre des factures électroniques et devront accepter les factures électroniques créées et transmises par leurs fournisseurs.

• Au 1er janvier 2025 : l’obligation de la facture électronique sera étendue aux entreprises de taille intermédiaire.

• Au 1er janvier 2026 : l’obligation de la facture électronique sera étendue aux PME et TPE (entreprises de moins de 250 salariés et moins de 50 millions d'euros de chiffre d'affaires et un total du bilan annuel inférieur à 43 millions d'euros).

Notez que des amendes et pénalités sont prévues par les textes de loi en l’encontre des entreprises qui ne respecteraient pas cette obligation. Les entreprises contrevenantes devront s’acquitter de 15 euros par facture, plafonné à 15 000 euros par an.

Votre entreprise souhaite adopter la facture électronique : que devez-vous rechercher pour trouver la meilleure solution ?

Pour pouvoir émettre des factures électroniques certifiées en toute sécurité, vous avez besoin d'un logiciel ou d'une solution cloud de facturation électronique capable de gérer des services simples, comme l'envoi d'un fichier PDF signé à votre client ou des systèmes plus complexes et sécurisés, tels que l'envoi de factures électroniques via des systèmes EDI (Échange de Données Informatisé).

Les logiciels de facturation électroniques offrent un service de facturation personnalisé à partir d'une seule application : fichiers structurés (EDI, XML, ERP), factures électroniques PDF par email, factures générées, envoyées ou signature électronique. Compatible avec les ERP, les logiciels en ligne de facturation permettent, de manière simple et rapide, au système de gestion des entreprises d'émettre et de recevoir des factures électroniques, conformément aux normes définies et à la législation en vigueur.

La Facture électronique, une technologie incontournable

L'adoption massive de la facture électronique en France entraîne des avantages économiques importants et une augmentation de la compétitivité des entreprises.

Les avantages du remplacement des factures papier par des factures électroniques sont évidents. D'une part, le remplacement du papier par un format numérique structuré permet de traiter et de classer la facture plus efficacement, offrant des économies significatives en termes d'impression, d'expédition, de manutention et de classement. Permettre le traitement automatisé des données élimine le besoin de visualisation et d'interprétation humaines de la facture, ainsi que l'insertion ou la transposition manuelle des données, réduisant considérablement les erreurs de saisie des données dans les systèmes destinataires.

L'adoption de la facturation électronique dans le secteur privé est très pertinente pour la transparence financière et la promotion du développement durable. Les économies de coûts et l'efficacité obtenue créent des opportunités pour les entreprise qui ont un rôle de catalyseur à jour pour une adoption plus massive des processus numériques communs.

Aujourd'hui, on estime que 12 millions d'arbres sont nécessaires pour créer les 30 milliards de factures envoyées chaque année à travers l'Europe. Selon l'UE, la suppression de ces factures papier représente une réduction de trois millions de tonnes de CO2 de l'environnement. Le développement durable est l'une des principales raisons pour lesquelles l'UE et la France encourage l'utilisation de la facture électronique.

De nombreuses entreprises ont élaboré des politiques environnementales dans le cadre de leur stratégie d'entreprise et ont encouragé l'adoption de pratiques commerciales « vertes » ou durables. Avec l'adoption de la facture électronique, outre la suppression du papier, l'optimisation et la réduction des coûts seront les conséquences de cette stratégie incontournable pour les entreprises.

Le mot de la fin

La facture électronique apparaît avant tout comme un facteur de simplification et d'automatisation des processus commerciaux entre les entreprises, en termes de comptabilité et d'amélioration des délais de paiement, avec les économies conséquentes et la réduction des coûts associés. 

Du point de vue des gouvernements européens, en plus des objectifs de compétitivité des entreprises ou des facteurs environnementaux, les factures électroniques sont des outils essentiels qui complètent la gamme d'outils de maîtrise des dépenses des entreprises.