Un bureau à domicile ou un espace de travail loué convient parfaitement pour gérer les affaires quotidiennes d'une startup ou d'une petite entreprise. Mais parfois un espace plus grand est nécessaire pour des événements spéciaux comme des séminaires, des réunions ou séances de formations. Bien que vous puissiez vous concentrer davantage sur la planification du programme et la réservation des conférenciers, le choix de la salle appropriée est tout aussi essentiel au succès de votre événement. Pour cela, si vous avez des inquiétudes sur le choix de la salle de votre événement, découvrez quelques astuces dans cet article pour y arriver.
Organiser une visite des différents sites
Avant de prendre des dispositions pour visiter une salle à louer ou de contacter une équipe d'événements, il est important de s’informer sur les lieux adaptés pour chaque type d’évènement. Sur Kactus vous retrouverez des informations utiles à ce sujet ainsi que les meilleures offres. Vous devez également vous renseigner par rapport aux exigences des différents types de salles.
Prenez rendez-vous avec les propriétaires pour constater les réalités et la disponibilité du site. Vous pouvez même profiter pour négocier les prix en fonction de vos besoins.
Emplacement et accessibilité
L'emplacement de votre lieu de réunion à Bordeaux est aussi important que la salle de réunion elle-même. Certaines des questions à se poser pour décider du lieu où doit se tenir l’événement sont :
- quelles sont les installations sur place ?
- existe-t-il un parking sécurisé disponible ?
- les non-conducteurs peuvent-ils accéder facilement au site en utilisant les transports en commun ou le vélo ?
- existe-t-il des options de restauration ?
Ensuite, se mettre à la place d'un participant qui voyage et assiste à l'événement et anticiper les éventuels surprises ou désagréments, notamment en ce qui concerne l'accessibilité.
Espace et disposition
Examinez attentivement l'espace pour vous assurer qu'il répond aux besoins de votre événement. Si vous avez besoin de salles de sous-commission, d'une scène ou d'une zone de réseautage, découvrez si l'installation peut vous accueillir. Souvent, les espaces à l'extérieur de la salle de réunion principale ne sont pas pleinement pris en compte lors de l'évaluation d'un lieu. Vous ne voulez pas que votre conférence semble à moitié vide en louant une salle prévue pour 300 si vous n'avez que 50 participants, alors choisissez des espaces dans cet esprit. Aurez-vous pleinement accès au site ou y aura-t-il d'autres événements ?
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