Dans un domaine aussi vaste que les RH, il est facile de se laisser entraîner dans plusieurs directions différentes. Lorsque vous dirigez un département RH très affairé, vous devez en effet répondre aux attentes des employés et des dirigeants. Ceci, tout en garantissant la régularité du recrutement et de la gestion des employés. Est-il possible de simplifier la gestion RH sans perdre en qualité de suivi ? La réponse est oui. En revanche, il faudra investir dans les bons outils et adopter les bonnes approches. Pour vous aider dans cette démarche, voici nos conseils de pro pour simplifier les tâches liées à la gestion RH.
Utiliser un logiciel de gestion RH
Les processus papier rendent plus difficiles la visualisation et l'analyse des données sur la main-d'œuvre en temps réel. Lorsque vous réduisez le papier et passez au cloud, vous disposez de plus d'informations sur le recrutement et les employés. Pour aller plus loin, l'utilisation de logiciel polyvalent pour RH vous permet de prendre des décisions plus éclairées.
En intégrant les processus RH importants à l'aide d'un logiciel spécialisé, comme isiRH, vous éliminez les procédures complexes. Cela vous permet également de gérer un certain nombre de tâches par le biais d'un accès unique. Il n'est donc plus nécessaire de passer d'un programme à une autre pour effectuer vos tâches RH quotidiennes.
La plupart des logiciels offrent des solutions sur mesure. Résultat : le responsable RH peut reprendre le contrôle de la complexité du lieu de travail. Par exemple, au lieu de suivre les CV et les courriels des candidats sur papier, vous pouvez utiliser un système RH basé sur le Cloud avec une fonction de suivi des candidats. Vous verrez tous les candidats pour chaque poste avec les informations ci-après :
- les sources des candidats ;
- les notes d'entretien,
- où en est chaque candidat dans le processus d'embauche.
Rationaliser les bilans de compétences
Les évaluations annuelles standards des performances des employés peuvent être très éprouvantes pour les responsables RH. Adobe a constaté que ses administrateurs n'utilisaient pas efficacement leur temps, compte tenu de la complexité des processus liés à ces évaluations. En 2012, il a cessé de procéder à des évaluations annuelles des employés. Depuis, l'entreprise a adopté un processus moins formel de « check-in », où les employés et les managers se contactent quand cela leur convient, ce qui libère du temps pour les deux parties.
Examiner les processus existants
Quand on envisage d'apporter des améliorations aux services RH, il est parfois difficile de savoir par où commencer. En passant en revue chaque étape du cursus de l'employé, vous pouvez identifier de nouvelles opportunités d'automatisation et d'amélioration de l'efficacité des processus.
L'idée est simple, analysez vos processus dans les domaines suivants :
- recrutement et suivi des candidats,
- embauche,
- paie et avantages sociaux,
- temps et présence,
- gestion des prestations,
- formation,
- départs.
Pour améliorer l'efficacité des processus RH, de l'embauche à l'intégration, il n'est pas nécessaire de traiter chaque procédure séparément. Au lieu de séparer la gestion de votre personnel, vous pouvez par exemple automatiser les processus RH à l'aide d'une solution de gestion du capital humain tout-en-un.
Intégrer la gestion de paie aux services RH
Gérer la paie séparément des autres tâches administratives peut augmenter les doubles saisies et les risques d'erreur. Par exemple, lorsque vous ajoutez des employés ou procédez à un rajustement d'un salaire, vous devez effectuer ces changements dans vos systèmes de RH et de paie, ce qui peut entraîner un problème de concordance des données sur les employés.
À l'inverse, lorsque vous intégrez la paie aux ressources humaines, vous bénéficiez d'une plus grande cohérence. Vous réduisez aussi les risques d'erreurs sur les fiches de paie. Cette solution intéresse particulièrement les branches suivantes :
- comptabilisation des heures et des présences,
- gestion des indemnités,
- déclarations d'effectifs.
Au lieu de devoir constamment réconcilier les données de la paie avec les informations d'autres systèmes, vous pouvez les intégrer à l'aide d'une seule plateforme. Le plus grand avantage : vous gagnez du temps.
Ajouter un self-service pour les employés
Tout responsable RH compétent le sait très bien, il est essentiel de répondre aux demandes des employés. Au lieu de passer votre temps à répondre aux questions de routine ou à fournir des formulaires aux employés, vous pouvez optimiser votre temps grâce à un système de libre-service pour les employés.
Grâce au self-service, votre service RH peut se consacrer à d'autres tâches. Les employés, eux, auront accès aux informations dont ils ont besoin pour comprendre la rémunération, les avantages sociaux ainsi que les politiques RH.
Le self-service permet notamment aux employés de saisir des modifications, telles qu'une nouvelle adresse ou une mise à jour des consignes de paiement direct. Il s'avère aussi indispensable pour fournir des informations importantes, comme :
- les fiches de paie,
- les résumés des plans d'avantages sociaux,
- les détails de la couverture,
- le suivi des heures supplémentaires et des présences, y compris les demandes et les cumuls.
Surveiller les statistiques sur le travail des employés
Le suivi des indicateurs clés vous aide à identifier les domaines à améliorer. Voici quelques exemples de mesures du personnel qui peuvent révéler des inefficacités ou des possibilités de réduction des coûts :
- temps d'embauche,
- taux de rotation du personnel,
- charges salariales,
- coût des soins de santé par employé.
En suivant ces indicateurs RH au fil du temps, vous serez en mesure de choisir les meilleurs outils d'automatisation RH. Ces derniers vous feront gagner du temps et de l'argent. Plus important encore, ils permettent à votre département RH d'en faire plus (aussi bien pour votre entreprise que pour vos salariés).
Exploiter la technologie pour simplifier les processus RH
En cherchant des solutions pour simplifier les processus RH, vous pourrez utiliser votre temps à bon escient. Vous pouvez par exemple booster la productivité de votre équipe :
- en réduisant les flux de travail manuel,
- en intégrant les principaux processus RH,
- en offrant un libre-service aux employés.
Il n'est pas nécessairement indispensable d'ajouter des systèmes RH pour augmenter votre efficacité. Lorsque vous utilisez une plateforme RH intégrée tout-en-un pour gérer votre personnel, vous évitez les complications liées à l'utilisation de plusieurs systèmes RH.
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