Les factures émises par les entreprises représentent en moyenne 40% de l'actif d'une société. Elles concernent en partie les factures en retard de paiement et les impayés. Dans un monde de plus en plus concurrentiel, il est absolument indispensable d'optimiser la gestion du poste clients sans contraindre de façon directe le client. Comment procéder ?
L'affacturage, la solution idéale pour supprimer les délais de paiement
Le poste clients est l'ensemble des factures émises par une entreprise et qui sont inscrites dans sa comptabilité. Il permet à une entreprise d'organiser ses activités et de prévoir l'encaissement des créances. Malheureusement, il arrive que le règlement des factures ne réponde pas véritablement aux besoins de l'entreprise. Dans ce cas, il est conseillé de procéder à l'affacturage (ou factoring). L'affacturage est une technique qui permet aux entreprises de bénéficier du paiement anticipé de leurs créances avant l'échéance convenue. Ses principales fonctions sont de permettre aux entreprises de constituer rapidement une trésorerie, d'amortir les frais de gestion et de réduire le besoin en fonds de roulement (BFR).
Concrètement, cette technique consiste à transférer les créances à un factor qui prendra en charge la gestion du poste clients. En d'autres termes, les organismes financiers (factor) à travers un contrat d'affacturage, effacent la dette des créanciers vis-à-vis de l'entreprise et se chargent de récupérer ses fonds. Or, il existe de nombreuses formes de factoring. Il s'agira donc de contacter une société d'affacturage afin de déterminer de la meilleure méthode à adopter. Si vous avez des doutes, faites confiance à Factorland pour des services sur mesure.
L'automatisation des opérations de factures
Si l'affacturage permet de supprimer les délais de paiement, il n'impacte en rien les transactions ponctuelles entre les parties. Afin d'optimiser le poste clients, il est fortement recommandé d'automatiser les opérations de facturation. Il faut dire que le développement de la technologie offre de merveilleuses opportunités aux entreprises dans la gestion de leur postes clients. L'automatisation des opérations de facturation passe par la mise en place d'un système de diffusion des factures et d'un système de paiement. Cela permet ainsi de gagner un temps considérable et d'améliorer considérablement le service client.
De plus, il est aujourd'hui possible de se servir d'un algorithme afin de gérer automatiquement les encaissements. Il ne s'agira donc pas de s'engager dans de difficiles calculs comptables afin de déterminer les clients en règle et les créanciers. Cerise sur le gâteau, cela permet d'améliorer la relation client en offrant des services de qualité avec une marge d'erreur extrêmement minime.
La préoccupation majeure de nombreuses entreprises est le recouvrement des créances. À ce titre, de nombreuses études montrent que près de la moitié des factures sont payées en retard. Pour corriger cela et optimiser le poste clients, il est conseillé d'automatiser le processus de recouvrement. Il s'agit d'une méthode qui consiste à programmer l'envoi de messages de relance plusieurs jours avant l'échéance. Cela permet de notifier au créancier l'imminence de l'échéance pour qu'il puisse régler dans les temps. Il est vivement conseillé de développer des stratégies de relance en fonction des clients.
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