La GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est une pratique RH qui consiste à faire correspondre les effectifs et les compétences à la stratégie adoptée par l’entreprise. La GPEC a pour objectif d’anticiper les mouvements d’effectifs à organiser. Elle vise donc à penser à de nouvelles façons de faire évoluer les employés, de leur offrir de meilleures conditions de travail, de les encourager et les motiver pour améliorer les performances de l’entreprise.
Il est nécessaire de mettre en œuvre la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences et ses outils pour retenir les talents, engager les collaborateurs, former et développer les employés, ainsi que valoriser le potentiel de chacun au sein de l’entreprise. Ce défi est essentiel pour tous les dirigeants, managers et professionnels du secteur RH. C'est pourquoi, vous devez connaitre les principaux outils de la GPEC qui rendent la gestion des personnes beaucoup plus organisée et efficace.
Les outils GPEC de diagnostic de la situation actuelle de l’entreprise
L’organigramme d’entreprise
L'organigramme d’entreprise est une représentation graphique de la structure organisationnelle de l'entreprise. Il informe de manière claire comment une entreprise est structurée au niveau hiérarchique.
L'organigramme d’entreprise sensibilise vos collaborateurs et managers à leurs responsabilités dans l'entreprise. Comme il s'agit d'un graphique qui montre les relations entre chaque poste, il rappelle toujours aux employés les responsabilités et les limites de chacun dans l’entreprise.
L'organigramme d’entreprise permet également de situer le salarié qui vient d'être embauché dans le contexte de l’entreprise. La lecture de l’organigramme d’entreprise permet ainsi au nouvel employé de savoir quels postes existent dans l'entreprise et à qui il doit se référer directement.
La cartographie des compétences
Pour que les l’entreprise soient en mesure de faire face aux défis croissants du marché, il est essentiel d'avoir une bonne gestion des ressources humaines. Pour cela, il est nécessaire de connaître en profondeur les professionnels qui composent le personnel.
La cartographie des compétences est un processus extrêmement utile à cet égard. C’est un moyen d'identifier les compétences techniques et comportementales nécessaires à chaque poste ou domaine, afin que chacun puisse atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Ce processus consiste à recenser toutes les compétences dont l'entreprise a besoin pour progresser, en plus d'identifier lesquelles de ces compétences sont déjà présentes à l'intérieur de l’entreprise et lesquelles doivent encore être acquises.
La fiche de poste
Les descriptions de poste peuvent sembler être une simple formalité dans une entreprise, mais ne vous y trompez pas. La vérité est qu'il s'agit d'un outil fondamental pour le service des ressources humaines et pour la gestion des personnes dans son ensemble.
Plus que cela, les fiches de postes impactent l'entreprise en général. Une entreprise ne peut pas évoluer sans être clair sur ce dont chaque employé est responsable pour atteindre ses objectifs. Pour le manager, comment diriger les tâches s'il ne sait pas exactement quelles sont les activités attendues du poste ?
Pour les salariés, comment bien remplir leurs fonctions s'ils ne savent pas ce qu'on attend d'eux ?
La description de poste est un processus qui détaille tous les postes au sein d'une entreprise. On peut dire qu'il s'agit d'une trace écrite qui sert à formaliser les attributions des postes existants dans une entreprise. Les fiches de poste doivent être dynamiques, avec la possibilité d'être révisées de temps à autre, afin qu'elles tiennent compte des besoins de l’entreprise.
Les outils de mise en œuvre du plan d’action GPEC dans l’entreprise
Les outils de diagnostic de la GPEC s’accompagnent d’outils de développement RH qui permettent de mettre en action la stratégie GPEC de l’entreprise. Ces outils GPEC sont :
L’entretien d’évaluation annuel et professionnel
Ces outils visent à mesurer et évaluer la productivité et la performance des employés. Ces entretiens servent à vérifier que les collaborateurs comprennent bien leurs objectifs, qu’ils les réalisent efficacement, et qu’ils parviennent à maîtriser leurs fonctions et leurs activités.
De plus, les entretiens d’évaluation annuel et professionnel, peuvent également être utilisés pour identifier les aptitudes et compétences à améliorer chez les collaborateurs. Avec cela, vous pouvez mieux gérer les compétences internes et apporter des améliorations importantes au développement des processus de l’entreprise et des employés.
Le plan de formation
Investir dans le développement des employés est essentiel pour améliorer leurs résultats, les former, améliorer leurs compétences et éliminer leurs lacunes. Par conséquent, les plans de formation et de développement sont d'excellents outils RH pour développer les compétences comportementales, émotionnelles et techniques des équipes.
De plus, ce sont de bons moyens de découvrir et de retenir les talents, de renforcer l'estime de soi professionnelle, de reconnaître la productivité des employés et de montrer l'engagement de l'entreprise pour l'évolution de chacun.
Les feedbacks
Attendre que les critiques des salariés parviennent au responsable de l'entreprise n'est pas une très bonne stratégie. Au contraire, les professionnels des Ressources Humaines ont la possibilité de réaliser périodiquement une enquête de perception et de satisfaction.
Avec elle, il est possible d'anticiper certains problèmes interpersonnels et de communication, en plus d'aider au développement professionnel de chaque employé. Ainsi, il existe plusieurs outils en ligne gratuits qui permettent de réaliser des sondages complets et anonyme, favorisant ainsi la participation des salariés.
Le feedback est l'un des outils les plus importants de la GPEC, car c'est à travers lui qu'il est possible de mieux comprendre le climat social de l’entreprise et d'agir de manière proactive pour éviter les crises. De plus, tous les collaborateurs peuvent s’exprimer pour éviter les frustrations et les comportements de sabotage.
Par conséquent, le feedback doit être appliqué de manière objective, juste et claire, offrant à l'employé une vision distincte des points qui seront améliorés dans l’entreprise. Cet outil GPEC est également un bon moyen pour les managers de connaître les ressenties de leur équipe pour ensuite déclencher des leviers qui permettent de valoriser les efforts de chacun.
La gestion des talents
La gestion des talents est un des outils de la GPEC les plus utilisés dans le monde de l’entreprise pour le développement du capital humain. Plusieurs méthodes, techniques et instruments sont employés pour accélérer et développer le collaborateur en tant qu’individu. La gestion des talents s'appuie notamment sur des sciences telles que la psychologie ou le leadership.
Pour cela, la méthodologie rassemble tous les mécanismes nécessaires à l'amélioration des employés et à la mise en place d'une culture organisationnelle centrée sur l'humain.
Ainsi, les entreprises cherchent de plus en plus à coacher leurs équipes pour :
- Améliorer la qualité de vie et satisfaction au travail
- Améliorer la productivité
- Développer l’engagement
- Améliorer la communication efficace
- Favoriser le développement personnel
- Booster la motivation
- Favoriser les relations interpersonnelles positives
Le mot de la fin :
Pour atteindre les résultats escomptés, le capital humain d’une entreprise est essentiel. Par conséquent, le secteur des ressources humaines est chargé d'utiliser plusieurs outils de gestion des personnes et des compétences pour constituer des équipes efficaces. Ces outils de le GPEC sont essentiels pour favoriser le développement professionnel des employés et augmenter leur engagement.
En outre, s'ils sont bien utilisés, ils peuvent attirer et retenir les talents, motiver les employés, augmenter la productivité et s'assurer que les tâches sont exécutées avec excellence. Travailler avec les outils GPEC apporte plusieurs avantages aux employés et à leurs managers.
En effet, cela permet de créer un environnement de travail plus sain, plus productif et propice au développement professionnel de chacun.
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