Dans le but d’exploiter sans aucune contrainte une activité professionnelle, un entrepreneur doit effectuer une formalité très importante, indispensable lors de la création de son entreprise. On parle notamment des démarches relatives à la domiciliation, à travers lesquelles une adresse de siège social lui sera attribuée. Celles-ci peuvent être effectuées sur le site public de l’Etat Infogreffe. Notons que cette adresse sera celle dont les clients, les fournisseurs ainsi que l’administration auront en tête pour toutes les affaires que ces derniers auront avec l’entreprise en question. Il s’agit donc de son adresse juridico-administrative. Par ailleurs, l’entrepreneur pourra choisir entre plusieurs alternatives pour choisir le siège social de son entreprise, allant du domicile personnel de son représentant légal, à la domiciliation commerciale par l’intermédiaire d’une société de domiciliation. Son choix devra évidemment se porter sur la solution la mieux adaptée à son projet entrepreneurial ainsi qu’à son budget.
I) Les multiples notions qui entourent le siège social d’une entreprise
• La définition du siège social d’une entreprise Comme il a été susmentionné, le siège social est une adresse obtenue à l’issue des démarches liées à la domiciliation, qui correspondra à l’adresse juridique et administrative d’une entreprise. Ce sera en ce lieu que se trouveront les organes de décision ainsi que la direction effective de la société, c’est-à-dire que toutes les décisions importantes impliquant son fonctionnement et son organisation émaneront de ce siège social. Rappelons que le fait pour une entreprise d’en posséder une est une obligation légale. En outre, il faut préciser que le siège social d’une entreprise peut tout à fait être différent du lieu où sera exploitée l’activité professionnelle. Le local dédié à cet effet peut se situer à une tout autre adresse.
• Pourquoi avoir un siège social est-il obligatoire pour une entreprise ? De nombreuses raisons peuvent expliquer le caractère obligatoire des démarches en vue d’obtenir une adresse de siège social. Il s’agit d’une obligation légale parce que sans posséder cette adresse, une entreprise, peu importe son statut juridique, ne pourra pas s’immatriculer au niveau du RCS ou registre du commerce et des sociétés auprès du greffe du tribunal de commerce. Par conséquent, l’activité ne pourra pas être exploitée, et l’entreprise en question n’existera pas aux yeux de la loi. De plus, ce sera grâce à ce siège social qu’on pourra connaître la nationalité d’une entreprise, tout en identifiant par la même occasion la législation à laquelle elle sera rattachée, ainsi que le tribunal compétent pour régler tout différend qu’elle pourra rencontrée à l’avenir. Notons par ailleurs que cette adresse doit impérativement figurer dans les statuts d’une société et sur tous ses documents officiels. Elle sera donc visible et connue par les tiers. Ainsi, il sera conseillé de bien la choisir, afin de montrer une image forte envers ces dits tiers. Enfin, les diverses formalités relatives à des publicités légales ou bien liées à un changement statutaire doivent se réaliser à l’adresse du siège social.
II ) La domiciliation du siège social, les différentes solutions possibles
On peut citer de multiples options pour domicilier une entreprise. On parle notamment du cas où l’entreprise est elle-même propriétaire des lieux ou des locaux, ou lorsqu’elle est obligée de louer (bail professionnel et bail commercial… etc.). Elle peut également se tourner vers la domiciliation commerciale, une solution très répandue actuellement. En tout cas, il devra se décider en fonction de ses attentes et des ressources financières qu’il a à sa disposition.
• Le local d’habitation du représentant légal Il s’agit ici d’un siège social situé au domicile personnel du représentant légal de la société. On parle alors de domiciliation individuelle, et d’un point de vue légal, cette pratique est tout à fait envisageable, tant que l’activité professionnelle n’y est pas exercée. Cependant, dans le cas où des dispositions légales telles que les règles de copropriété ou de l’urbanisme, et des éventuelles clauses contractuelles viendraient empêcher sa réalisation, sa durée ne sera que temporaire (5 ans au maximum). Dans tous les cas, l’accord du bailleur sera toujours nécessaire.
• Le siège social dans un local dédié Il s’agit ici d’une solution choisie par les entreprises dont les moyens financiers sont assez conséquents, leur permettant de payer un loyer mensuel, qui peut revenir très cher sur le long terme. Cependant, ce souci n’existera pas si l’entreprise est propriétaire du local. Pour sa réalisation, il faut signer un bail commercial ou professionnel, qui peut être d’une durée assez longue. L’avantage ici c’est que le local en question peut être modifié à la convenance de l’entrepreneur, afin qu’il puisse être adapté à l’activité envisagée. Cette solution est également pratique pour les activités nécessitant la réception d’une clientèle. Notons par ailleurs qu’il est aussi possible d’utiliser un local appartenant à une autre société pour en faire l’adresse de siège social. Certes, cette solution est moins répandue que les autres, mais d’un point de vue légal, elle est faisable. Toutefois, la société domiciliataire ne doit pas faire de ce genre de pratique, son activité principale.
• Les pépinières d’entreprises Pour une entreprise en plein essor ou nouvellement formée, à la recherche d’un espace de travail à un prix attractif, cette solution sera conseillée pour avoir une adresse de siège social (c’est notamment le cas des auto-entreprises). Il s’agit d’une domiciliation collective, où les bénéficiaires profiteront d’une mutualisation de bureaux équipés et de services d’accompagnement au niveau technique et juridique, pour aider l’entrepreneur à commencer son projet professionnel (salle de réunions, un service téléphonique, assistance pour la constitution des divers dossiers administratifs et juridiques… etc.). À l’instar des espaces de coworking, cette solution favorisera également les relations avec les autres entreprises qui y sont installées.
• Siège social obtenu grâce à la domiciliation commerciale Actuellement, le recours aux services d’une société de domiciliation pour trouver une adresse de siège social est très sollicité. À travers cette société spécialisée (le domiciliataire), une entreprise (le domicilié) pourra obtenir une adresse de siège social prestigieuse. Un contrat de domiciliation sera établi entre les deux parties, dans lequel sera figurée la durée de l’engagement pris (3 mois au moins, renouvelable par tacite reconduction). Avant de signer quoi que ce soit, la société de domiciliation doit obligatoirement posséder un agrément délivré par les autorités préfectorales, lui permettant de fournir ce genre de service. D’autres services additionnels peuvent également être proposés (les bureaux équipés, la gestion de courrier, un service de secrétariat… etc.). En fin de compte, cette solution est un choix purement stratégique, puisqu’elle sera un moyen de faire monter la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis des tiers à un tarif abordable.
III ) Qu’en est-il du changement de siège social ?
Dans le cas d’une société, une modification statutaire sera obligatoire. En règle générale, il faudra réunir une AGE ou assemblée générale extraordinaire pour décider du transfert de siège social. La prise de décision diffère selon la forme juridique de la société concernée. En effet, pour le cas d’une SA ou société anonyme par exemple, le conseil d’administration peut être en mesure de procéder au transfert. Cependant, il est impératif dans ce cas que le département ne change pas, et que par la suite, l’assemblée des actionnaires conforte cette décision par ratification.
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