Les 5 outils de productivité que votre entreprise doit connaître !

Einstein a dit :

« Le seul endroit où le succès vient avant le travail est dans le dictionnaire ».

Mais travailler dur ne signifie pas être productif au travail, ni efficace.

Le travail et les heures employées sont des ressources qui doivent être utilisées au maximum. Et plus vous en faites, en moins de temps, plus vous serez productif.

C'est pourquoi les grands chefs d'équipe et les entrepreneurs à succès utilisent une variété de de méthodes pour améliorer les performances organisationnelles, telles que la délégation de tâches aux bonnes personnes, ou l’usage d’outils collaboratifs et de productivité.

Atteindre une productivité élevée est plus facile qu'on ne le pense. Il n'est pas nécessaire d'être surchargé de nombreuses activités et de délais serrés pour être productif, il suffit d'avoir les bons outils pour que le travail soit effectué avec agilité et qualité, sans stress inutile.

Ci-dessous, vous trouverez cinq outils de productivité qui feront croître les performances de votre entreprise de manière exponentielle.

1. Mesurez votre productivité avec TOGGL

Est-il possible de mesurer votre productivité ? Oui avec Toggl ! Cet outil enregistre le temps passé sur chaque tâche de manière très simple, ce qui vous aidera à surveiller votre production quotidienne et à mieux organiser votre temps. L'interface de Toggl est ergonomique et organisée !

Pour mesurer une tâche ou un projet, renseignez simplement son nom et entrez la durée totale de cette tâche puis appuyez sur play et mesurez votre temps passé.

C'est un excellent outil à la fois pour votre contrôle personnel et pour ceux qui travaillent et chargent à l'heure. Cela aide beaucoup car l’outil stocke le temps consacré à chaque tâche et projet et génère également des rapports complets avec ces données.

Il a une version gratuite de l’outil et des plans premium avec plus de fonctions disponibles. Donc, si vous êtes intéressé, l'outil est disponible en version web, logiciel de bureau et d'application pour Android et iOS.

2. KLAXOON : le futur du travail en équipe

Klaxoon est un outil complet qui facilite les échanges et permet de travailler efficacement en équipe, où que vous soyez. Pour les équipes qui travaillent à domicile et dépendent fortement les unes des autres, c'est parfait !

Avec un look très attrayant et plusieurs fonctionnalités, vous pouvez créer des cartes avec les projets, ajoutez les personnes impliquées et chaque tâche et vous pouvez tout mesurer. En temps réel, Klaxoon met à jour les tâches, cela permet de mesurer plus facilement les goulots d’étranglement. Ce qui évite les surcharges de travail de l'équipe.

Que ce soit au bureau ou à distance, un ensemble d'applications collaboratives ont été conçues pour révolutionner les réunions. Klaxoon, c'est avant tout un ensemble d'outils qui abordent chaque aspect de la collaboration : réunions, ateliers, formations, collaboration à distance.

Les réunions ont l'inconvénient de ne pas être suffisamment inclusives : 50 % des personnes estiment ne pas avoir pu exprimer leur point de vue. Le talent est souvent gaspillé car les collaborateurs n'osent pas.

Surtout, les réunions sont souvent très inefficaces, peu créatives et sans décision. Klaxoon est une solution tout-en-un qui aide les équipes à structurer leurs réunions et à les rendre plus fluides. Le but des différents outils est de recueillir le plus de retours possible des participants (les réunions sont enrichis de questions, sessions de vote, challenges, sondages, brainstorming, quiz). Grâce à ses différents outils, Klaxoon vous permet d'optimiser la manière d'organiser et de mener les réunions pour être plus productifs et perdre moins de temps.

L'outil a également des intégrations avec Microsoft teams, Dropbox, pour faciliter et améliorer encore l'expérience utilisateur et répondre aux besoins de toutes les entreprises. Klaxoon a également consolidé ses partenariats technologiques avec la sortie de Board Hybrid, une nouvelle interopérabilité avec Jira.

Klaxoon est gratuit et existe aussi une version payante avec de nombreuses fonctionnalités disponibles. Mais la version gratuite est déjà complète et vous aidera beaucoup ! Klaxoon est donc un outil très puissant à prix abordable.

Le champ d'utilisation de Klaxoon est vraiment très large. C'est une solution qui devient vraiment un standard pour de nombreuses industries.

3. Booster votre concentration avec FOCUS BOOSTER

Focus Booster est une application qui vous aidera à vous concentrer !

Avec une interface super simple, son objectif principal est de vous faire vous concentrer sur votre travail, tout en faisant des pauses constantes entre les moments de concentration.

L'idée est basée sur la Technique Pomodoro qui consiste à travailler pendant 25 minutes sur la même tâche, sans vous arrêter. Puis, après ce temps, vous pouvez vous reposer pendant 3 à 5 minutes. Vous répétez ce cycle 4 fois. Après ces quatre cycles, vous pouvez faire une pause plus longue.

Pour l'utiliser cette méthode de productivité, vous devez définir votre temps de travail et temps de repos dans Focus booster. L'outil a une minuterie qui avance au fur et à mesure que les 25 minutes s'écoulent. Ainsi, vous n'avez pas besoin de vérifier le temps et vous pouvez concentrer simplement sur l'accomplissement de votre tâche avant la fin du temps imparti.

L'outil est disponible en version Web ainsi qu'une application mobile.

4. RESCUE TIME analyse votre productivité sur votre ordinateur

Rescue Time est une application que vous téléchargez sur votre ordinateur et que vous laissez fonctionner en arrière-plan. L’outil analyse et contrôle tout ce que vous faites, pour mesurer ce sur quoi vous avez passé votre temps. Il analysera les pages auxquelles vous avez accédé et calculera exactement combien de temps vous êtes resté sur chacune d'elles. Ensuite, il génèrera un rapport avec toutes ces données.

Ce logiciel propose également st très complet et possède plusieurs fonctionnalités spécifiques pour vous aider à contrôler votre temps et à rester concentré. C'est le cas de l'option « Get focused », qui vous donne la possibilité de choisir le moment où vous souhaitez rester concentré sur une activité spécifique. Pendant ce temps, l’outil bloque l'accès à tout ce qui peut vous distraire et vous permet d'être plus productif.

L’outil peut être personnalisé pour les catégories, les activités, la gestion des alarmes et autres. Une fonctionnalité très intéressante est la possibilité de définir des objectifs quotidiens : par exemple, utilisez 30 minutes pour lire un journal ou utilisez la première heure de la journée de manière plus productive.

Rescue Time publie des rapports mensuels et hebdomadaires, donnant à l'utilisateur un aperçu de la façon dont il a utilisé son temps. Ces rapports arrivent directement dans votre boite e-mail, ce qui est super pratique pour suivre vos processus.

5. CALENDLY vous aide à planifier des réunions

Calendly est un outil de planification de réunions qui permet de connecter jusqu'à six calendriers. L’outil vérifie vos disponibilités instantanément et aide vos contacts et clients à prendre rendez-vous avec vous, améliorant ainsi leur expérience.

Son objectif est d'organiser et d'optimiser pleinement votre emploi du temps, en automatisant le processus de clôture des réunions ou des rendez-vous de travail.

Avec Calendly vous :

• Réduisez le nombre de personnes qui ne se présentent pas aux réunions en envoyant des rappels par email.
• Vous pouvez programmer la limite de rendez-vous que vous avez dans la journée pour éviter la saturation.
• Détectez le fuseau horaire des invités afin qu'il n'y ait pas de confusion.

Le mot de la fin :

Une bonne gestion du temps et des activités est essentielle pour maintenir un bon flux de travail. Une personne est considérée comme productive lorsqu’elle accomplit plus de tâches en maintenant la qualité et le coût.

Néanmoins, dans la vie de l’entreprise, il est parfois difficile de s'organiser pour mieux utiliser le temps disponible pour travailler.

C'est pourquoi les outils de productivité sont importants pour les entreprises et les entrepreneurs car ils permettent de gérer les heures de travail, de définir plus facilement les actions qu'il faut faire, d'optimiser le travail entre les autres membres de l'équipe ou encore d'unifier les informations.

Quel outil avez-vous trouvé le plus intéressant ? L’un ou plusieurs d’entre eux vous aidera à rester concentré et productif, et à accomplir toutes vos tâches !