L’intensité concurrentielle pousse les entreprises à optimiser en permanence leurs dépenses. Pour cela, elles sont en recherche permanente d'économies en éliminant les coûts, qu'ils soient fixes ou variables. Selon les experts, la somme de tous les coûts ne devrait pas dépasser 30% du chiffre d'affaires de l'entreprise. Cependant, afin de minimiser les dépenses, il est nécessaire de comprendre, en premier lieu, quelles dépenses peuvent être réduites en entreprise ?
Réduire votre budget d’impression avec les photocopieurs et imprimantes
Toutes les technologies évoluent et les photocopieurs et imprimantes ne sont pas en reste. Plus modernes, elles restent un équipement relativement difficile à choisir. Pour une entreprise, la première question pour déterminer quel modèle répondra le plus efficacement à vos besoins est : à quoi servira l'imprimante ou le photocopieur ? Prévoyez-vous beaucoup d'impression ? Privilégiez-vous l’impression en noir ou en couleur ?
Veuillez noter qu'il y a peu de différences entre le photocopieur et l'imprimante. D'un point de vue fonctionnel, le photocopieur sert à assurer l'impression rapide de documents en grand nombre et contrairement à une imprimante, il n'a pas besoin d'être relié à un poste informatique pour effectuer une copie.
Fondamentalement, deux technologies divisent le monde de l'impression : le laser et le jet d'encre. Un peu plus chères pour la plupart, les imprimantes et photocopieurs laser sont souvent utilisées dans les environnements d'entreprise. L'impression est plus rapide, jusqu'à 20 pages par minute en moyenne, par rapport au modèle à jet d'encre (4 pages par minute). Et le toner dure jusqu'à 10 fois plus longtemps qu'une cartouche d'encre.
En tirages noir et blanc, les photocopieurs laser sont imbattables. Pas seulement pour la vitesse, mais pour la haute définition des détails dont la netteté est significative. Néanmoins, pour les impressions couleur, peu de modèles laser ont égalé la qualité d'impression couleur des imprimantes jets d'encre. Et si le prix est plus élevé que les imprimantes à jet d'encre ; mais dans la plupart des cas, cela convient au budget d'une petite entreprise.
En général, pour les entreprises qui souhaitent imprimer des images couleur et des photos éclatantes en haute résolution, les imprimantes à jet d'encre sont le meilleur choix. L’impression jet d'encre produit de meilleures images couleur : avec une gradation des couleurs plus subtile et une meilleure saturation. Les résultats sont plus naturels. En fait, les imprimantes photo professionnelles sont presque toujours à jet d'encre.
Faites le calcul pour calculer le coût par page imprimée. Les prix des différentes cartouches varient beaucoup. Un toner noir classique capable d'imprimer un millier de pages coûte en moyenne entre 90 à 120 euros. En divisant le nombre de pages imprimées par la valeur du toner, le coût par page se situe entre 9 et 12 cents pour une imprimante laser. Un toner capable d'imprimer 12 000 pages, en revanche, coûte environ 300 euros et alors le coût d'impression tombe à environ 2 cents par page. L'impression laser couleur est un peu plus chère, car vous aurez non seulement besoin de toner noir, mais aussi de cyan, magenta et jaune. Avec une capacité de mille impressions couleur, chaque toner coûte en moyenne 150 euros. Une page imprimée moyenne, en ne considérant qu'une seule couleur, est de 15 cents.
Pour les imprimantes jets d'encre, les cartouches traditionnelles se vendent en moyenne 40 euros. La capacité d'impression de chacune est d'environ 150 pages en noir et un peu moins de 100 pages en couleur. Ainsi, nous pouvons estimer le coût par page du jet d'encre entre 25 et 40 centimes. Cela est bien plus cher que n'importe quelle impression jet d’encre.
Laser ou jet d'encre, aujourd’hui, pour des résultats professionnels de la plus haute qualité, les photocopieurs multifonctions sont le meilleur choix combinant à la fois vitesse d'impression, scanner, photocopie, agrafeuse et parfois même fax en un seul appareil. Ces photocopieurs multifonctions représentent plus de 85 % du marché.
Comment réduire votre budget d’informatique avec l'infogérance ?
Avec l'évolution de la technologie, les systèmes informatiques sont de plus en plus à la merci des cyber-attaques. Certains systèmes informatiques ont été construits avec des lacunes qui peuvent être utilisées par les cybercriminels pour pénétrer et voler les données de votre entreprise. Avec la quantité de données internes (informations financières et stratégiques) et externes (données clients relevant de la compétence de l'entreprise), il est essentiel de prendre des mesures de protection.
La principale attitude adoptée par les entreprises aujourd'hui pour protéger leurs données est de mettre en œuvre une solution logicielle et/ou matérielle de sécurité de l'information pour minimiser les risques d'intrusion, de fraude et de détournement de données. Le problème est que la protection et la maintenance informatique nécessite une attention constante et cela peut couter cher.
La solution est l'externalisation de la gestion de la sécurité de votre infrastructure l'informatique. L'équipe informatique interne peut souvent être surchargée avec les demandes les plus diverses et peut ne pas avoir suffisamment de temps pour répondre efficacement à la gestion de la sécurité.
Un partenariat peut être réalisé avec un expert en solutions informatiques et bureautiques, qui mettra à votre disposition des professionnels spécialisés dans la mise en œuvre de solutions de sécurité et disposant d'une expérience et d'un savoir-faire sur la gestion et protection de parc informatique.
Les raisons d'externaliser la gestion de votre parc informatique sont nombreuses :
- Difficulté d'embauche : les professionnels ayant des connaissances avancées en matière de sécurité et gestion de parc informatique sont rares. L’embauche et la formation interne prennent du temps et ont un coût. La meilleure option est l'externalisation, dans laquelle votre entreprise peut s'appuyer sur des professionnels expérimentés et qualifiés. De plus, la plupart des entreprises ne disposent pas de grandes équipes informatiques capables de gérer une infrastructure technologique complète avec les exigences de sécurité requises.
- Mise à jour constante : la technologie évolue chaque jour, ce qui rend très difficile pour un professionnel de l'informatique impliqué dans d'autres activités d'avoir le temps de mettre à jour et de tirer le meilleur parti des solutions de sécurité. Une équipe externe est composée de professionnels spécialisés dans la protection des données, travaillant avec les dernières avancées en matière de sécurité, est beaucoup plus pratique pour obtenir les meilleures performances des outils de sécurité.
- Concentrez-vous sur vos activités : pour la plupart des entreprises, l'informatique n'est pas une source de revenus, mais un moyen de maintenir leurs modèles économiques. Pour cela, embaucher du personnel dédié en CDI n'a pas beaucoup de sens commercial. L'externalisation est la meilleure option en termes commercial, afin de ne pas perdre de temps à gérer les outils et les personnes, et être capable de concentrer vos ressources sur ce qui compte vraiment, votre entreprise.
- Contrôle des coûts : l'externalisation des coûts informatiques convertit les coûts informatiques fixes en coûts variables et vous permet de budgétiser efficacement, en économisant autant que possible. En d'autres termes, ne payez que ce que vous utilisez, et uniquement lorsque vous en avez besoin.
Comment réduire votre budget de téléphonie ?
Les communications au sein d'une entreprise, notamment celles réalisées par téléphonie traditionnelle, ont longtemps été une source de dépenses astronomiques pour la plupart des entreprises. Les appels nationaux et internationaux, tout au long de la journée de travail, depuis les téléphones fixes et mobiles généraient des coûts impossibles à éviter.
Mais tout cela a changé depuis l'apparition de la téléphonie IP, un système de communication qui permet l'utilisation d'Internet pour la transmission de la voix et des données grâce à la technologie VoIP.
Les services téléphoniques modernes fournit par la VoIP en utilisant des appels vocaux HD ont révolutionnés les systèmes de téléphonie. En plus des services VoIP , l'utilisation accrue des smartphones professionnels signifie qu'ils peuvent désormais également être ajoutés à un écosystème de téléphonie d'entreprise, en utilisant les fonctionnalités BYOD (Bring Your Own Device), et dans ce cas, les employés peuvent utiliser le même système téléphonique professionnel lorsqu'ils sont en déplacement ou de chez eux lorsqu'ils travaillent à distance.
Les systèmes téléphoniques d'entreprise ont évolué vers une multitude de services automatisés qui peuvent être ajoutés ou intégrés à l'aide des plates-formes logicielles incluses, telles que la réponse vocale interactive (IVR) , ainsi que des fonctionnalités telles que la numérotation prédictive, le routage des appels ou intégration avec un logiciel CRM .
De plus, les systèmes téléphoniques basés sur le cloud offrent des niveaux d'analyses sans précédent qui vous permettent non seulement de maximiser les communications pour votre système téléphonique, mais également de fournir des informations utiles sur le comportement et les déplacements des clients, ainsi que de simplifier les ventes et l'assistance pour interagir avec les clients. Parfois vendues sous le nom de communications unifiées, les solutions de téléphonie d'entreprise modernes vous permettent de gérer beaucoup plus facilement toutes les communications au sein de votre entreprise et de vos clients en garantissant, évolutivité, maintenance peu coûteuse, flexibilité et mobilité.
Les services de téléphonie IP réduisent plus que considérablement les coûts surtout lorsqu'on parle de gros volumes d'appels. Grâce aux nouvelles technologies et à l'apparition de la téléphonie VoIP, une entreprise peut disposer d'un standard virtuel et réduire sa facture téléphonique de 20 à 60 % (dans certains cas, ce pourcentage d'économie est encore plus élevé). Et tout cela peut être réalisé de manière simple et sans avoir besoin d'investir dans les infrastructures.
Les entreprises cherchent toutes à réduire leurs coûts, et c'est pourquoi la téléphonie IP tend à remplacer les autres systèmes de communication, quelle que soit la taille de l'entreprise ou du secteur d'activité.
Comment gagner en productivité dans votre entreprise grâce à la G.E.D ?
G.E.D est l’acronyme de Gestion Efficace des Documents. Les avantages de la gestion efficace des documents sont nombreux et de plus en plus d'entreprises travaillent sur cet aspect car la quantité d'informations qu'elles doivent stocker augmente. Passez à la facture électronique, dématérialisez vos documents, intégrez des workflows de validation à votre entreprise, la G.E.D permet tout cela en offrant bien d’autres avantages :
- Gagnez du temps et partagez des documents plus facilement : l'un des avantages de la gestion efficace de document est qu'elle facilite la recherche et la récupération de certains documents. Transportez des informations d'un endroit à un autre sans difficulté. Cela accélère beaucoup plus la communication interne et externe de l'entreprise, augmentant de manière exponentielle sa productivité. Une entreprise rapide capable de gérer ses documents avec facilité sera beaucoup plus attrayante pour le client.
- Conservation des documents : la numérisation des documents permet d’éviter que tous les documents soient perdus ou égarés et facilite leur accès. De plus, sous format électronique, ils ne subiront aucune détérioration et seront toujours conservés en parfait état.
- Des économies : moins de papier, plus de temps, plus de productivité et donc plus d'économies. En raison de la productivité accrue de l'utilisation d'un système de gestion de documents, vous gagnerez plus d'argent.
- Gagnez de l'espace : Un autre avantage de la gestion des documents est la quantité d'espace économisé pour le stockage. Comme la documentation est convertie au format numérique, elle ne sera pas stockée sur des étagères ou des tiroirs. Cela aidera votre entreprise car accélérera beaucoup plus les processus de recherche d'informations en les regroupant tous au même endroit.
Le mot de la fin
Les dépenses ont un impact direct sur les résultats de l'entreprise et, par conséquent, il est essentiel d'avoir un contrôle et une gestion adéquats de celles-ci. Toutes les entreprises, qu'elles soient petites ou grandes, doivent mettre en œuvre le plus tôt possible des actions pour réduire systématiquement les dépenses, assurant le bon déroulement des activités de l'entreprise. Pour cela, il est nécessaire de n'utiliser que ce qui est vraiment nécessaire.
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