L'un des objectifs d'une entreprise est de gagner constamment en efficacité. Pour y parvenir, il lui faut être particulièrement organisée. L'organisation d'une entreprise est d'abord une affaire de personnes, ayant un travail particulier à réaliser en employant certaines méthodes et en se servant des moyens adéquats. Nous vous proposons ici de découvrir quelques solutions pour mettre en place une structure organisationnelle efficace dans votre entreprise.
Faites appel à un service de permanence téléphonique
La permanence téléphonique est un service fourni par un prestataire extérieur qui se charge de la gestion du secrétariat de l'entreprise. Ce service vous permet en effet d'externaliser la gestion des appels entrants destinés au secrétaire vers un professionnel du télésecrétariat. Ce dernier est chargé de fournir aux appelants les informations exactes et utiles qu'ils recherchent, à des heures de pause ou de fin de travail du personnel de l'entreprise.
Pour obtenir un service de permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7 de qualité, n'hésitez pas à contacter A3COM, un spécialiste du télésecrétariat qui propose des services sur mesure dans tous les domaines d'activités en entreprise. Une fois que vous aurez énoncé vos consignes spécifiques au prestataire, son équipe connaîtra exactement les réponses à apporter à vos clients en toute situation. Le service de permanence téléphonique favorise donc l'augmentation en quantité et en qualité de la réception téléphonique dans votre entreprise.
Selon le degré d'importance des demandes des appelants, le professionnel traitera le sujet ou transfèrera le message aux personnes habilitées à y répondre. Vous pourrez également lui confier les agendas professionnels de l'entreprise afin qu'il gère les prises de rendez-vous et planifie la tenue des réunions. Un tel service permet d'optimiser l'organisation de votre entreprise et de la rendre plus efficace. Cette prestation peut aller jusqu'à remplacer en grande partie le service client interne et permettre ainsi à l'entreprise de réaliser jusqu'à 70% d'économies sur ce poste budgétaire non négligeable.
Adoptez un Management System de qualité
Pour que votre entreprise soit particulièrement efficace, chaque composante de son organisation doit jouer convenablement sa fonction. Ainsi, les membres du personnel doivent être compétents, capables de refléter la culture de votre entreprise et le professionnalisme de son mode de fonctionnement. En outre, le travail à réaliser et sa gestion (distribution des tâches à différents niveaux du personnel) doivent être consignés dans les descriptions de fonctions et les organigrammes. Enfin, les ressources matérielles nécessaires à l'exécution des fonctions (postes de travail, ordinateurs, moyens financiers, etc.) doivent être présentes et fonctionnelles.
Ainsi, la bonne adéquation et l'harmonie entre ces composantes optimisent l'organisation de votre entreprise et témoignent d'un management de qualité. En cas de défaillance dans le système de gestion des travaux, le chef d'entreprise est tenu de proposer un coaching ou une formation à ses employés, en ayant au préalable ciblé les différents points à corriger. Le personnel gagne ainsi en expérience et en compétences, ce qui donne lieu à une plus grande efficacité dans les activités de l'entreprise.
Remarquez qu'un accent particulier doit être mis sur la culture dans laquelle évolue votre entreprise. Il s'agit des éléments relatifs à l'histoire de celle-ci, à la notoriété qu'elle aurait éventuellement acquise au fil des années, ainsi qu'au secteur dans lequel elle exerce ses activités. C'est une condition indispensable à l'efficacité de l'entreprise, car elle donne de la valeur ajoutée à son organisation.
Instaurez une structure organisationnelle dynamique dans votre entreprise
Un bon dirigeant doit tenir compte de deux volets complémentaires et indissociables dans sa stratégie de gouvernance. Il s'agit notamment de la création de valeur et de la maîtrise des risques. De ces deux volets découlent de dispositions précises, dont une structure organisationnelle dynamique, stimulant l'efficacité du groupe.
Les structures organisationnelles sont variables selon le type d'organisation de travail adoptée par les dirigeants de l'entreprise. On distingue notamment les organisations hiérarchiques ou pyramidales, matricielles et divisionnelles. Cependant, chaque structure compte différentes catégories de fonctions, selon lesquelles l'entreprise développe son activité.
Les différentes fonctions en entreprise
Ce sont les différents niveaux où les objectifs généraux de l'entreprise seront traités, afin d'être pleinement atteints. Il s'agit notamment de ces fonctions :
- Direction et administration générale : qui s'occupe de la définition des stratégies de travail et de la gestion globale de l'entreprise
- Production : qui prend en charge la production ou les services (selon le domaine d'activité) de l'entreprise et permet à la société de créer une valeur ajoutée
- Achats : dont le rôle est d'assurer l'achat des matières premières et des ressources matérielles dont l'entreprise aura besoin pour atteindre ses objectifs
- Marketing et ventes : qui met en place des moyens stratégiques pour vendre les produits et services de l'entreprise
- Logistique : qui contrôle la bonne gestion des flux matériels et informationnels au sein de l'entreprise et à l'extérieur
- Comptabilité et finance : qui gère les entrées et sorties des moyens financiers de la société, fixe les prix de vente de ses produits et services en fonction du budget qu'elle établit au préalable et soumet au manager (chef exécutif de l'entreprise)
- Ressources humaines : qui s'occupe du recrutement et de la gestion du personnel salarié effectuant les tâches de l'entreprise à divers niveaux
- Recherche et développement : qui s'occupe de la recherche dans le but d'innover, d'améliorer l'offre de la société, et aussi de l'adapter aux circonstances
Comprenez alors que le chef d'entreprise établit la liste des objectifs à atteindre et les décline à différents niveaux selon la fonction qui devra s'en charger. Les ressources matérielles nécessaires sont alors mises à la disposition de chacun de ces acteurs selon sa mission. Le chef d'entreprise se doit, entre autres, de s'assurer de la bonne exécution des tâches et du fait que les objectifs fixés soient atteints. Aussi, il ne doit pas manquer de réunir les organes principaux de l'entreprise afin d'évaluer les risques pour pouvoir les maîtriser à un niveau approprié. De cette façon, les enjeux et intérêts de l'entreprise sont protégés.
Les liens à établir dans la structure organisationnelle de l'entreprise
Une fois les différents organes fonctionnels établis dans l'entreprise, et affectés des tâches qui leur reviennent, elles doivent être reliées les unes aux autres. Il s'agit en premier lieu de liens hiérarchiques, qui indiquent les relations de subordination entre les membres d'un même groupe fonctionnel et aussi dans le groupe (votre entreprise) en général.
Deuxièmement, la structure organisationnelle de votre entreprise devra être reliée par des liens de conseil et de prestations de services. Ce sont des liens établis pour la collaboration entre deux éléments de l'entreprise, n'ayant aucun lien hiérarchique entre eux.
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