Une entreprise doit toujours rester efficace au risque de disparaître au profit d'autres concurrents. Pour améliorer les performances de votre entreprise, aucun secteur ne doit être négligé. La téléphonie et la bureautique sont des éléments qui ne sont hélas, pas toujours pris en compte par les entreprises. Ces secteurs peuvent également contribuer à booster les performances. Voici 3 solutions en matière de téléphonie et de bureautique qui vous aideront à rendre votre entreprise plus compétitive.
L'imprimante multifonction, un appareil bureautique indispensable
L'imprimante multifonction est un appareil polyvalent qui répond à tous vos besoins professionnels. Qu'elle soit à laser ou à jet d'encre, cet outil bureautique vous permet de disposer des fonctions suivantes :
- le scanner : cette fonction permet de numériser tous les documents de votre entreprise et de les enregistrer sur le serveur de votre ordinateur ou un disque dur. C'est l'idéal pour faciliter l'échange de documents dans votre entreprise. Cette fonction vous évitera par ailleurs d'être envahi par des documents papier.
- l'impression : grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez imprimer des documents numériques en version papier. Les imprimantes multifonctions ont la particularité d'imprimer les formats A3 et A4.
- la photocopieuse : elle permet de créer des copies de vos documents en papier. La photocopie peut être réalisée en noir et blanc ou en couleur.
- le fax : il permet d'échanger des documents en interne ou en externe. Toutefois, avec la généralisation des mails, la fonction de télécopie tend à disparaître des modèles d'imprimantes multifonctions modernes.
En résumé, l'imprimante multifonction est un appareil 3 en 1 ou 4 en 1. Elle permet d'économiser de l'espace puisqu'elle remplace 4 appareils bureautiques différents. De plus, lorsque vous comparez le coût d'une imprimante multifonction au coût cumulé de ces 4 appareils, vous comprendrez qu'il s'agit d'un excellent investissement. Il faut aussi noter que les imprimantes multifonctions sont des appareils faciles à installer et à utiliser.
Si vous désirez acquérir une imprimante multifonction, vous trouverez chez Ceos-it, ce qui se fait de mieux en matière d'appareils de bureautique et de téléphonie pour votre entreprise. Ces derniers s'intègrent en effet facilement dans n'importe quel système informatique. Ils possèdent un écran tactile qui rend l'usage très facile. Vous n'avez pas besoin d'une formation particulière pour son utilisation. Les modèles les plus récents sont capables de se connecter sur internet via le WiFi. Vous pouvez donc envoyer des fichiers à imprimer depuis votre mobile, quel que soit l'endroit où vous êtes.
La visioconférence, un outil de téléphonie essentiel
La visioconférence ou vidéoconférence est un moyen de communication par vidéo entre deux personnes situées à deux endroits différents. Elle permet non seulement la transmission de l'image, mais également celle de la parole. La visioconférence nécessite une connexion internet ainsi qu'un écran et un logiciel. Si autrefois la visioconférence était considérée comme un luxe ou comme un moyen de communication inutile, aujourd'hui, elle est de plus en plus adoptée par les entreprises. Voici les principales conséquences de la visioconférence sur la productivité d'une entreprise.
Réduire les frais de transport grâce à la visioconférence
Les voyages d'affaires coûtent cher. Même si la visioconférence ne remplace jamais un tête-à-tête, elle offre quand même la possibilité de créer un contact visuel avec son interlocuteur. Cela est largement suffisant si vous devez aborder des sujets courants.
Améliorer la communication dans l'entreprise grâce à la visioconférence
Aujourd'hui, les employés d'une entreprise sont de plus en plus éloignés géographiquement. Certains sont constamment sur la route pour des motifs professionnels et d'autres sont même sur un autre continent. Heureusement, les grandes distances n'ont pas d'importance lorsque votre entreprise est équipée de visioconférence. Ce moyen de communication permet également d'échanger plus facilement avec un client, un sous-traitant ou un prestataire qui n'est pas dans la même région ou le même pays que vous.
Augmenter la productivité grâce aux outils bureautiques
Vous avez besoin de l'avis de votre équipe sur une situation délicate ? Au lieu de décrocher votre téléphone ou d'envoyer des mails, connectez-vous pour une réunion par vidéoconférence. Ce moyen de communication permet des échanges plus naturels et plus spontanés, proches d'un vrai face-à-face. Les nouvelles technologies de l'information et la mise en réseau du personnel augmentent la productivité de votre entreprise. Vous n'avez plus besoin de passer des heures dans un train ou dans un avion avant d'assister à une réunion.
La téléphonie IP ou VoIP, outil bureautique innovant
VoIP est l'acronyme pour Voice Over Internet Protocol, c'est-à-dire transmission de la voix par internet. C'est une solution de téléphonie qui numérise les sons en données informatiques. Elle est devenue incontournable pour les entreprises qui souhaitent simplifier la gestion de leur standard téléphonique et gagner du temps. Voici quelques raisons qui vous convaincront d'opter pour la téléphonie IP :
- appels illimités à l'international,
- lignes téléphoniques illimitées,
- identification de l'appelant,
- facile à installer.
En dehors des points cités ci-dessus, la téléphonie IP offre une panoplie de fonctions qui permet de gagner en compétitivité et en productivité. Avec la VoIP, vous emportez ainsi le numéro du bureau même au cours de vos voyages d'affaires. Plus besoin de donner votre numéro personnel. Cette solution de téléphonie offre plusieurs autres fonctions intéressantes telles que : la possibilité de voir les statistiques des appels, le fax, l'enregistrement des appels, le transfert des messages de la boîte vocale vers la boîte mail.
Avec la VoIP, vous n'avez plus à vous inquiéter des factures téléphoniques. Vous ne payez en effet qu'une seule facture, quel que soit le nombre de lignes que vous possédez. Vous avez aussi la possibilité d'ajouter et de supprimer autant de postes que vous le souhaitez. C'est un élément à ne pas négliger si vous êtes une jeune entreprise en pleine croissance. Il faut aussi rappeler que l'Autorité de Régulation des Télécoms a acté la fin du réseau téléphonique traditionnel. Depuis 2019, nous assistons à une migration vers la VoIP. Cela prendra encore quelques années, mais il vaut mieux prendre les devants afin de ne pas être surpris. Un bon entrepreneur doit savoir anticiper.
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