Le coût total de votre flotte automobile
Le coût total de la flotte inclut tous les coûts d'utilisation de vos véhicules. Ces différentes dépenses sont concentrées dans ce qu'on appelle communément le "coût de possession" ou TCO (Total cost of ownership). Plusieurs paramètres sont donc à considérer, car ces derniers seront liés aux coûts directs et indirects de votre entreprise.
L'amortissement des véhicules
L'amortissement fait partie des coûts en capital, car il s'agit de la diminution de la valeur d'acquisition de votre véhicule ainsi que de ses équipements, tout au long de son utilisation. La durée de sa période d'utilité peut être relativement courte. Cependant, s'il s'agit d'une voiture de location, les loyers seront pris en compte. Généralement, les frais d'amortissement représentent 40% du coût total de la flotte.
Les conducteurs
Il s'agit d'un coût annuel brut relatif à l'organisation des différents conducteurs ou chauffeurs de votre entreprise. Cela comprend donc le salaire et les cotisations sociales de ces derniers. Ils font partie de vos frais de fonctionnement.
L'assurance
L'assurance représente un coût annuel qui concerne votre véhicule, mais aussi votre cargaison et vos passagers. Vous avez la possibilité d'opter pour une assurance classique ou pour une assurance spécifique, selon vos besoins. L'assurance intègre également les frais de fonctionnement. Il faut envisager un budget d'environ 9% de la totalité des coûts.
Les accidents de la circulation
Les accidents de la circulation sont imprévisibles, mais il est toujours judicieux de les considérer. Le coût annuel des accidents inclut généralement les frais de réparation du véhicule, mais aussi l'indemnisation des tiers, en cas de dommage collatéral. Afin d'anticiper ce genre de dépenses imprédictibles, n'hésitez pas à solliciter l'aide d'experts en gestion de flotte automobile, à l'instar d'Aficar, pour bénéficier de conseils et de solutions de gestion adéquates en toutes situations.
Les amendes
Bien qu'il s'agisse d'un élément qui peut être évité, le paiement des amendes de la circulation dépendra bien entendu de la conduite de vos conducteurs ou des problèmes qu'ils pourront rencontrer sur la route.
Les taxes et redevances
Cela inclut généralement le coût annuel des visites techniques, de la taxe sur véhicule, des autorisations diverses pour les transports spéciaux, de la carte de transport et du bonus ou malus à l'achat de votre véhicule. Les taxes représentent environ 5,5% du coût de possession.
L'entretien et la maintenance des véhicules
Les coûts d'entretien comprennent la maintenance préventive, l'achat des pièces de rechange, la lubrification des véhicules ou la réparation des pneus, ainsi que la main-d'œuvre.
Le carburant
Vous devez également prendre en compte le coût annuel du carburant de vos véhicules pour les maintenir en activité. La mesure de ce coût doit tenir compte de certains paramètres, dont la consommation par kilomètre de chacun de vos véhicules, ainsi que le type de véhicule (hybride, électrique, diesel, essence).
Les divers coûts masqués de la flotte automobile
Ces coûts incluent notamment les différents éléments qui assurent le bon fonctionnement de la gestion de votre parc automobile. Il peut s'agir des différentes technologies employées (essentiellement des logiciels informatiques) et des machines utilisées.
Le contrôle efficace pour optimiser vos coûts de flotte automobile
Il est possible de suivre de près la performance de votre flotte automobile et de pouvoir ainsi optimiser favorablement vos différents coûts. Dans la gestion de vos dépenses, les coûts fixes peuvent déjà s'intégrer facilement dans les prévisions de dépenses, puisque ces derniers sont stables pendant une période donnée. Votre tâche sera donc de calculer astucieusement vos dépenses variables et de gérer efficacement votre parc auto à l'aide d'un système de gestion opérationnel.
Le calcul des dépenses variables
Pour procéder à ce calcul, il est important d'analyser chaque niveau d'activité. Prenez donc en considération les coûts attribués à chaque véhicule, et non à l'ensemble de votre flotte. Dans certains cas, vous pouvez avoir un groupe de véhicules présentant le même niveau d'activité. Mais la manière la plus sûre de gérer votre budget au montant réaliste est de prendre vos véhicules un à un.
Vous devez alors prévoir vos dépenses en fonction des kilomètres parcourus. Cela nécessite d'analyser par exemple la dépense annuelle de carburant, le coût d'entretien, les coûts de réparation et le coût de remplacement des pneus. Grâce à ses indicateurs, vous serez en mesure de détecter les véhicules qui nécessitent davantage d'attention au niveau de leur maintenance.
L'évaluation des itinéraires
Ensuite, l'évaluation de vos dépenses variables sera nécessaire par rapport aux activités de chacune de vos unités. Il s'agit plus particulièrement des itinéraires effectués par chaque véhicule. Vous serez également en mesure de connaître les différents circuits de vos véhicules.
Veillez par exemple à vous renseigner sur la qualité des routes empruntées par vos véhicules. En effet, l'état de la route peut avoir un impact sur la consommation de carburant par exemple. Si votre véhicule circule habituellement sur une route rocailleuse, sa consommation de carburant pourrait être élevée. Cette situation peut également entraîner l'usure inhabituelle des pneus. En évaluant vos itinéraires, il sera plus facile de programmer une maintenance adéquate pour chaque type de véhicule.
L'utilisation d'un système de gestion de flotte en entreprise
En vous aidant d'un système de gestion de flotte dédié, vous permettrez à votre entreprise d'avoir un contrôle permanent et continuel de votre flotte. Il s'agit d'un suivi détaillé de l'activité de chaque véhicule de transport de votre parc. Ainsi, toutes les informations au niveau des calculs de performances de chaque unité seront enregistrées préalablement pour pouvoir anticiper des mesures d'amélioration éventuelles.
Ce dispositif est un logiciel qui permet à chacun de vos véhicules de se connecter et donc de transmettre des informations informatisées en temps réel. C'est ce qu'on appelle communément un "système télématique". Ainsi, en contrôlant vos indicateurs de performance, vous pourrez alors facilement gérer les coûts de votre flotte et prendre des décisions rationnelles. L'un des avantages de solliciter un tel système de gestion de flotte est de pouvoir réduire considérablement les coûts.
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