Que vous soyez une TPE ou une PME, la communication est un aspect que vous devez considérer. Vous devez être en mesure de passer des appels dans le cadre de votre activité afin de joindre et d'être joint par vos clients ou vos fournisseurs. À cet effet, il est important de vous pencher vers une solution qui favorisera la réduction des coûts de communication. C'est là qu'intervient la téléphonie VoIP. Quels sont les avantages de son installation en entreprise ? On vous en parle ici.
La téléphonie VoIP : qu'est-ce que c'est ?
La téléphonie sur IP est une solution qui a recours au protocole de télécommunication destiné à internet (Internet Protocol). Elle utilise une connexion à internet, haut débit de préférence, et permet de passer des appels de manière illimitée. Cette alternative s'oppose au Réseau Téléphonique Commuté ou RTC qui est le système traditionnel encore exploité au sein de nombreuses entreprises.
Pour la petite histoire, la première application ayant rendu populaire la VoIP, c'est Skype. Elle sert à réaliser des appels vocaux et vidéo mais de façon limitée. Il existe de nombreuses manières de désigner la VoIP. Il s'agit notamment de :
- la téléphonie par internet
- la téléphonie sur IP (ToIP)
- la téléphonie IP hébergée
- et la téléphonie SIP
Pour procéder à l'installation d'un dispositif de téléphonie VoIP Cloud moderne, simple et économique, l'idéal est de contacter une entreprise de télécoms en Île-de-France si vous résidez dans la région, pour garantir un travail rapide et efficace.
Quel est le mode de fonctionnement de la VoIP ?
Le fonctionnement de la téléphonie VoIP est un peu singulier. Cette technologie numérise la voix, la transforme en paquets de données et la transporte par le biais d'une connexion internet haut débit. Qu'il s'agisse de la fibre optique, de l'ADSL ou du câble, les appels ne transitent plus par les équipements du réseau cuivre traditionnel. Le principal objectif de la VoIP, c'est de favoriser l'accessibilité à des communications en qualité HD.
L'enjeu des outils de communication pour les entreprises
Toute entreprise a pour objectif de se développer. Pour atteindre cet objectif, il est important qu'elle ait à sa disposition les outils qui lui permettront d'augmenter sa productivité et de vendre ses produits ou services. Avoir de bons moyens de communication s'avère alors essentiel.
Pour contacter ou être contacté par ses clients dans le but de leur offrir des prestations ou de les fidéliser, il est indispensable de mettre en place un accueil téléphonique professionnel. De même, pour joindre les fournisseurs nationaux ou internationaux, il est important de posséder un dispositif performant qui ne consomme pas trop de frais de communication.
Quels sont les paramètres techniques à considérer pour mettre en place la VoIP ?
Avant de réaliser l'installation de la téléphonie VoIP au sein de votre entreprise, il est d'abord préférable de prendre en considération votre connexion internet. Si cette dernière n'est pas performante, vous n'aurez évidemment pas une communication de bonne qualité.
Ensuite, vous devez vérifier la compatibilité de vos appareils actuels avec le dispositif IP. Dans l'éventualité où ils ne seraient pas adaptés au nouveau système, vous pourriez devoir les changer. Enfin, il est impératif de s'équiper d'un IPBX ou de faire migrer le matériel en place en IP si celui-ci le permet. Ces outils vous permettront d'administrer de manière automatique les lignes de téléphonie IP.
À quel moment faut-il migrer vers la téléphonie VoIP en entreprise ?
Il existe des moments qui sont propices à la migration d'une entreprise vers la téléphonie VoIP. Son installation peut répondre à un besoin ou à un manque existant. Sur cette base, vous pouvez mettre en place la VoIP lors de la création d'une société ou lors du déménagement de votre établissement vers un nouvel immeuble.
Par ailleurs, vous pouvez attendre le moment du renouvellement de votre contrat d'entretien téléphonique avec votre prestataire. Enfin, si vous constatez une panne ou que vous souhaitez doter votre organisation de moyens de communication plus performants afin d'améliorer la qualité de vos services, la VoIP est adaptée.
Dernier point, cette migration devra dans tous les cas intervenir d'ici la période 2023-2024, moment où le réseau RTC traditionnel disparaîtra pour laisser place au tout IP.
Quels sont les avantages de la téléphonie VoIP en entreprise ?
Il existe de multiples avantages à privilégier l'installation de la téléphonie VoIP au sein de votre entreprise.
Le coût d'installation
La mise en place de la téléphonie VoIP en entreprise ne nécessite pas de frais d'installation élevés. Si vous possédez déjà un réseau internet et le câblage adéquat, il vous suffira de déployer les appareils de communication adaptés. Cela signifie que vous n'aurez pas de câbles à rajouter ni à payer les coûts liés à leur pose.
La réduction des coûts de communication
L'un des meilleurs avantages de la mise en place de la téléphonie VoIP dans votre entreprise, c'est la réduction des coûts de communication. Ce système n'utilise que très peu de bande passante. C'est donc une chance pour vous, car il est possible de créer un réseau privé et de mettre en relation plusieurs sites.
Vous bénéficierez alors d'appels intersites gratuits. C'est l'idéal quand vous disposez de plusieurs locaux géographiquement séparés. En ce qui concerne les clients et les fournisseurs, la téléphonie VoIP permet également la réduction des dépenses liées à la communication. Qu'ils soient établis nationalement ou internationalement, vous pourrez effectuer des appels longue distance sans que le coût influe fortement sur vos factures.
Enfin, en raison de la disponibilité de multiples entreprises spécialisées, la concurrence agit sur le prix des prestations. Par conséquent, vous profiterez de tarifs assez intéressants.
La facilité d'utilisation
La téléphonie VoIP est favorable à l'intégration de plusieurs moyens de communication. Vous pouvez donc l'associer aux téléphones, aux ordinateurs, à la visioconférence, aux tablettes et aux supports tels que les fax. Aussi, les opérations de maintenance sont désormais simplifiées. C'est l'idéal lorsque vous souhaitez améliorer votre productivité.
La flexibilité
Le fait que la téléphonie VoIP soit liée à internet est un atout majeur pour les employés, les associés et les dirigeants d'une entreprise. Ils peuvent utiliser des applications sur leur smartphone ou leur tablette afin de réaliser des appels dans n'importe quelle région du monde en présentant leur numéro fixe professionnel. La seule condition est d'être connecté à internet.
Les fonctionnalités de la téléphonie VoIP
Selon le forfait que vous souscrivez chez votre prestataire VoIP, il existe de nombreuses fonctionnalités dont vous bénéficierez. Au nombre de celles-ci, on retient :
- la personnalisation de l'accueil téléphonique (Serveur Vocal Interactif ou SVI)
- le renvoi d'appel qui permet de rediriger les coups de fil vers un autre téléphone
- la musique d'attente personnalisée pour faire patienter vos clients ou vos fournisseurs
- le numéro unique avec la convergence fixe-mobile
- la messagerie vocale avec envoi des messages vocaux par mail
- la transformation du fax analogique en "fax 2 mail"
Il existe également la distribution intelligente des appels qui sert à réattribuer les appels entrants et sortants à vos employés selon vos besoins. Pour finir, le traitement en groupe vous permettra d'intervenir dans une conversation afin d'aider votre équipe à satisfaire la demande du client.
Quelques conseils pour une éventuelle migration vers la téléphonie VoIP
Il existe aujourd'hui de nombreuses entreprises qui vous proposeront d'assurer la migration de votre système à des coûts intéressants. Avant de prendre une quelconque décision, vous devez considérer la rentabilité de l'opération sur le long terme et ce qu'elle implique en matière de sécurité. Nous vous conseillons donc de faire une étude de votre situation actuelle ou de vous faire accompagner par un expert pour la réalisation d'un audit. Il vous permettra de déterminer les bénéfices qu'apporteront la téléphonie VoIP à votre entreprise.
Par ailleurs, il est indispensable de mesurer votre retour sur investissement. À cet effet, il y a des paramètres à considérer. Les frais de maintenance et l'importance du parc téléphonique déjà présent en sont quelques-uns. Enfin, vous devez sécuriser toutes vos installations au cours de la migration afin de conserver les données cruciales et de limiter les risques de piratage. Pour ce faire, vous devez faire appel à un prestataire compétent.
Retenez donc qu'il existe de nombreux avantages à mettre en place la VoIP dans votre entreprise. Vous devez néanmoins prendre en compte plusieurs éléments pour une opération réussie.
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