Pour encadrer la collecte et le traitement des données personnelles des résidents sur le territoire de l'Union européenne, le RGPD est la réglementation qui est en vigueur depuis le 25 mai 2018. Elle permet une lutte contre l'exploitation frauduleuse des données personnelles en assurant une meilleure protection de celles-ci. Les entreprises sont donc tenues de s'y conformer grâce à des solutions adaptées.
Utiliser une plateforme pour la mise en conformité RGPD : une solution très avantageuse pour les entreprises
Dans un monde où la plupart des transactions se numérisent, la transparence sur l'utilisation des données personnelles des clients, fournisseurs et partenaires est la base d'une forte relation de confiance entre votre société et chacun des acteurs ci-dessus mentionnés. La mise en conformité avec le RGPD garantit pour votre marque une telle transparence.
Des plateformes existent pour aider votre structure dans ce sens si vous ne savez pas comment vous y prendre par exemple pour assurer le respect des droits des personnes en matière de protection des données personnelles. À cet effet, il est possible de créer avec Admeet vos politiques de confidentialité conformes aux normes en vigueur.
Il s'agit d'une solution juridique de bonne qualité pour mettre en règle rapidement votre site internet en favorisant une meilleure gestion des mentions d'informations légales et de l'ePrivacy. Par ailleurs, le respect du RGPD augmente l'efficacité commerciale en favorisant des échanges personnalisés avec des niches de clients bien segmentées.
Utiliser une solution logicielle pour faciliter chaque étape essentielle de la mise en conformité RGPD de votre entreprise
Pour vous conformer au RGPD, vous devez d'abord choisir un DPO "Data Protection Officer". C'est à lui que revient principalement la définition des outils à utiliser pour la cartographie des traitements data de la société. Il s'agit de technologies qui permettent de gérer les actions relatives aux droits des personnes concernées tout en offrant au gestionnaire une vue exhaustive et claire de l'ensemble des processus de traitement. En effet, le logiciel doit permettre l'édition de fiches spécifiques qui indiquent les risques pesant sur les droits et libertés des personnes du fait de chaque traitement effectué.
Pour l'analyse d'impact, il faudra recourir ici à un logiciel PIA (Privacy Impact Assesment) et préconiser les outils respectant le Privacy by Design. Par ailleurs, l'utilisation d'un antivirus adapté et d'autres solutions de cryptage de données avancées est vivement recommandée pour adapter le niveau de sécurité général de votre société en fonction des traitements d'informations personnelles effectués.
Une autre étape essentielle est la mise en place de bonnes pratiques internes en tenant compte de tous les évènements pouvant survenir au cours d'un traitement. Cela passe évidemment par la formation des interlocuteurs du RGPD au sein de l'entreprise pour les sensibiliser sur les rôles qu'ils ont à jouer.
Enfin, il est indispensable de mettre à disposition des autorités compétentes une documentation détaillée sur l'ensemble des actions réalisées à chaque étape pour faciliter leur actualisation le plus souvent possible. Soulignons que toutes les étapes mentionnées, excepté le choix du DPO, peuvent être réalisées avec l'aide d'un logiciel complet. Toutefois, ce genre de logiciel est rare. Votre service de gestion et de protection de données devra donc adapter sa politique en mettant à contribution des logiciels différents intervenant à chaque étape.
La mise en conformité RGPD est un processus assez long et complexe pour plusieurs structures. Il ne faut donc pas hésiter à recourir aux solutions technologiques pour faciliter ce processus et ainsi accroître la confiance des tierces parties en votre marque.
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