Pour fluidifier les processus internes d'une entreprise, il est généralement recommandé d'externaliser certaines opérations, comme la gestion de paie. Toutefois, craignant que la décentralisation de la gestion de la paie expose à des "étrangers" les données de l'entreprise et soit trop coûteuse, de nombreux dirigeants appréhendent un tel choix. Pourtant, en sollicitant un tiers gestionnaire de paie, vous aurez probablement pris l'une des meilleures décisions pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Pour quelles raisons devriez-vous donc faire appel à un gestionnaire de paie ?
Éviter le gaspillage des ressources dont vous disposez
Lorsque vous décidez de traiter la paie de vos employés en interne, vous devrez utiliser un logiciel de paie. Or, la maîtrise de ces logiciels engendre d'importantes dépenses et constitue une activité chronophage, qui ralentit quelque peu les activités de votre entreprise. Voilà pourquoi il pourrait être intéressant de recourir à un gestionnaire de paie. Si vous avez des doutes, vous pouvez consulter La-paie-facile.com, un blog destiné à toutes les personnes qui souhaitent devenir gestionnaires de paie.
Par ailleurs, en dehors du calcul de la paie et de l'édition de la fiche de paie, il faut également s'occuper des déclarations sociales. Ces procédures impliquent de nombreuses petites tâches qui peuvent vous faire perdre du temps. En faisant appel à un gestionnaire de paie, vous pourrez éviter ces pertes de temps et vous concentrer sur votre cœur de métier, vous vous offrez ainsi de meilleures chances de toujours respecter les délais avec vos clients.
De plus, sur le plan financier, l'externalisation de la paie semble être une meilleure option. Pour évaluer le coût d'une gestion à l'interne, il faut en effet prendre en compte le prix du logiciel de gestion, les frais du recrutement du chargé de paie, sa formation à l'utilisation du logiciel, etc. Lorsque vous sollicitez un gestionnaire de paie, il vous sera facturé un forfait pour la prestation. Au bout du compte, avec l'externalisation, vous pourriez économiser entre 25 et 30% de ce que vous aurait coûté une gestion à l'interne.
Réduire l'insécurité dans le processus
La gestion de la paie ne devrait pas dépendre d'une seule personne. Que se passerait-il si cette personne décidait subitement de démissionner ou contractait une maladie qui pourrait l'immobiliser pendant un certain temps ? Vous seriez obligé de confier les tâches de paie à une autre personne, ou de vous en occuper vous-même. Dans un cas comme dans l'autre, un membre de l'entreprise devra laisser son poste vacant, ou cumuler deux postes, ce qui n'est assurément pas idéal pour la bonne marche de la structure.
Or, à travers la décentralisation de la gestion de la paie, vous êtes assuré d'avoir à votre disposition une équipe d'experts de la paie. Même si une défaillance devait survenir, vous ne le remarqueriez même pas, car il y aura toujours un autre professionnel pour prendre le relai. Dans la même logique, précisons que les gestionnaires de paie ont les connaissances et l'expérience qu'il faut pour assurer à votre entreprise une gestion efficace du paiement des salaires, sans erreur. Par ailleurs, il n'est pas recommandé qu'un collaborateur interne sache exactement combien ses collègues gagnent. Il pourrait en découler des malentendus et des conflits, qui bloqueraient la bonne évolution de votre entreprise.
Les pourcentages des charges sociales et les conventions collectives évoluent régulièrement. Puisqu'il s'agit de leur spécialité, les gestionnaires de paie à l'externe s'informent et mettent fréquemment à jour la connaissance qu'ils ont de la réglementation relative aux charges sociales. En leur confiant vos processus de paiement des salaires, vous vous assurez donc de toujours respecter la loi.
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