La numérisation, en plus d'offrir un gain de temps, considérable et une certaine praticité, est très fortement conseillé aux entreprises. Ces dernières encouragent même de plus en plus leurs clients à choisir le format numérique pour leurs factures et leurs démarches. Le format numérique prend ainsi le relais des archives, ce qui s'avère indispensable en plein ère du digital. Gros plan sur les avantages résultant de la dématérialisation.
Le gain de place : un paramètre essentiel
En pratique, le stockage massif des documents papier nécessite de nombreux mètres carrés de surface. Un mètre carré permet de stocker 23 000 pages de contrats, d'opérations comptables ou encore de factures. Le basculement vers le numérique permet ainsi de gagner en place, un avantage considérable pour les PME. Ces dernières ont ainsi la possibilité d'optimiser leurs locaux. Si vous envisagez cette évolution, vous pouvez vous rendre sur le site de Numeria, un des acteurs de la digitalisation et de la sécurisation des documents. Comptez notamment sur un ensemble de services sur-mesure, et des experts disposés à vous accompagner dans vos projets. En plus du gain de place, la location d'espaces de stockages numériques revient moins chère que la location de plusieurs mètres carrés d'archives. Rappelons qu'un disque SSD 1 To suffit pour stocker plus de 43 000 mètres carrés d'archives.
La dématérialisation pour une productivité optimale
La dématérialisation des documents impacte positivement la productivité des collaborateurs. Ces derniers perdent en effet moins de temps à rechercher des fichiers grâce au classement numérique. Comme l'accès aux données se voit facilité, il s'avère plus simple de modifier, de partager, ou de créer des fichiers en quelques clics.
Il est donc clair que ces nouvelles habitudes contribuent à une meilleure coordination et une organisation de travail plus optimisée. Chaque collaborateur peut également consulter les documents numériques même s'il ne se trouve pas au bureau.
Par ailleurs, les risques de suppressions accidentelles de données se voient limités grâce au système d'archivage électronique. En d'autres termes, des enregistrements automatiques en amont permettent de pallier les mauvaises manipulations.
Une pratique écologique
La dématérialisation de documents présente de nombreux avantages à différents niveaux. Ainsi, le basculement vers les fichiers numériques contribue à réduire significativement l'empreinte écologique d'une entreprise, car l'entité dépense moins de ressources, comme le papier ou l'encre.
Des outils de protection efficaces
La protection des données numériques reste au cœur des préoccupations des chefs d'entreprise. Même si l'archivage en ligne offre de nombreux avantages, les tentatives de piratage sont toujours à craindre. Fort heureusement, des solutions de protection sont disponibles pour optimiser la sécurité des documents numériques. Les logiciels de protection se révèlent de plus en plus efficaces pour prévenir les cyberattaques. En sus, la signature électronique permet d'identifier les collaborateurs. Elle apporte aussi une valeur légale aux documents stockés en ligne.
La transition numérique demeure une opération de grande ampleur, d'où la nécessité de bien y réfléchir en amont. Pour passer ce cap, une entreprise se doit de s'entourer des bons acteurs. Ceux-ci pourront mettre en place un système de dématérialisation efficient, et conforme aux besoins de la société. Il convient aussi de disposer d'un équipement informatique performant pour les opérations de stockage des données. En d'autres termes, la dématérialisation des documents implique un budget plus ou moins important.
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