Un logiciel de gestion des contrats est un outil informatique qui se propose d’accompagner les entreprises dans le management de leurs relations contractuelles.
En réalité, toute la vie d’une entreprise est basée sur des contrats. Pour engager des employés, obtenir un marché, avoir des partenaires, trouver des fournisseurs, l’entreprise est appelée à signer des contrats. Tous ces contrats peuvent être difficiles à gérer, au point où dans certains cas, les entreprises ne parviennent pas à honorer leurs obligations contractuelles.
Pour éviter ce genre de situation, elles peuvent faire l’option du logiciel de gestion des contrats, un outil présentant de nombreux avantages.
L’utilité d’un logiciel de gestion des contrats pour une entreprise
Piliers de la vie de l’entreprise, les contrats ont un caractère évolutif. En effet, ce sont des actes juridiques dont les effets sont amenés à connaitre des évolutions en termes de modification et de cessation.
Par conséquent, le suivi d’un contrat doit être régulier pour assurer le respect des droits et obligations des parties contractantes.
Un logiciel de gestion des contrats va donc permettre :
- De suivre en permanence les contrats qui concernent la vie de l’entreprise et d’optimiser leur cycle de vie ;
- De bénéficier d’une meilleure visibilité des engagements ;
- Un gain de temps avec une rationalisation des diverses taches afférentes à leur gestion ;
- De prévenir les services concernés de la date d’échéance des contrats de l’entreprise.
En somme, un logiciel de gestion de contrats est un outil très utile pour toute entreprise appelée à conclure des contrats avec des fournisseurs, des partenaires ou n’importe quelle entité. Il permet une meilleure gestion des contrats, garantissant ainsi l’exécution des obligations de chacune des parties.
De façon globale, un logiciel pour gérer les contrats permet d’assurer le bon fonctionnement de chaque direction de l’entreprise et par ricochet de la vie juridique de celle-ci.
ELO Contract : Logiciel de gestion des contrats, propose aux entreprises des solutions sur mesure pour leurs contrats. Les logiciels proposés par cette entreprise présentent de nombreuses spécificités.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de contrats
Les fonctionnalités d’un tel outil peuvent varier en fonction des modèles et de nombreux autres facteurs. Cet article passe en revue les différentes fonctionnalités des logiciels de gestion des contrats. De façon générale, ces solutions dématérialisées possèdent :
Un tableau de bord facile à reconfigurer et des fonctions d’alerte
Tout logiciel de gestion présente un tableau de bord. Il s’agit de l’interface avec laquelle interagit l’utilisateur. En ce sens, elle présente des options pour suivre, créer des processus structurés et/ou modifier des répertoires dans l’exécution des contrats pour le compte et au nom de l’entreprise.
L’intérêt d’un logiciel pour la gestion des contrats est de faciliter le suivi des contrats. De ce fait, il dispose également de fonctions automatiques de notification. Celles-ci aident l’utilisateur à mieux prévenir et gérer promptement les implications qui concernent par exemple les deadlines d’exécution des dispositions contractuelles, ou même le renouvellement d’un contrat.
Un workflow
Généralement, les logiciels de gestion de contrats disposent d’un « workflow » ou « flux de travail ». Le rôle de cette fonctionnalité est de recenser toutes les activités de l’entreprise ayant une incidence juridique.
Ces activités peuvent concerner par exemple les opérations de rédaction des contrats, d’approbation, d’exécution des exigences contractuelles, d’organisation des audits et des reportings, etc. Cliquez ici pour en apprendre davantage sur le concept de workflow.
La bonne répartition des tâches permet à chaque utilisateur de mieux maitriser ses attributions, de même que le cheminement à suivre pour y parvenir. En ce qui concerne le responsable ou le chef de l’entreprise, le workflow lui permet de mieux contrôler et d’évaluer les performances de chaque acteur.
En gros, le but de cette fonctionnalité est de mettre en évidence la chaine de valeur de l’entreprise. Le workflow, partie intégrante d’un logiciel de gestion des contrats, obéit à des objectifs d’efficacité et d’efficience, si tant recherchés par les entreprises.
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