Quel que soit le domaine d'activité dans lequel elle exerce, une entreprise doit être payée pour ses offres (biens ou services). Parfois, les paiements ne se font pas à la livraison. Ce sont les créances. Avoir une bonne stratégie pour recouvrer ces dernières est alors primordial. Découvrez dans cet article comment optimiser le recouvrement de vos créances et comment réduire les risques d'impayés.
Faites appel à une société de recouvrement de créances
Le moyen le plus sûr de faire un recouvrement de créance est de passer par un professionnel du recouvrement. L'intervention de ce dernier permet de nombreux avantages tels que :
Le gain de temps
En engageant un prestataire pour le recouvrement et la gestion de vos factures impayées, vous gagnez en temps. Avec ses compétences et ses expertises, il accélère les procédures. De plus, cette externalisation vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité.
La garantie de résultat positif
En tant que professionnel, un service spécialisé en recouvrement de créances et en gestion des factures impayées comme Interencaiss connaît tous les aléas de ce domaine. Que ce soit pour l'encaissement, les négociations ou la procédure judiciaire, son intervention optimise votre chance d'être payé.
La préservation de la relation client
Un des avantages de passer par un professionnel du recouvrement de créance est la réduction des impacts sur la relation client. Il est à noter que la manière d'opérer de celui-ci est de privilégier la récupération de vos impayés à l'amiable.
La limitation des frais
Généralement, les services d'un professionnel de recouvrement sont rémunérés en fonction des factures recouvrées. Ils vous évitent les longs procès au Tribunal, qui sont soumis à des frais.
Réagissez rapidement
Sachez que le recouvrement de créances en retard doit être rapide pour réussir. Voilà pourquoi il est nécessaire d'identifier rapidement un retard de paiement. Une fois ce dernier constaté, vous devez agir immédiatement pour augmenter votre chance de réussir.
La détection des retards de paiement se fait avant tout par la consultation régulière de votre balance âgée. Notons qu'il s'agit d'un outil fondamental dans la gestion du recouvrement des créances.
Analysez la situation
Avant de faire une relance, le mieux serait de penser à la mise en place d'un processus de pré-recouvrement visant à faciliter le recouvrement. Nous parlons ici d'une étude de solvabilité, des CGV ou conditions générales de ventes, des clauses commerciales, des limites de crédits pour chaque client, etc.
Parfois, il est nécessaire de catégoriser les créances selon les caractéristiques des clients. Pour ce faire, plusieurs critères peuvent être pris en compte, à savoir le niveau de retard, l'historique du client, l'importance des achats déjà réalisés par le client, etc. L'intervention va être définie selon cette segmentation.
Adoptez des moyens de relance efficaces
Pour les relances, vous avez différentes options. Vous pouvez envoyer une lettre par courrier recommandé. Pour plus de praticité, pourquoi ne pas envoyer un mail ? C'est à la fois rapide et efficace. Nous vous conseillons de sauvegarder tous les documents, physiques ou numériques, concernant la créance (montant payé, somme à payer, les preuves de satisfaction, etc.). Tout cela vous sera utile en cas de litige.
Un système de relance automatique permet également d'optimiser le recouvrement des créances. Des logiciels sont disponibles pour effectuer cette tâche. Il y a par exemple Aston iTF, Silex, etc. Vous choisirez celui qui répond le mieux à vos besoins. Vos clients sont avisés automatiquement par email, SMS ou Whatsapp…
Facilitez le paiement des créances
Vous devez accepter plusieurs modes de paiement. Il y a des clients qui ont du problème pour payer par chèque par exemple. Ils préfèrent plutôt le règlement par carte de crédit ou d'autres options. Pour accélérer l'encaissement des factures, il vous est conseillé d'être flexible sur le moyen de paiement dont disposent les clients débiteurs.
En ce qui concerne les cartes bancaires, ne vous limitez pas seulement à Visa par exemple. Acceptez d'autres alternatives comme MasterCard et bien d'autres. Et pourquoi pas les portefeuilles ou monnaies virtuelles comme Paypal ou Bitcoin ?
Mettez en place un système de suivi de retard de paiement
Le meilleur moyen de minimiser les retards de paiement est de mettre en place un système de suivi fiable. Tout d'abord, vous devez aviser le client concerné à l'approche de la date d'échéance. En effet, le mieux serait d'opter pour une anticipation de 15 jours. Cela permettra à votre client de trouver la solution pour honorer ses factures. C'est ensuite que vient la relance si besoin est.
Encouragez les paiements anticipés
Une des solutions pour limiter les retards et surtout d'améliorer le recouvrement des créances et l'encouragement à l'anticipation des paiements. Pour ce faire, nombreuses sont les stratégies envisageables. Il y a par exemple la promesse d'un rabais ou d'une prime pour ceux qui paient leur dû avant la date d'échéance.
Vous pouvez par exemple proposer une réduction de 3 % à ceux qui paient leur dette 10 jours avant la date butoir. Parfois, prévenir d'un risque de pénalisation en cas de retard s'avère être une alternative envisageable.
Gardez votre calme
Pour que le recouvrement de créance se passe bien, il faut toujours garder son calme. Certes, il s'agit d'une situation qui favorise la tension, mais évitez que les émotions prennent le dessus. Soyez positif et restez toujours professionnel. Dans certains cas, le problème peut être résolu par un simple rappel non formel. Les mots intimidants et les menaces sont à éviter, car votre client risquerait de porter plainte contre vous.
Gérez le recouvrement judiciaire
Le recouvrement judiciaire est considéré comme étant l'ultime étape du recouvrement de créance. Il a lieu après des procédures amiables non fructueuses. Le créancier doit alors saisir le Tribunal compétent pour trancher sur les obligations du client débiteur. Il existe différentes procédures judiciaires envisageables dans cette situation. Il y a entre autres l'assignation au fond, le référé provision et l'injonction de payer. À titre d'infirmation, c'est cette dernière qui est la plus rapide et qui coûte le moins cher. Elle concerne particulièrement les créances peu importantes soumises à un contrat.
Pour préserver vos relations commerciales, le recouvrement amiable est à privilégier. De plus, cela vous fait gagner en temps et en argent. Quant à la procédure judiciaire, elle peut être à la fois longue et onéreuse.
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