La protection des informations confidentielles est extrêmement importante et demande un certain bon sens. Il s’agit ici des informations qu’une entreprise détient dans ses locaux. Plusieurs personnes ont en effet le souci de perdre des informations leur concernant en vue d’être usurpées sur leur identité. Et le souci c’est que l’on ne s’en rend compte qu’après l’acte d’usurpation. Ainsi, il est nécessaire de procéder à des destructions de documents dans une entreprise afin de risquer les désagréments. C’est là que le destructeur de document joue un rôle primordial. Voici les détails.
Qu’est-ce qu’un destructeur de documents ?
Un destructeur de document est un appareil qui permet de détruire des supports confidentiels en les découpant en lamelles afin d’empêcher leur reconstitution. Il est souvent utilisé dans les entreprises, mais peut également être présent dans les domiciles. C’est également une alternative très efficace pour les poubelles pour justement gagner de la place dans celle-ci.
Que dit la loi sur la destruction de documents ?
Entré en vigueur depuis de 25 mai 2018, la loi RGDP ou
règlement général sur la protection des données a pour principal objectif de
protéger les données personnelles. Cette loi exige alors l’équipement de toute
entreprise en destructeur de documents avec au moins une sécurité P-4.
Cependant, le RGPD concerne toutes les entreprises. En
effet, la sécurité des données ne se limite pas uniquement à leur protection,
mais également la destruction des documents confidentiels qui figurent sur du
papier.
Pourquoi doit-on utiliser un destructeur de documents ?
Les précautions contre les fraudes et les usurpations
d’identité concernent toute personne physique et toute entreprise qui détient
des informations confidentielles.
Pour les clients
Les fraudes et l’usurpation d’identité sont les plus
fréquentes en cas de non-respect des conditions de sécurité d’une personne. En
effet, il suffit d’avoir un minimum de renseignements sur une personne pour
usurper son identité, notamment son nom ainsi que sa date et son lieu de
naissance. Ainsi, selon le RGPD, tout client a le droit de demander un
effacement de ses données personnelles à une entreprise.
Pour l’entreprise
Il n’y a pas que les particuliers qui sont exposés aux
risques d’usurpation d’identité, mais également les entreprises. Effectivement,
les criminels ne cessent de rechercher des moyens d’utiliser l’identité d’une
entreprise pour différentes fraudes. Les risques sont alors plus élevés si les
documents administratifs sont négligemment jetés à la poubelle. L’entreprise
risque alors d’être pénalisée selon l’article 226-22 du Code pénal qui exige la
protection des données confidentielles sous peine de sanctions.
Quels types de documents détruire ?
Tout type de document qui risque de divulguer des
informations confidentielles doit être détruit afin d’éviter les différentes
usurpations. Cependant, ces informations peuvent être contenues dans des
papiers, les CD, les cartes bancaires périmées et autres supports qui peuvent
contenir des informations confidentielles.
Par ailleurs, les documents personnels et les documents en
entreprise ne doivent pas échapper à la règle. Ainsi, les documents personnels
à ne pas négliger sont les relevés bancaires, les factures, les reçus de cartes
de crédit, les photocopies des pièces d’identité ou des fiches de paie, les
chèques annulés ou encore les cartes de crédit périmées.
Quant aux documents à détruire dans les entreprises, il
s’agit notamment des fichiers clients, des livres de comptes, des différentes
factures, des dossiers des employés, mais surtout de tous les documents sur
lesquels sont mentionnés les mots de passe, les dates de naissance ou encore
les numéros de sécurité sociale.
Quels sont les différents types de destructeurs de documents ?
Tout d’abord, les destructeurs de documents sont classés en
plusieurs catégories et aussi selon le type de coupe qu’il peut effectuer.
Les catégories de destructeurs de documents
Il s’agit des destructeurs de papier individuel, des
destructeurs de documents de bureau, des destructeurs de documents de grande
capacité et des destructeurs de médias.
Le destructeur de papier individuel est généralement utilisé
à des fins personnelles. Il peut donc être utilisé par un maximum de 3
personnes, donc par de toutes petites entreprises qui l’utilisent
occasionnellement.
Le destructeur de documents de bureau est destiné à une
utilisation régulière pour détruire des documents professionnels. Il est idéal
pour un local ne dépassant pas 10 utilisateurs. Ce destructeur permet entre
autres de détruire jusqu’à 30 feuilles en un passage selon le besoin.
Le destructeur de grande capacité est généralement utilisé
pour un usage intensif, c’est-à-dire pour la destruction des données de tous
les services d’une entreprise allant des feuilles chiffonnées en boule aux
classeurs.
Le destructeur de médias est quant à lui utilisé pour tout
ce qui est support numérique comme les CD et DVD, les disques durs d’ordinateurs,
les clés USB. Il peut cependant être utilisé à la fois à domicile et au sein
d’une entreprise.
Les types de coupe d’un destructeur de documents
Il est important de noter que la coupe du destructeur est
reliée en fonction de la sécurité voulue pour broyer les documents. La
destruction des feuilles de papier se fait au niveau des cylindres de coupe en
acier trempé qui broient les feuilles insérées dans l’appareil.
Cependant, il y a le destructeur qui peut effectuer une
coupe droite ou une coupe fibre. Cela permet de découper les feuilles de papier
en bandelettes rapidement, donc il peut broyer une grande quantité de papiers
en peu de temps. Mais il est malheureusement doté d’un faible niveau de
sécurité qui pourrait permettre à une personne malveillante de rassembler
facilement les lamelles du papier découpé.
Il y a également la coupe croisée qui permet de détruire les
données beaucoup plus finement. La procédure est cependant longue, mais assure
un niveau de sécurité de P-3 à P-5.Enfin, il y a la coupe micro et super micro
qui assure une destruction très efficace des grands organismes comme les
ministères ou l’armée. Mais malgré la lenteur du broyage, les feuilles de
papier sont minutieusement découpées avec un niveau de sécurité de P-5 à
P-7.Cela dit, les destructeurs à coupe croisée et à coupe micro sont plus
efficaces par rapport aux broyeurs à coupe droite, car le résultat est beaucoup
plus fin avec des tas de confettis.
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