Le destructeur de documents est une machine qui sert essentiellement à détruire les documents, tel que son nom l’indique. Aussi appelé déchiqueteur ou déchiqueteuse, il est utilisé en entreprise depuis longtemps afin de protéger les informations confidentielles, pouvant être exploité par des personnes malveillantes. Une large gamme de modèles existe sur le marché. Découvrez en quelques lignes l’importance de cet équipement et comment choisir un destructeur de documents adapté à votre société.
L’importance d’un destructeur de document
Un destructeur de document est un appareil très indispensable au sein d’une entreprise pour détruire les documents qui renferment des données jugées secrètes et sensibles (employés, fournisseurs, clients, prospects, candidats, etc.). Dans le domaine professionnel, les fichiers papier ou dématérialisés contenant des informations importantes ne manquent pas. En effet, vous pouvez manipuler des courriers, des factures, des copies de devis ou de fiches de paye, des dossiers prospects ou clients, etc.
Généralement, ils ne doivent pas être déposés partout et lus par de tierces personnes. Il se peut également qu’il y ait des supports administratifs qui ne sont plus utilisés ou nécessaires, c’est inutile de les stocker sans l’agrément de la personne concernée. Les passeports ont aussi besoin d’être déchiquetés pour vous épargner d’une éventuelle falsification ou usurpation d’identité.
La déchiqueteuse consiste ainsi à briser ces documents en mille morceaux afin d’éviter qu’ils atterrissent sous des yeux indiscrets. C’est une alternative parfaite pour les rendre inaccessibles. La corbeille à papier n’est pas suffisante et assurée pour les faire disparaître. En plus, de nos jours, les dossiers officiels peuvent être conservés en toute sécurité grâce à la numérisation. À cela s’ajoute l’obligation de l’état à détruire certains types de documents tels que les dossiers d’assurance, les dossiers médicaux, etc.
Afin d’éviter les éventuelles fuites de données, plusieurs sociétés proposent déjà des services de destruction de documents en entreprise. Néanmoins, les coûts peuvent s’annoncer très importants. Investir dans l’achat d’un destructeur de document professionnel représente l’alternative la plus économique.
Les normes requises d’un destructeur de documents professionnel
Dans le cadre professionnel, la sécurité est primordiale. Il est ainsi nécessaire de choisir un destructeur de documents qui respecte la norme en vigueur pour que la machine soit appropriée aux besoins de protection de votre entreprise. Depuis l’arrivée du digital et des nouvelles techniques de stockage, la norme DIN 66399 permet de classifier au mieux les différents niveaux de sécurité de chaque support. Il existe à cet effet plusieurs niveaux, qui correspondent chacun à des exigences en protection optimales.
Classe 1 : niveau de protection normale
Cette catégorie concerne les dossiers courants de bureau, accessibles par la majorité des employés. Elle rassemble le destructeur niveau P1, P2, P3 qui fait une coupe droite assurant une largeur de découpe de moins de 12 mm, 6 mm et 2 mm.
Classe 2 : niveau de protection élevée
Cette catégorie correspond au niveau de sécurité P4 ou P5, pour respecter les exigences légales de l’entreprise. Elle est dédiée aux documents confidentiels dont leur divulgation représente un risque aussi bien pour l’individu que pour la société, comme les données personnelles, les notes de service, etc. Elle permet de faire en coupe croisée avec une largeur maximale de 2 mm.
Classe 3 : niveau de protection très élevée
Elle répond au niveau de sécurité P6 ou P7, qui concerne essentiellement les dossiers dits secrets, qui ne sont pas accessibles que par quelques employés spécialisés. C’est le cas de certaines professions telles que la gendarmerie et l’armée. Le destructeur de documents de cette catégorie assure une très haute sécurité en effectuant une coupe micro ou un rendu en fines lamelles de moins de 1 mm.
Les critères de choix d’un destructeur de documents professionnel à prendre en compte
Outre les normes de sécurité, bon nombre d’autres critères doivent être pris en compte pour choisir un destructeur de document bien adapté à votre entreprise.
La fréquence d’utilisation
Le principal critère de choix de votre destructeur de documents repose surtout sur la fréquence d’utilisation et le volume de documents que vous souhaiterez détruire. Il existe des modèles pour un usage occasionnel et des modèles pour les grands volumes. Un prototype manuel avec une petite corbeille de moins de 30 litres suffit pour la destruction d’une vingtaine de pages par jour. Ce qui n’est pas le cas si vous avez entre 150 et 1 000 feuilles par jour à détruire, optez à ce titre pour un grand réceptacle. Pour faciliter la tâche, il est également possible de trouver des déchiqueteuses qui acceptent 1 feuille à la fois et d’autres qui arrivent à accueillir jusqu’à 10 feuilles d’un trait.
Les types de supports à détruire
Pour choisir le destructeur adapté à vos besoins en entreprise, vous devez aussi prendre en compte les types de documents que vous aurez à supprimer. C’est nécessaire pour économiser plus de temps. La plupart des appareils de ce genre sont capables de détruire des papiers, des trombones et des agrafes. Pour d’autres supports, comme les cartes bancaires, les cartes vitales, les CD/DVD, les passeports, etc. il vaut mieux orienter votre choix vers un appareil spécifique. Les objets plus coriaces, tels que les disques durs et d’autres matériels informatiques, requièrent des modèles dotés de poinçons en acier trempé nickelé.
Le niveau sonore de l’appareil
La plupart des destructeurs de documents sont très bruyants, notamment les modèles bas de gamme. Leur niveau sonore peut atteindre plus de 70 dB. Utilisés dans le cadre professionnel, ceux-ci risquent de perturber les collègues, surtout si leur emplacement est prévu dans un open space ou un couloir. Privilégiez un prototype moins bruyant (< 50 dB) pour un bureau. Malheureusement, bon nombre de fabricants n’affichent pas le nombre de décibels sur la fiche produit.
Les fonctionnalités de l’appareil
Ce critère permet à votre société de gagner davantage en sécurité et en praticité. Entre autres, les fonctions automatiques accordent une protection supplémentaire à l’utilisateur comme l’arrêt ou le démarrage automatique, la mise en veille automatique, l’entretien automatique, le bouton de destruction rapide, la marche arrière facilitant le retrait des objets en cas de bourrage, etc. Pour un usage intensif, privilégiez l’autoaffûtage des lames.Il est à noter que les modèles de destructeurs de documents plus sophistiqués offrent d’autres options intéressantes telles que la protection pour les doigts durant l’intégration des documents.
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