Suivant leur taille et leur secteur d’activité, les entreprises n’adoptent pas la même façon d’organiser la gestion de projet au sein de leur structure. Une entreprise peut décider de choisir un outil spécialisé dans son domaine, comme les RH, le CRM ou encore le suivi de production…, tandis qu’une autre structure optera plutôt pour un outil de gestion multicartes afin de gérer l’ensemble de ses ressources à partir d’un même logiciel. Voyons quels types d’outils existent et comment bien choisir votre solution de gestion de projet.
Les différents types d’outils : spécialisés et multifonctions
Si vous êtes chef de projets, vous ne savez que trop à quel point il peut être difficile de maintenir les projets dans les délais et le budget. Entre changer la portée du projet, les demandes irréalistes des clients et les revers inattendus, on peut vite être découragé.
Si vous constatez que votre équipe dépasse régulièrement le budget, le problème peut ne pas être lié à votre équipe, votre leadership ou vos clients, mais lié aux outils que vous utilisez tel que votre outil de gestion de projet.
Choisir les mauvais outils gestion de projet pour piloter une entreprise peut créer de nombreux problèmes. C'est l'un des moyens les plus courants pour les entreprises de perdre de l'argent sans s'en rendre compte. Vous êtes en train de choisir un outil de gestion de projet pour votre entreprise mais ne savez pas si ce nouvel outil sera adaptée aux besoins de l'équipe ?
Tout d’abord, vous devez comprendre la différence entre un logiciel spécialisé et un logiciel multifonctions :
La différence fondamentale entre un logiciel spécialisé dans la gestion de projet et un logiciel multifonctions est que le premier est construit autour d’un besoin spécifique, tandis que l'autre a déjà été développé avec des caractéristiques multitâches.
De nombreuses d'entreprises font le choix de solutions spécifiques pour suivre la concurrence. En effet, de nombreuses PME estiment que si leurs principaux concurrents utilisent un logiciel particulier, c’est que ce logiciel est performant. En effet, les logiciels spécialisés apportent des fonctionnalités que les logiciels généralistes ne proposent pas.
Conçu pour des utilisateurs spécifiques, les logiciels spécialisés ajoutent de la valeur non seulement en matière de concurrence, mais également en raison de la manière dont ils ont été créés. Ils ciblent toujours des fonctionnalités approfondies d’une industrie.
Lorsque des solutions logicielles multifonctions sont conçues, elles sont créées en tenant compte des cas d'utilisation les plus populaires, et certaines entreprises peuvent avoir à effectuer des personnalisations importantes pour leurs besoins. C’est pourquoi, il n'est pas étonnant que de nombreuses entreprises optent pour des logiciels spécialisés de gestion RH, commercial, planification financières, achat, production… qui offrent des fonctionnalités que les logiciels multifonctions ne peuvent pas égaler.
En plus de perfectionner le produit pour répondre à un type spécifique de besoins des utilisateurs, les solutions spécialisées concentrent leurs paramètres et options sur un seul usage, ce qui permet une prise en main rationalisée et moins écrasante. Le fait d'avoir un ensemble limité de fonctionnalités et de paramètres peut accélérer le processus de mise en œuvre et même améliorer l'expérience utilisateur.
Néanmoins, il existe des avantages majeurs à choisir des logiciels multifonctions au lieu de logiciels spécialisés. En fait, de nombreux PME sont partisans de solutions multifonctions, en particulier parce que les solutions logicielles multifonctions ont tendance à être plus abordables et faciles à intégrer que les logiciels spécialisés. De plus, opter pour des logiciels multifonctions permet de centraliser l’ensemble des actions de l’entreprise en un seul endroit contrairement aux logiciels spécialisés qui cloisonnent les différentes fonctions de l’entreprise.
En plus d'avoir un service client robuste, les logiciels multifonctions ont tendance à avoir de plus grandes bases d'utilisateurs, ce qui se traduit souvent par davantage de ressources d'apprentissage et de support en ligne.
Lorsque vous traitez avec des éditeurs de logiciels spécialisés, en particulier les PME et TPE, la probabilité d’avoir une contrainte technique que personne n'a jamais traité est considérablement plus élevée.
Enfin, les solutions générales offrent de plus en plus de fonctionnalités, ce qui permet aux entreprises de bénéficier plus facilement de logiciels multitâches abordables car plus largement utilisés. Ils peuvent également être personnalisés via des modules complémentaires et des personnalisations en option pour répondre à des besoins spécifiques des entreprises.
Sur quels critères choisir votre outil ?
Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet pour votre entreprise ? Spécialisé ou multifonctions ? Le meilleur logiciel est avant tout celui qui répond aux besoins de votre entreprise au moment de sa sélection.
Il est inutile de penser que votre choix d'aujourd'hui sera définitif, car avec l'apparition quasi quotidienne de solutions de gestion de projet, d'équipes, de clients, d’informations et de missions, il y aura toujours un outil proposant d’autres fonctionnalités que celles que vous utilisez déjà.
En pensant à acquérir un logiciel de gestion de projet, vous devez suivre un certain nombre de processus et de procédures qui vous aideront à prendre la bonne décision pour votre entreprise. La première étape est de fixer vos objectifs.
En réfléchissant aux objectifs de votre entreprise, vous serez en mesure d'établir des critères spécifiques auxquels le logiciel doit répondre. Les objectifs doivent être mesurables, réalistes et datés. En suivant ce processus de définition des objectifs, votre entreprise sera sur la bonne voie vers le succès.
Voici quelques exemples d'objectifs :
- Augmenter le chiffre d’affaires et la rentabilité de l'entreprise
- Augmenter la productivité des employés sur le terrain et du personnel de bureau
- Améliorer la satisfaction des clients et des employés
La gestion de projet est un processus complexe. Si vous y intégrez l'évolution des marchés, le niveau élevé de concurrence et un besoin croissant de rechercher des processus plus efficaces, vous comprenez pourquoi cette charge engendre le besoin de systèmes de gestions efficaces.
La solution évidente à ce problème consiste à acquérir un nouveau outil de gestion de projet efficace. Mais des centaines d'outils sont désormais disponibles sur le marché, et comment choisir le plus adapté à votre équipe ?
Voici 4 questions qui vous aideront à réduire votre nombre d'options lors du choix de votre solution de gestion de projet :
1. La flexibilité du logiciel est-elle suffisante pour répondre aux besoins de mon équipe en matière de planification de projet et de travail ad hoc ?
Les chefs de projet passent 90% de leur temps à communiquer avec l’équipe et les clients. Les outils de gestion de projet doivent faciliter ce processus.
Lorsque vous choisissez un système de gestion de projet, vous choisissez une plateforme qui facilite le suivi de tous les aspects de vos projets à partir d'un seul et même système. De cette façon, lorsque des tâches ad hoc apparaissent, vous pouvez ajouter ces tâches à la même plateforme, ce qui facilite le suivi de la charge de travail et de la disponibilité de chaque membre de l'équipe.
L'incapacité à conserver une traçabilité efficace des missions et à gérer la charge de travail de l'équipe peut entraîner des interruptions de projets. Il est donc très important de choisir un logiciel de gestion de projet qui permet de surveiller l'utilisation des ressources et de changer les priorités des projets et des tâches à mesure que les exigences changent.
2. Mon équipe pourra-t-elle commencer rapidement et efficacement à travailler sur un projet ?
Il est assez courant que lors de l'acquisition d’un logiciel, l’entreprise se focalise sur le coût d’acquisition et les fonctionnalités de l’outil. Pourtant, il y a un élément tout aussi important à prendre en compte : la formation !
En général, les salariés de l'entreprise suivent une formation qui prend du temps et nécessite de changer l’organisation interne pour s'adapter au nouveau logiciel. Avec votre prochain outil de gestion de projet, pensez à sélectionner un logiciel qui s'adapte à votre entreprise, et non l'inverse.
Que ce soit un logiciel spécialisé ou multifonctions, celui-ci doit s'adapter à chaque entreprise individuellement, en tenant compte des spécificités de l'industrie et du style d'activité de chacun.
Il est très important de choisir des outils de gestion de projet qui vous permettent d’être rapidement opérationnel, de configurer rapidement et efficacement des projets.
3. Est-ce que l'outil de gestion projets est suffisamment évolutif pour suivre les objectifs de croissance de l'entreprise ?
Les objectifs de croissance de votre entreprise ne doivent pas être limités par le choix d'un outil qui ne croît pas avec le rythme de l’entreprise, qui ne s'adapte pas à la variabilité des besoins des projets, aux flux de données, aux services clients, à la gestion collaborative du travail entre différents sites ou départements…. Le choix d'une solution globale évolutive et adaptable aux besoins actuels et futurs de l’entreprise est une des clés qui aidera à rentabiliser votre investissement. Un bon logiciel de gestion de projet doit évoluer avec les objectifs de croissance de l'entreprise à court, moyen et long terme.
4. Quelle est la réputation du fournisseur ?
Une des clés pour choisir un bon logiciel est la réputation du fournisseur. Ce développeur doit offrir un service garanti, sérieux et stable, adapté aux réglementations en vigueur, sécurisé…. et cela depuis de nombreuses années.
Quelques exemples de logiciels performants
Il existe actuellement des centaines de systèmes de gestion de projet sur le marché, et choisir la meilleure solution pour votre entreprise n'est pas si simple. Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet ?
Les exemples ci-dessous de logiciels spécialisés et multifonctions vous aideront à identifier les fonctionnalités clés de ces logiciels et à affiner votre recherche.
Exemple de logiciel de gestion projet spécialisé : Visual Planning
Visual Planning est un logiciel spécialisé en gestion de projet et de planification opérationnelle qui donne la possibilité de répondre à de multiples problématiques liées à la gestion de projet. Cet outil d’aide à la décision se présente sous la forme d’un tableau de bord entièrement personnalisable, permettant de piloter en temps réel les activités de votre entreprise.
Les activités de gestion de projet et d’allocation des ressources (ressources humaines, clients, équipements, projets, parc automobile, etc.) peuvent être optimisées efficacement.
Bien plus qu’un simple logiciel de planification, Visual Planning est une véritable solution complète de gestion de projet qui prend également en compte les contraintes spécifiques de mise en œuvre des ressources et peut gérer leur association dans le temps.
L’outil est collaboratif, c’est-à-dire qu’il permet d’implémenter en temps réel et au même endroit, les plannings et l’ensemble des informations provenant de tous les collaborateurs de l’entreprise (équipes, clients, partenaires).
Visual Planning permet également de diagnostiquer et de prévenir les problèmes potentiels. Il contribue ainsi à une prise de décision éclairée et à la création de plus de valeur pour l’entreprise. Visual Planning est compatible Web et permet de gérer de multiples bases de données. La version d'essai proposée par son éditeur est monoposte, et propose toutes les fonctions du logiciel. Elle est valable 21 jours.
Exemple de logiciel multifonctions : Dune Gestion
Dune Gestion est un bon exemple de solution tout-en-un de gestion d'entreprise. Ce logiciel propose une gestion complète de l'ensemble des activités d'une entreprise, l'outil regroupe plusieurs fonctionnalités au même endroit :
- Gestion de projet
- Gestion des ressources humaines
- Gestion de la relation clients et fournisseurs
- Gestion comptable et financière
- Outil de planification
- Gestion des achats
- Facturation et encaissements
- Gestion des stocks
- Emailing et sondages
- Gestion de documents
- Site e-commerce
- Emailing&newsletters
Les solutions multifonctions permettent un choix « à la carte » des fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.
Le mot de la fin
Il existe des arguments convaincants allant dans le sens du choix de logiciels spécialisés ou de logiciels multifonctions. Dans la pratique, les grandes entreprises et de nombreuses PME optent souvent pour une combinaison de ces deux types de logiciels.
Mais en ce qui concerne la façon de prendre vos décisions d'achat d’une solution de gestion de projet, suivez ce conseil : pensez d'abord à vos besoins et ne vous laissez pas distraire par des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin.
En premier lieu, les décideurs devraient réaliser qu'il n'y a pas de meilleur de solution logicielle qu’une autre. L'une des meilleures façons de déterminer si un logiciel fera une différence pour votre entreprise est de créer d'abord une liste de fonctionnalités et décider en fonction des opérations et des exigences quotidiennes qu’imposent votre activité. En définitive, la taille de l'équipe, la structure de gestion, le travail collaboratif, la relation client, la technicité du projet et votre stratégie aura un impact plus important sur le choix de la solution dont vous avez besoin.
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