Aujourd'hui, il est difficile de trouver une entreprise qui n'utilise pas de courriers électroniques dans ses activités. Toute la correspondance commerciale et l'échange d'informations avec les partenaires sont effectués par emails.
Entre outre, une entreprise ayant des exigences particulières en matière de fiabilité et de performance ne peut pas se passer d'un hébergeur mail dédié. Un hébergement mail professionnel étend considérablement les capacités de communication de l'entreprise tout en lui apportant les avantages suivants :
- Des fonctions de gestions des abonnés
- Un répondeur automatique
- Des fonctions de transfert de courrier
- Un accès au serveur mail via les protocoles POP3 / IMAP
- Une protection anti-spam et anti-virus
- La gestion des mots de passe et des comptes des employés
- La possibilité d'envois d'emails de masse
Malgré l'abondance des messageries instantanées et moyens de communications modernes, l'email reste encore le canal de communication le plus important dans le monde des affaires.
Selon les capacités, les fonctionnalités, ainsi que les prix, les services d’un hébergeur mail peuvent être divisés en quatre catégories suivantes.
1 - Utiliser l'hébergeur mail de son fournisseur d’accès internet
Le prix est toujours important. Si vous considérez la gratuité comme un avantage, sachez que les avantages de l'hébergement mail gratuite s'arrêtent là. En effet, votre fournisseur d’accès internet (FAI) vous offre une adresse en @orange.fr, @free.fr, @sfr.fr ou @bouygues.fr, mais ce type de messagerie présente quelques inconvénients non négligeables.
Il n’y a pas de listes de diffusion
Les emails de masse pour de nombreuses entreprises sont un moyen puissant et pratique de communiquer, non seulement au sein de l'entreprise, mais aussi avec les fournisseurs, les partenaires et les clients. Les restrictions concernant les hébergeurs mails gratuits ne vous permettent pas de créer des listes de diffusion. La restriction de l'envoi rend inadaptée ces plateformes à la grande majorité des entreprises qui utilisent activement les envois de masse.
Les filtres anti-spam sont imprécis
Les FAI ont tendance à durcir leurs règles de filtrage et s’estiment souvent en droit de bloquer les spams présumés, vous sont destinés, sans vous demander votre avis. C'est le risque pour vous de passer à côté de mails importants.
Une image peu professionnelle
Une bonne adresse email est une carte de visite qui a un impact significatif sur l'image d’une entreprise. Une entreprise qui envoie des emails depuis un serveur mail gratuit peut créer de la méfiance et même des soupçons pour ses mails envoyés. En effet, pourquoi une entreprise utilise-elle un compte @sfr ou @free.fr gratuit ? Si cette entreprise n'investit pas dans une adresse email appropriée, a-t-elle les fonds nécessaires pour soutenir ses activités ? Est-ce que le gérant prend vraiment son entreprise au sérieux ? Voilà le genre d'interrogation que suscite un mail nom professionnel.
La conclusion, l'hébergement mail gratuit ne peut n'intéresser qu'un petit cercle d'entreprises avec un nombre restreint d'adresses emails de 5 à 10 contacts maximum et qui sont extrêmement peu exigeants quant à la qualité de leur service d'hébergement mail.
2 - Utiliser les hébergeurs mails comme Gmail ou Microsoft
Il existe des milliers d'hôtes de messagerie mail sur le marché. Mais quand il s'agit de trouver un hébergeur mail, vous pensez rapidement à ces deux fournisseurs : G Suite et Office 365.
En outre, sachez que tous les comptes Google ne se terminent pas par @gmail.com ou @outlook.com et peuvent être marqués avec le nom professionnel de votre entreprise : @votre-entreprise.com
L’intérêt de ces hébergeurs mails est qu’ils sont généralement regroupés dans des suites bureautiques dont vous avez l'accès : calendrier, traitement de texte, etc. Toutefois, ces solutions vous rendent dépendant de Google G Suite ou de Microsoft 365.
De plus, Si vous ne faites pas de copies locales, vos documents ne seront sauvegardés que par un fournisseur externe, en l’occurrence les serveurs de Google aux Etats-Unis. Il faut ainsi comprendre que vos données atterrissent sur des serveurs de pays étrangers où les réglementations sont généralement différentes des vôtres.
3 - Utiliser les services de messagerie des hébergeurs web
L’avantage de l'hébergement web est qu'il propose généralement des tarifs abordables et les ressources sont partagés entre plusieurs utilisateurs.
Le principal aspect critique de l'hébergement mutualisé est probablement la sécurité. Un serveur partagé est limité non seulement en ressources mais également en fonctionnalités. Vous ne pouvez pas installer vos propres logiciels (comme un antivirus) pour protéger votre site et votre messagerie web. Vous pouvez uniquement apporter des modifications d’apparence.
Donc, un pirate du web pourrait exécuter des scripts (malveillants ou non), et votre sécurité pourrait être facilement menacée. Il y a déjà eu de nombreux cas où des pirates informatiques ont récupéré les informations stockées sur les serveurs de sites web d'entreprises.
4 - Utiliser un hébergeur mail pour TPE et PME
L’hébergement mail pour un nom de domaine enregistré peut être confié à un fournisseur professionnel de services de messagerie d'entreprise. Cela permet de profiter des années d'expérience de l'hébergeur, d’avoir une assistance technique 24h / 24 et des garanties techniques (cryptage fort) de confidentialité des échanges mails avec les clients.
Il existe quelques acteurs 100% français qui proposent un hébergement mail fiable pour les PME et TPE. Il y a par exemple Powermail.fr qui vous permettra de concevoir un hébergement mail personnalisé pour vos projets. La plateforme vous permet d'utiliser tous les avantages d'un hébergement de messagerie professionnel avec une interface moderne et confortable, tout en fournissant un filtrage antispam intelligent et la possibilité d'envoyer des pièces jointes jusqu'à 1 Go. Enfin, un avantage important de l'hébergement mail professionnel est la sécurité de vos données : en définissant des politiques de confidentialité, vous pouvez être sûr que vos informations sont protégées de manière fiable. Dans le cas de PowerMail, vous avez la garantie que vos données sont hébergées en France de manière à respecter la RGPD et éviter que des données potentiellement sensibles puissent partir à l'étranger.
Enfin, si vous avez déjà un hébergeur, des prestataires comme PowerMail peuvent vous assister afin de migrer votre messagerie existante sans perte de données ni coupure de service.
Le mot de la fin
Aujourd'hui, bâtir la confiance et la notoriété de votre marque est plus important que jamais. Mais ce n'est pas une tâche facile. Cependant, cela devient beaucoup plus facile avec un hébergement mail basé sur un domaine ! Chaque email que vous envoyez contiendra votre nom de domaine et attirera en même temps les clients potentiels à regarder votre site web. Les enquêtes montrent également que les utilisateurs choisissent plus souvent des entreprises qui utilisent des adresses email professionnelles plutôt que des adresses emails provenant d’un hébergeur mail gratuit comme les adresses mail des FAI ou de Gmail.
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