Réunir les fonds nécessaires à l'acquisition d'un parc informatique pour son activité professionnelle est une problématique à laquelle sont confrontés les responsables de toutes entreprises. Les achats permettent d'accéder aux équipements les plus récents du marché et de disposer des machines à sa convenance, mais impliquent des coûts de maintenance et d'amortissement qui peuvent être élevés. Saviez-vous qu'il était possible de louer des ordinateurs professionnels ? Cette alternative pratique pour les startups par exemple permet d'offrir le meilleur matériel à vos employés et d'accueillir convenablement du personnel temporaire sans avoir à racheter de matériel.
Acheter ou louer des ordinateurs professionnels ?
La décision entre l'achat ou la location d'ordinateurs pour votre entreprise dépend surtout du budget et des besoins actuels, et à venir. Quelle que soit l'approche choisie, l'idée est tout de même de bénéficier d'un accès aux technologies les plus récentes, ce qui confère un avantage concurrentiel sur les concurrents. Cependant, avoir du matériel performant et toujours à la pointe coûte cher, car il faut souvent le renouveler.
C'est pourquoi il est intéressant d'opter pour la location d'ordinateurs, car cela offre l'avantage de pouvoir utiliser du matériel neuf et haut de gamme, mais sans les coûts exorbitants de l'achat du neuf pour tous les employés. Le coût du loyer équivaut à une petite fraction du prix d'achat de l'ordinateur, ce qui signifie que vous aurez un accès immédiat aux avantages qu'offrent les nouvelles technologies sans un lourd engagement en matière d'investissement.
Votre entreprise peut ne pas avoir les fonds suffisants pour acheter directement les ordinateurs les plus performants du marché. En louant, vous pouvez profiter des nouvelles technologies à un coût bien inférieur et les renouveler sans impacter votre budget. Par exemple, la société Fleet, spécialiste de la location d'ordinateurs pour les entreprises, propose une offre de location de 39,90€/mois pour un MacBook Air et 49,90€/mois pour un MacBook Pro, des ordinateurs portables coûtant à l'achat de 1250€ à 1500€ pour le MacBook Air et de 1500€ à 3200€ pour le MacBook Pro. La location d'ordinateurs permet donc de préserver votre trésorerie.
Les frais d'entretien du matériel informatique
Les équipements technologiques sont des outils indispensables pour travailler. Mais ces équipements nécessitent un entretien constant et sont soumis à toutes sortes de problèmes. Chaleur excessive, mauvais câblage, pannes informatiques, dommages physiques et toutes sortes d'autres situations peuvent compromettre le fonctionnement et la durée de vie des ordinateurs de l'entreprise.
Lorsque votre entreprise achète des ordinateurs, la maintenance vous incombe et doit être gérée par un personnel informatique souvent déjà surchargé de travail. Par ailleurs, si un ordinateur doit être réparé, il sera envoyé en réparation, rendant l'employé inactif ou réduisant considérablement son travail, à moins que vous ne disposiez d'un ordinateur de secours.
Les ordinateurs loués sont livrés avec un contrat de maintenance signé avec le fournisseur, qui garantit l'entretien et le remplacement immédiat de l'équipement en cas de besoin. En plus d'être efficace, la location d'ordinateurs fait gagner du temps et des efforts à votre personnel informatique, qui est libre d'effectuer d'autres tâches.
Mettre à jour le parc informatique
Outre les coûts, la décision d'acheter ou de louer des ordinateurs pose un autre problème : la technologie évolue très rapidement, et une machine que vous avez achetée il y a 2 ans risque d'être déjà dépassée.
Lorsque vous louez des ordinateurs, l'obsolescence n'est plus un sujet de préoccupation pour votre entreprise : la charge financière du vieux matériel reposera sur les épaules de votre fournisseur. Votre entreprise n'aura plus à s'occuper des démarches administratives nécessaires pour revendre, donner ou se débarrasser de son vieux matériel. Vous augmentez en outre la productivité de vos employés qui travaillent sur des machines constamment performantes. À la fin du contrat de location, l'entreprise pourra signer un nouveau contrat de location pour faire l'acquisition d'ordinateurs plus récents et plus rapides, sans investissement majeur.
Calculer l'amortissement du matériel
Le retour sur investissement ou ROI devrait être calculé sur toutes les acquisitions de l'entreprise. Si vous dépensez votre budget pour acheter du matériel, combien cela vous rapportera-t-il ? L'achat d'un ordinateur est profitable pour la société, mais à la fin du cycle d'amortissement, l'entreprise se retrouvera avec un actif dévalué. Et il sera nécessaire de donner une destination à un équipement obsolète et usé.
De plus, les coûts d'investissement ne sont pas totalement prévisibles lors de l'achat d'un ordinateur, car celui-ci peut nécessiter un remplacement de pièces, l'installation de nouvelles fonctionnalités, un entretien spécifique suite à une panne, etc. Avec la location d'ordinateurs, les coûts sont beaucoup plus prévisibles. Il y a un seul loyer mensuel qui est versé au fournisseur. Il n'est donc pas nécessaire de s'inquiéter de l'amortissement ou de la mise au rebut des appareils à la fin de la période de location. Enfin pour la location d'ordinateurs, les coûts sont répartis dans le temps plutôt que concentrés comme dans le cas d'un achat. Avec plus de trésorerie, l'entreprise dispose ainsi de plus de ressources pour effectuer d'autres investissements et lancer des projets.
Acheter ou louer un ordinateur : la durée de vie de l'équipement
Lorsque vous décidez d'acheter ou de louer des ordinateurs professionnels, l'entreprise doit accepter de gérer des stocks obsolètes. Pour certaines activités, les équipements sont changés chaque année et même dans les secteurs les moins exigeants, il est courant de changer d'ordinateur tous les 24 ou 36 mois.
Les avancées technologiques ont considérablement modifié la réalité du travail dans les entreprises. L'utilisation de programmes fonctionnant à la fois sur les ordinateurs et les smartphones, le travail à distance, les applications Cloud, les logiciels en mode SaaS, l'utilisation croissante de la vidéo et de la visioconférence, sont de plus en plus fréquents.
Il devient alors difficile de suivre les évolutions constantes de la technologie sans changement régulier : c'est pourquoi il est si important de calculer la durée de vie de vos équipements. Supposons que vous achetiez un ordinateur et que celui-ci sera utilisé pendant 24 mois. Si l'entreprise souhaite mettre de côté des fonds pour remplacer cet ordinateur, elle devra mettre de côté un peu plus de 4% du coût de l'équipement chaque mois. Avec la location d'ordinateur, cette réserve financière est supprimée.
Le mot de la fin
Décider entre acheter ou louer des ordinateurs est une situation récurrente dans toutes les entreprises, car ces outils sont devenus indispensables. Mais acheter ou louer n'est pas une stratégie gravée dans le marbre. Parce que les ordinateurs peuvent devenir rapidement obsolètes, la décision d'acheter ou de louer sera prise à plusieurs reprises dans la vie de l'entreprise et pourra donner des résultats différents selon la taille et l'activité de votre entreprise.
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