Intégration : 7 erreurs fréquentes à ne plus faire

Vous avez recruté votre (premier) collaborateur. Félicitations ! Maintenant, place à la phase d’intégration.

Car oui, le recrutement ne s’arrête pas à trouver un candidat. 

Mais l’intégration c’est quoi après tout ? C’est le processus par lequel les nouvelles recrues s'intègrent émotionnellement, physiquement dans la culture et les activités établies de l’entreprise. 

L’intégration est une phase primordiale. 

Il sera dommage que votre nouvelle recrue vous dise au revoir si tôt arrivée.

C’est donc un processus essentiel qui est pourtant trop souvent délaissé par les entreprises.

Il y a pourtant des erreurs que vous pouvez facilement éviter.

Voyons tout de suite 7 fautes que la plupart des entreprises font :

1. Commencer l’intégration le jour J

Sur 100 salariés qui débutent une nouvelle aventure, 4 ne reviennent pas après leur premier jour. La raison : une mauvaise intégration. Pourtant, l'engagement d'un nouveau collaborateur se construit avant même son arrivée.

L’intégration n’est surtout pas à commencer le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur.

Don’t do

La plupart de mes intégrations en tant qu’ancienne collaboratrice ressemblaient plus ou moins à cela : un rapide coup de téléphone pour me dire que j’avais été retenue et la réception d’un mail pour m’informer quel jour commencer.

Que pouvais-je attendre de ces entreprises après une telle intégration ?

Ce que je vous partage n’est d’ailleurs pas un cas isolé, c’est généralement ce qui se déroule dans la plupart des organisations.

Au final, rien d’exceptionnel. Pas de quoi marquer le début d’une expérience collaborateur.

To do

Ce que je vous propose de faire, c’est donc d’anticiper en pensant de façon globale. En somme, commencer le processus d’onboarding à partir du moment où les personnes candidatent.

Vous avez déjà entendu parler du pre-onboarding ? J’en parlais justement ici.

A retenir : une bonne intégration commence dès la candidature de votre future recrue.

2. Ne pas organiser en interne l’arrivée de la nouvelle recrue

Chacun a en mémoire lors de l’intégration d’un collaborateur les couacs des premiers jours.

Don’t do

Cela va d’un bureau non préparé, à une arrivée qui n’a pas été prévenue ou pire une personne dont ne connait pas le prénom…

Je vous invite à préparer cette arrivée afin que vos équipes en place sachent comment agir.

Mais aussi que votre nouvelle recrue se sente accueillie et surtout attendue. Il n’y a rien de pire que d’arriver dans une entreprise dont personne ne sait rien de nous.

To Do

Examiner les aspects logistiques 

• Vérifier qu’un bureau est disponible 

• Vérifier que l’équipement est complet (chaîne, ordinateur, lampe, téléphone…)

• Vérifier qu’un numéro de téléphone a été attribué

• Vérifier que l’accès aux locaux, au parking, à la photocopieuse est possible

Coordonner le travail d'équipe 

• Informer l'équipe de la date d’arrivée du nouveau collaborateur ; 

• Expliquer qui est le nouveau venu (nom, prénom, poste) et d'où il vient 

• (parcours professionnel) ; 

• Expliquer qu'il/elle fera dans les premières semaines, les prochains mois ; 

A retenir : Organiser en amont l’aspect logistique et engager vos collaborateurs actuels dans le processus d’intégration.

3. Relayer les stagiaires au second plan lors de l’intégration

« Tu vas me préparer les photocopies recto-verso. » « Tu vas faire le café. » Ce sont certes des clichés mais pour bien des stagiaires cela reste encore la réalité. 

J’en parlais justement avec un millenials sur le podcast. Il m’a partagé ses expériences de stagiaire dans le podcast sur blog Ma Future Recrue.

Don’t do

Les stagiaires sont à mon sens les collaborateurs dont on devrait le plus prendre soin. Ce sont eux, les futurs professionnels de demain. Une mauvaise expérience ne s’oublie pas…

Si l’on combine les tâches qui ne sont pas toujours intéressantes, le fait que les stagiaires ne sont pas considérés comme des collaborateurs et qu’en plus qu’ils ne sont pas attendus, cela commence à faire beaucoup.

Que pourront-ils dire de positif de votre entreprise ? Auront-ils envie de vous recommander ? Et surtout de venir travailler dans vos équipes ?

To do

Les stagiaires également doivent avoir une intégration irréprochable. 

C’est lorsque l’on est personne et que l’on nous apporte une aide que l’on connait la vraie valeur de quelqu’un. Je suis certaine que vous voyez de quoi je veux parler.

Pensez-y la prochaine fois que vous avez un stagiaire.

A retenir : Vos stagiaires sont également vos ambassadeurs et peut-être même les meilleurs.

4. Penser que l'intégration ne sert qu'à la prise de fonction

Préparer la logistique, coordonner les équipes ou encore préparer l’administratif sont donc essentiels dans l’intégration du collaborateur.

Mais ce ne sont pourtant pas les seuls éléments à prendre en considération. 

Don’t do

Préparer la logistique en remettant les outils de travail, les mots de passe c’est bien mais il ne faut pas oublier le reste.

Le reste c’est quoi ? Expliquer trop légèrement les codes et la culture d’entreprise ou même les différents services. 

Gardez à l’esprit que ce qui vous parait à présent évident ne l’est pas pour votre recrue qui vous découvre et doit apprendre. 

To do

Nous l’avons vu précédemment, intégrer c’est faire en sorte que le collaborateur se sente attendu, désirer.

Intégrer c'est aussi donner au salarié l'envie de rester dans son entreprise. C’est un point fondamental.

La partie séduction fait partie intégrante de l’onboarding.

Vous pouvez ainsi préparer un petit-déjeuner le jour de l’arrivée, un repas, faire une réunion avec toute l’équipe, demander des feedbacks quotidiens, présenter chacun des membres de façon individuelle.

A retenir : L’intégration doit également donner envie au collaborateur de rester dans l’entreprise.

5. Limiter l'intégration à la première semaine

Don’t do

L'intégration doit se poursuivre jusqu'à ce que le salarié n’en ressente plus le besoin. De fait, elle ne peut se limiter à la première semaine. 

Car les processus internes ne sont pas maitrisés. Il en est de même pour la culture de l’entreprise n’est pas intégrée…

Pendant les 45 jours suivant l’arrivée d’un nouveau collaborateur, 22 % des collaborateurs quittent l’entreprise pendant la période d’essai.

Do

Afin de limiter les mauvaises intégrations, vous pouvez demander des feed-backs quotidiens en fin de journée par exemple à votre nouveau collaborateur.

Un buddy de l’entreprise peut également accompagner le collaborateur. Il lui servira de repère mais également d’aide lorsque le besoin s’en fera ressentir.

A retenir : L’intégration se termine lorsque le collaborateur n’en ressent plus le besoin.

6. Ne pas anticiper la gestion administrative de la future recrue

Voici quelques exemples d’éléments pouvant être intégrés dans le rétro-planning : 

• Établir la DPAE ; 

• Transmettre le livret d’accueil au nouveau collaborateur ; 

• Rédiger le contrat de travail ; 

• Organiser la visite médicale ; 

• Créer le salarié dans le logiciel de RH et/ou de paie ; 

• Regarder les aides financières

• Remplir la déclaration sociale nominative (la DSN)

• Compléter le registre du personnel

Vos collaborateurs sont également attentifs à ces éléments qui sont peut-être des détails pour vous mais qui sont scrutés par vos collaborateurs.

A retenir : Intégrer c’est aussi penser à l’administratif. Vos collaborateurs sont également attentif aux respects des obligations

7. Ne pas documenter l'intégration

Vous savez ce que l’on dit, les paroles s’envolent et les écrits restent. Alors, faites-en sorte de rendre l’intégration identique d’un collaborateur à l’autre. Pour cela, misez sur l’écrit ! 

Pourtant le constat est sans appel, seulement 35% des entreprises ont formalisé un processus d’intégration, d’après une étude People OnBoard.

Et vous alors ?

Ce qui est complètement paradoxal car la quasi-totalité des entrepreneurs jugent que c’est un facteur de rétention.

« 98% des dirigeants considèrent l’onboarding comme un facteur essentiel pour améliorer la rétention de leurs salariés, d’après un sondage Korn Ferry. »

Je vais même aller plus loin, l’intégration vous permet aussi mais surtout de gagner de temps, d’amorcer une expérience collaborateur pour lui donner envie de rester sur du plus long terme.

Imaginez une intégration catastrophique, à votre avis, au prochain couac dans l’entreprise, votre collaborateur aurai-t’il envie de rester ou de partir de l’entreprise ?

Afin d’être certain que chacun des collaborateurs puisse trouver facilement le processus et qu’il ne tombe pas aux oubliettes, vous pouvez insérer le processus sur Trello.

A retenir : Matérialiser le processus par écrit et rendez-le accessible par tout le monde en interne.

Ce que vous devez retenir

Plus de 2 collaborateurs sur 10 quittent l’entreprise pendant la période d’essai faute à une mauvaise intégration.

Pour preuve, 63% des entreprises constatent que la mise en place d’un processus d’intégration contribue à la hausse du taux de satisfaction du collaborateur.

Vous devez impérativement garder à l’esprit que l’intégration ne sert pas seulement à accueillir le nouveau collaborateur, elle est également le séduire et lui donner envie de rester dans l’entreprise.

Organiser un parcours d’intégration est donc indispensable, vous ferez indéniablement la différence avec vos concurrents pour attirer à vous vos collaborateurs.

Vous pouvez ainsi (liste non exhaustive) :

• Présenter l’entreprise, les différents services, les membres de l’équipes

• Faire visiter les locaux en amont

• Expliquer les diverses missions

• Encourager les échanges entre le nouveau collaborateur et l’équipe

Vous avez besoin d’un conseil sur vos processus d’intégration, écrivez-moi en commentaire 😆

Cet article a été rédigé par Emmanuelle Chegrane du blog mafuturerecrue.com