La facturation pour les artisans et les TPE/PME : comment vous simplifier la vie

Au quotidien, gérer une petite entreprise n’est pas une tâche facile. Les travailleurs indépendants doivent faire face chaque jour à des dizaines de problèmes, allant de la réalisation des objectifs de vente, à l’embauche du personnel, en passant par l’établissement des factures et le suivi de la facturation.

Une des problématiques à laquelle aucune entreprise n’échappe est la question des champs que doit contenir un document pour qu'il soit légal.

À titre d'exemple, pour respecter la loi, une facture doit respecter une certaine forme et contenir certaines informations obligatoires. Les gérants des petites entreprises ne sont pas toujours au courant de ces informations et se baser juste sur des informations glanés sur internet ici et là peut s'avérer préjudiciable pour l'entreprise.

A cet effet, les gérants peuvent demander conseil à un expert-comptable qui veillera à ce que tous les documents produit sont conforme à la loi. Cependant, cela a un certain coût que ne peuvent pas toujours se permettre un artisan ou un gérant de TPE/PME. Dans ce cas, l'utilisation d'un bon logiciel de facturation et de gestion qui simplifie les processus, peut être une alternative fiable pour les artisans et les PME/TPE.

Pourtant une enquête réalisée en 2019 par RCA Consulting auprès de 2000 clients TPE/PME de cabinets d’expertise comptable a montré que les TPE/PME sont toujours 45% à utiliser un simple fichier Excel ou un document Word pour effectuer leur facturation. Le logiciel de facturation des artisans et des TPE/PME est quant à lui utilisé par seulement 55% des TPE/PME. Pour découvrir les outils de facturation en ligne de nouvelle génération, vous pouvez tester gratuitement Artinove ici.

Enquête RCA consulting : outil de facturation des PME

Source : enquête RCA Consulting

7 raisons de ne pas utiliser Excel pour réaliser vos factures

Utilisez-vous Excel ou Word pour créer des factures ? Ce n’est pas vraiment une bonne idée.

En effet, gérer la comptabilité d'une entreprise est une tâche complexe, en particulier pour ceux qui travaillent en tant qu’artisans ou indépendants et doivent gérer leurs TPE/PME pour optimiser les ressources mises à leur disposition. C’est pourquoi, le choix d’un bon outil de comptabilité devient essentiel pour tous ceux qui souhaitent tirer le meilleur parti de leurs entreprises. Utiliser Excel n’est pas toujours l’alternative la plus appropriée. Il existe de nombreuses autres solutions qui peuvent être plus efficaces pour les TPE/PME.

Certes, Excel est gratuit mais ce n’est pas l’outil optimal pour réaliser votre facturation car :

1. Excel ne permet pas de stocker vos données en ligne dans le cloud. Vous devez donc effectuer plusieurs sauvegardes sur différents appareils pour vous assurer de ne pas perdre des informations.

2. Excel ne vous permet pas d’accéder à un fichier ou à une feuille de calcul où que vous soyez depuis un téléphone mobile ou une tablette. Il est nécessaire d’être en face d’un ordinateur pour visualiser ou transférer des données.

3. Excel ne garantit pas la confidentialité des données. En règle générale, tout le monde peut accéder à votre document et avoir accès à des informations privées.

4. Excel ne permet pas de réaliser la gestion et le suivi des facturations sans prendre de temps. En bref, une gestion compliquée = temps perdu = productivité réduite.

5. Excel ne permet pas facilement de créer des archives automatiques de facturation. Cela demande des compétences très avancées en macro, que tout le monde ne maîtrise pas.

6. Les fichiers Excel sont généralement assez lourds lorsqu’ils sont chargés en données et graphiques.

7. Il est difficile d’utiliser Excel si vous êtes autodidacte et pour en tirer le meilleur parti, il est nécessaire de recevoir une formation préalable.

Par conséquent, tous ceux qui travaillent en tant d’artisans ou indépendants et qui dirigent une entreprise doivent savoir que le programme Excel comporte plusieurs limitations. Il est donc recommandé de revoir vos usages de comptabilité et de facturation si vous utilisez Excel et potentiellement penser à gérer vos factures de la manière la plus efficace possible avec une solution de facturation qui vous simplifiera la vie et qui sera accessible en ligne.

L'informatique à la rescousse : 5 usages d’un logiciel de facturation et de gestion en ligne

Avec la gestion en ligne, vous n'achetez pas qu'un logiciel de facturation en ligne, vous faites l'acquisition d'une application cloud puissante, flexible et facile à utiliser, qui s'améliore constamment pour s'adapter et même anticiper vos besoins.

L’objectif d’une facturation en ligne est très clair : vous faire gagner en productivité et en efficacité en simplifiant et en rationalisant vos méthodes de facturation, afin de vous faire gagner en temps, en organisation et, par conséquent, de réaliser des économies de coûts pour votre entreprise.

Tout est conçu et développé pour que vous puissiez établir des factures en ligne avec fluidité et rapidité. Quand le temps presse, il est essentiel de disposer d'outils utiles tels qu’un logiciel de facturation en ligne qui vous apportera également les avantages suivants :

1. Créez vos factures en ligne en quelques secondes et de n'importe où

La gestion en ligne vous permet de faire vos factures en ligne facilement et de n'importe où. Vous pouvez ainsi y accéder à partir de n’importe quel appareil (PC, tablette, smartphone) disposant d’une connexion internet. Créer des factures en ligne de manière accessible et rapide n’a jamais été aussi simple.

Cette portabilité signifie que vous augmentez votre efficacité au travail. Par exemple : vous êtes chez votre client et vous devez accéder à une facture ou à un budget, en quelques clics, vous accédez à cette information sans attendre ni appeler votre bureau.

Quelques chiffres : nombre de factures émises en France chaque année

Source : Business les Echos

2. Un logiciel de facturation pour surveiller et vérifier le statut de vos factures en temps réel

Grâce à la gestion en ligne, vous gardez un contrôle précis sur l’état de vos factures : recouvrement en attente, paiement, recouvrement partiel, les échéances et toutes les autres informations utiles.

Vous pouvez également utiliser son puissant moteur de recherche pour filtrer les factures par client, date de création ou d'expiration, effectuer des actions sur des groupes de factures sélectionnées, etc.

Si vous avez besoin de réaliser un contrôle minutieux et une estimation correcte de l’état des lieux de vos facturations, alors un logiciel de facturation est l'outil idéal pour cela.

3. Modifiez et envoyez vos factures en quelques secondes

Les différentes options de la facturation en ligne vous permettront de gérer des problèmes tels que :

La traçabilité des factures
L'historique des factures : création, modification, si une facture a été envoyé par email, etc.
La possibilité de dupliquer les factures qui est très pratique pour reproduire des factures similaires
La possibilité d'éditer et d'imprimer vos factures avec diverses options d'impression
Envoyer des factures par email en quelques secondes ! Le temps, c'est de l'argent !

Quelques chiffres : économie moyenne réalisée en passant de la facturation papier à la facturation en ligne

La facture électronique supprime le besoin d’impression, d’envoi postal, et d’archivage physique. L’entreprise réduit donc ses coûts administratifs. Selon un rapport KPMG, la dématérialisation des factures permet d’économiser entre 3,24 et 6,5 euros par facture envoyée et 5,77 euros par facture reçue.

Quelques chiffres : impact de la consommation de papier en entreprise sur l’environnement

Selon le rapport 2017 de Billentis, la facture électronique permet des économies de papier allant de 8 à 39% selon les entreprises. Une autre enquête de Human and Green Consultants pour Bonial précise en plus qu’une feuille imprimée génère environ 10,22 grammes de CO2, alors qu’une page lue sur un mobile n’en génère que 0,72 gramme, soit 14 fois moins. Passez à la facture électronique et l’environnement vous dira merci !

4. L’option multi-utilisateurs d’un logiciel de facturation permet de travailler en équipe de manière collaborative

L’une des fonctionnalités les plus puissantes des logiciels de facturation en ligne est la fonctionnalité multi-utilisateurs qui vous permet de connecter les membres de votre équipe à l’application. Cela permet un travail collaboratif et efficace qui augmente considérablement les performances des ressources humaines de l’entreprise. Grâce à un système d’authentification, vous pouvez accorder des autorisations d’accès spécifiques aux utilisateurs.

5. Avec un logiciel de facturation, toutes les informations de votre entreprise sont centralisées et organisées

Plus aucun risque que vos factures ne se perdent ! La facture en ligne est l'outil idéal pour organiser les différents aspects fondamentaux de votre entreprise :

Rassemblez sur une même plateforme des données clients, budgets, bons de livraison, factures, devis, reçus, virements bancaires ; tous accessibles en ligne

Optimisez votre temps : l'augmentation de votre efficacité se traduit par de meilleurs résultats avec moins d'effort. Cela est fondamental pour le développement de votre entreprise.

Maîtrisez vos dépenses, flux de trésorerie, prévisions de paiements et de recouvrements des factures, etc.

Contrôlez vos ressources : un logiciel de facturation vous permet d’obtenir une image précise et en temps réel de l’état de votre entreprise. Cela est essentiel pour mettre en place vos prévisions de ventes.

La législation évolue

Selon une étude GS1 réalisée en 2017, aujourd’hui, il faut en moyenne 46 jours à une entreprise pour obtenir le règlement de ses factures avec comme conséquence des difficultés financières réelles dans un contexte économique où 25% des faillites en France sont liées à un problème de trésorerie.

L’objectif de la facture électronique est ainsi de réduire les délais de règlement des factures et d’assurer dans ces conditions une meilleure fluidité des échanges et une amélioration globale des pratiques de facturation.

Par ailleurs, l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, imposent aux entreprises (fournisseurs et clients), quelle que soit leur taille, l’utilisation de la facture électronique pour toutes leurs collaborations avec des entreprises publiques. Ainsi depuis 2017, les grandes entreprises y sont contraintes, et ce mode d’échange, de plus en plus répandu, va concerner les PME/TPE en 2019 et 2020.

Le mot de la fin

Les artisans et les petites entreprises ne disposent pas toujours du budget nécessaire pour se doter d'un service de comptabilité. Et pour la survie de l'entreprise, il est essentiel pour elles, de réduire les coûts dans ce domaine. La facturation manuelle via une feuille Excel a ses limites et est chronophage. Optez pour un logiciel de facturation et de gestion en ligne pour artisan et PME/TPE semble être la bonne solution si :

Vous voulez rendre votre travail plus productif, plus rentable et moins chronophage. La facturation en ligne transforme la gestion de votre entreprise en quelque chose de beaucoup plus simple.

Vous souhaitez développer votre activité et passer à un autre niveau en simplifiant votre processus de facturation avec un logiciel qui, grâce à ses fonctionnalités avancées, vous rendra plus compétitif et efficace.