Les 5 éléments indispensables pour organiser des séminaires d’entreprises vraiment originaux !

Qu'est-ce qu'un événement d’entreprise vraiment original ? 

La réponse n’est pas si simple à définir car nous évoluons dans un environnement où nous pouvons trouver des idées inédites d’événements de toute ampleur et dans les lieux les plus divers.

Des conférences, des séminaires, des showrooms, des présentations de produits, des congrès ou encore l'anniversaire du PDG de l'entreprise…. Chaque jour, n'importe où, il y a des événements de toutes sortes et seulement quelques-uns de ces événements sont vraiment originaux. 

Sur quels éléments les entreprises se basent pour créer cette différence et organiser des événements vraiment originaux ? Elles se focalisent sur les 5 éléments suivant.

1. Un plan de communication original

L’organisation d'un séminaire d'entreprise n’est certes pas une simple promenade de santé, ni un dîner entre amis. Cela prend beaucoup de temps et d’efforts. En outre, chaque projet (quelle que soient sa taille et sa nature) doit sans aucun doute commencer par l’élaboration approfondie et détaillée d’un plan stratégique. Pourquoi ? Car pour atteindre le succès de l'événement, vous ne devez rien laisser au hasard. Définir clairement vos stratégies et votre budget sont des éléments que vous devez prendre en compte dans votre planification. 

L’organisation d’un événement est une partie importante du plan de communication de l’entreprise, dans lequel les employés jouent un rôle central car ceux-ci peuvent apporter des idées de séminaires d'entreprise originales ou vous informer de leurs attentes, ce qui créera un événement sur-mesure. D'autre part, un bon plan de communication vous aidera à annoncer votre événement bien à l'avance, à confirmer le nombre de participants, à rappeler l'heure, le lieu et le jour exact. Mais ce n’est pas tout. En utilisant correctement vos canaux de communication, vous pouvez promouvoir votre événement avec des photos et des vidéos. Et lorsque l’événement sera terminé, vous pouvez mettre sur votre site web, des photos pour rappeler aux participants à quel point l’événement était unique. 

Action à faire que vous pouvez faire : 

Créez et envoyez des invitations originales par email au moins quinze jours avant l'événement. Ne laissez pas cela pour la dernière minute, surtout si vous voulez que les invités s’organisent pour y participer. Et n'oubliez pas les êtres humains sont des êtres émotionnels dont éviter les arguments rationnels. Si vous souhaitez que l'événement donne envie, il faut réussir à toucher les indicateurs du plaisir : joindre deux ou trois photos des lieux de l’événement, décrire le programme des activités originales, le tout agrémenté d’une description aguicheuse du menu, communiquez sur le fait qu'il y aura des Petits fours et cocktail à volonté et une musique d’ambiance. Donnez envie  travers les émotions.

2. L’objectif du séminaire d'entreprise

Soyez clair sur vos attentes, les employés ont besoin de savoir ce que l’on attend d’eux mais dans l’ensemble, il n’y a que trois objectifs principaux d’un événement d’entreprise : 

1. Construire et développer la croissance de l’entreprise 

2. Améliorer le corps et l’esprit 

3. Développer les relations interpersonnelles 

Les événements d’entreprises peuvent prendre plusieurs formes : séminaires, soirées anniversaires, soirée du nouvel an, etc. Et parmi les événements les plus populaires en entreprise, il y a les Team Building, qui permettent de définir un ensemble d’activités communes en équipe, pour permettre d’améliorer les relations interpersonnelles entre collaborateurs. Grâce au Team Building, vous êtes en mesure d’identifier les forces, les limites et besoins de vos collaborateurs et par la suite vous serez apte à créer un bon environnement de travail avec des personnes qui, étant heureuses, seront plus productives. 

Les raisons de célébrer en entreprise sont nombreuses, vous pouvez créer un événement pour vous réjouir d’un exploit important, récompenser les employés le plus méritants ou n’importe quel autre événement. En créant des événements d’entreprises, vous obtiendrez un niveau élevé de satisfaction et une motivation accrue chez vos collaborateurs. 

Action que vous pouvez faire : 

Chaque chef d’équipe doit communiquer à petite échelle avec son équipe afin de renforcer le sentiment d'appartenance et l'intégration au sein de l’entreprise.

L’entreprise doit souligner l’importance d’organiser des activités de groupe et de célébrer le travail d'équipe. Proposer une récompense à l’équipe qui se débrouillera le mieux lors du team building (offrir un bon d’achat, des plantes de bureaux, etc.). 

3. Le lieu du séminaire d'entreprise

Où est-il préférable d'organiser des séminaires d’entreprises ? 

Selon une enquête coach omnium, deux organisateurs sur trois recherchent un lieu original pour organiser un séminaire d'entreprise. 
Choisir un lieu original pour organiser un événement d’entreprise n'est pas une tâche facile. La solution idéale n’est pas de louer une salle dans un centre d’affaires moderne car personne ne s’en souviendra. Un événement organisé dans un vieux manoir à plus de chance de rester mémorable. 

Les événements de courte durée (généralement d'une durée d'un à deux jours) peuvent être organisés dans différentes villes. Dans ce cas, il est important de choisir un lieu atypique en centre-ville avec un accès commode, pour que tous les participants puissent à l’heure indiquée sans retards. 

Les séminaires d'entreprises en plein air sont généralement organisés dans des châteaux  et autres lieux péri-urbains situés près des limites de la ville. Lorsque vous organisez un événement dans un lieu insolite, vous devez prendre en compte le transport, réserver des chambres pour l'hébergement à l'avance et penser à la nourriture. 

Ce que vous devez rechercher :

Voici les exigences de base pour le lieu d’un séminaire d'entreprise : 

• Originalité rime avec insolite 
• Confort : chaises confortables, disponibilité de fumoir et autres commodités
• Des salles suffisamment grandes pour le nombre de participants 
• L’embauche éventuelle d'une entreprise audiovisuelle pour s'occuper du son, de la lumière, de l'écran, des microphones et des appareils pour que tout le monde puisse voir, entendre et comprendre les orateurs. 

4. Les activités d'un séminaire d'entreprise original

Que vous organisiez un cocktail, un atelier ou une soirée d'entreprise, définir un thème donne le ton à votre séminaire d'entreprise et vous en donne le point de départ pour choisir votre menu, votre musique, votre décoration et bien plus encore. 

Dans la mesure où une entreprise souhaite créer des événements originaux pour ses employés, il est nécessaire d'analyser différents points pour réussir. Parmi c’est points, il y a : 

L’imagination : il faut beaucoup de créativité pour élaborer des activités authentiques et innovantes. Chaque partie de l’événement doit surprendre le participant et l’étonner, tout en gardant cette personne intriguée par ce qui va se passer ensuite. 

La complexité : la difficulté de l’activité doit être adaptée aux participants, il arrive que, si c'est trop facile, les employés s'ennuient. Inversement, si c’est très compliqué, les employés se sentiront frustrés et peu fiers d’eux-mêmes. L'adaptation de l’activité à la moyenne des participants est essentielle. 

L'acquisition de connaissances : tout événement digne de ce nom doit apporter des connaissances nouvelles, qu’il s’agisse d’un événement amusant ou sportif, il doit apporter une contribution intellectuelle, renforcer la force mentale, la confiance en soi et la vision du futur. 

Quels thèmes aborder ? Votre séminaire d’entreprise pourrait être construit autour de :

Activités technologiques pour les entreprises : pour la création d’événements originaux, il peut être intéressant d’utiliser de nouvelles technologies et des concepts modernes comme : 

- La réalité virtuelle : il existe de nombreux outils de réalité virtuelle pour emmener les collaborateurs dans des univers fantaisistes. Vous pouvez visitez n'importe quel monde virtuel avec des lunettes portables. Les options sont presque infinies.

- Les imprimantes 3D : de plus en plus utilisées, ces imprimantes sont parfaites pour créer un événement original. Voir la réalisation d’une d’un objet que l’on choisit et observer le résultat final procure un sentiment de satisfaction. L'imagination est la seule limite.

- Activités fun : tous les événements originaux doivent générer du plaisir pour que les employés l’apprécient. Quel que soit le thème de l’événement, celui-ci doit être agréable, le vocabulaire compréhensible, et les participants doivent avoir un attrait pour les activités. Si vous ne savez pas quel type d’événement original vous pouvez organiser, voici quelques idées: 

• Mini-jeux et aventures dans la nature pour les entreprises : le sport, source de divertissement, renforce les relations entre collègues de travail dans une activité collectives mêlant divertissement et défis.

• Tour à vélo : il s'agit d'une autre activité idéale pour rassembler les collègues et se détendre dans des endroits magnifiques. Le contact avec la nature est toujours une motivation très positive.

• Photo marathon : lors d’un voyage en équipe, une bonne stratégie consiste à organiser un concours de la meilleure photo du séjour. 

• Dégustation de vin : si l’événement d’entreprise à pour destination une région viticole, une visite guidée et une dégustation de vin seront une expérience intéressante et rafraîchissante. 

Ce sont ici quelques-unes des activités originales que vous pouvez organiser. Vous pouvez si vous le souhaitez choisir de sous-traiter l’animation de vos événements à des prestataires qui se chargeront d’organiser les activités pour les employés. 

5. La restauration du séminaire d'entreprise

La restauration lors d'un événement d’entreprise est une partie très importante. C’est même une composante clé du succès d’un séminaire d'entreprise. 

Effectuez votre menu avec votre traiteur, et déterminez quand et comment servir. Est ce que ce sera un buffet ou un plat unique ? Y aura-t-il des collations avant le déjeuner ou le dîner, ajouterez-vous une table de desserts, quelles boissons non alcoolisées offrirez-vous ? Le service de restauration doit-il fournir du personnel de service, par exemple des serveurs expérimentés qui serviront les invités ? 

Il est recommandé de considérer que tout le monde n'aime pas le poisson ou la viande rouge, ne proposez pas non plus de nourriture trop calorique pour les personnes qui se soucient de leur ligne et de leur santé. Par ailleurs, un repas très copieux endormira sans doute votre auditoire qui ne pourra plus porter attention à ce que vous voulez présenter après le repas. 

Enfin lors des pauses, il convient de proposer des boissons chaudes, de l'eau et un en-cas sucré pour stimuler l'activité cérébrale. 

Rappelez-vous que les séminaires d'entreprise ne dépendent pas uniquement de la restauration, les invités ne viennent pas à ce type d’événements pour se gaver de nourriture et de boire beaucoup, ils viennent surtout pour apprendre, socialiser et passer du bon temps. 

Le mot de la fin

Avec un bon plan de communication qui non seulement annonce l’événement, mais se nourrit des contributions de collègues ; avec un bon travail de team Building qui renforce les liens entre les membres de l'équipe et avec des activités créatives organisées dans un lieu insolite et des plats de qualité, le succès de votre séminaire d'entreprise est assuré. 

Enfin, une fois que tout est terminé, n’oubliez jamais d’analyser en profondeur ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien passé, afin de ne pas répéter les erreurs à l’avenir.