Au cours des dix dernières années, le besoin croissant d’améliorer la productivité dans les entreprises a provoqué de nombreux changements dans l'environnement professionnel.
Tout d’abord, de nombreuses entreprises ont opté pour les appareils mobiles, tels que les ordinateurs portables, les tablettes et les smarphones, qui ont aidé les collaborateurs à s’affranchir des limites de leur bureau, permettant ainsi à l’employé nomade de briser les chaînes qui le lient à son ordinateur de bureau et de travailler où il le souhaite.
Pour mieux collaborer, de nombreuses entreprises ont également opté pour l’open space qui a apporté des changements non négligeables en termes de collaborations spontanées. Mais bien que l'open space ait été conçu pour accroître la productivité des salariés, la configuration de cet espace ouvert présente sa propre limite : selon un article paru dans la magazine Fortune, des études ont montré que les open space réduisent la productivité et le bien-être des employés, tout en augmentant le nombre de jours de congés maladie que prennent les travailleurs. En effet dans les open space, les bavardages et les distractions sont permanents et les échanges entre collaborateurs peuvent être facilement interrompus par des bruits satellites.
Ainsi, pour permettre aux personnes de se rencontrer à la volée pour organiser des réunions informelles, des séances de brainstorming ou des discussions de résolution de problèmes, l'entreprise doit permettre au personnel de se réunir dans une petite salle de réunion toute équipée : la Huddle Room. Une salle de collaboration paisible et dénuée de toute distraction.
Petite salle de collaboration
La révolution de l’huddle Room
Dans un premier temps pour se réunir, les collaborateurs ont commencé à se rassembler dans des espaces neutres comme des salles de repos ou dans l'un des bureaux des Managers de l’entreprise. Cependant, aucun de ces espaces de réunion n'étaient réellement "complet", en ce sens qu’il manquait des équipements numériques pour favoriser la productivité, les collaborations et les séances de visioconférences. La pièce maîtresse des équipements numériques étant l’écran interactif. C'est l'outil tout-en-un qui permet aux collaborateurs de communiquer efficacement leurs idées à travers une approche visuel adaptée.
La Huddle Room est conçue sur mesure pour répondre aux besoins de chaque entreprise, il représente une extension de votre espace de travail où vous pouvez créer un environnement dans lequel la flexibilité peut s'épanouir.
L'écran interactif s’intègre parfaitement dans cette salle de réunion de conception minimaliste qui nécessite peu d'entretien. Ajoutez à cet espace une table et quelques chaises, et cela vaudra bien votre petit investissement compte tenu des bénéfices importants apportés par la Huddle Room en termes de collaboration, d'efficacité et de productivité.
Quelle est la bonne taille de l’écran interactif pour une Huddle Room ?
Cet espace de réunion a été volontairement conçu pour accueillir de deux à six personnes. En conséquence, un écran interactif volumineux ne sera pas nécessaire. Il est plutôt recommandé d’opter pour un affichage allant jusqu'à 55 pouces pour ces espaces restreints. Cette dimension d'écran interactif convient pour une petite pièce, ainsi, cela n’affecte pas le budget de votre entreprise, en particulier pour les entreprises qui disposent de nombreux espaces de réunion de type Huddle Room.
Au niveau fonctionnel, on peut citer par exemple les écrans interactifs tactiles SpeechiTouch qui proposent une grande variété de systèmes d’affichages interactifs allant de 40 à 84 pouces pour les salles de réunion de toutes tailles. Les écrans interactifs SpeechiTouch peuvent équiper parfaitement une Huddle Room pour la transformer en un espace de réunion, de formation ou de visioconférence grâce à une caméra full HD 360° et un micro sans-fil de haute qualité qui permettent aux collaborateurs distants de se sentir littéralement présents dans la pièce.
Grâce à un système Android embarqué qui rend les écrans interactifs SpeechiTouch réactifs et plus simples à utiliser, vous gagnez en intuitivité et en ergonomie. Enfin, notez que le logiciel de collaboration Tamashare accompagnant ces écrans tactiles permet de rassembler jusqu’à 120 personnes en visioconférence, rendant ainsi la salle de collaboration plus grande qu'elle n'y parait.
Collaboration par visioconférence
Les écrans interactifs jouent un rôle prépondérant en tant qu'outil de collaboration et de communication. Ils peuvent être fixés au mur ou fixés sur un support roulant pour pouvoir être déplacés dans différentes pièces. Il offrent également d'autres avantages aux collaborateurs. Par exemple, les écrans interactifs fournissent des solutions d’affichages numériques prêtes à l’emploi, permettant aux participants d'interagir avec les informations présentées sur l’écran tactile sans périphériques externes tels que les PC, et de directement annoter les présentations avec des graphiques, du texte et d’autres informations. La présentation peut ensuite être enregistrée en fichier PDF ou WORD et envoyée aux participants de la réunion.
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Un écran interactif en action dans une Huddle Room |
Préparer les espaces de travail d’aujourd’hui aux générations de demain
Les Huddle Room ne sont pas seulement des espaces de réunions favorisant le travail collaboratif sur écran interactif, ils sont une nécessité dans le paysage actuel des entreprises car de manière générale, les jeunes générations hyper-connectées et férues de technologies qu’on appelle les Millennials, adoptent naturellement la conception du travail collaboratif en présentiel ou à distance, via leurs appareils portables. En outre, selon Forbes, les Millennials devraient représenter environ 75% de la population active mondiale d’ici 2025.
De plus, selon la société de consulting Gartner, les employés évoluant dans les entreprises actuelles utilisent en moyenne trois appareils différents dans leur quotidien professionnel. Et cela passera dans le futur à cinq ou six appareils à mesure de la généralisation des technologies au sein des entreprises.
La salle de réunion doit être un moteur d’inspiration et de créativité pour réfléchir, développer les meilleures idées et pour rechercher des solutions. Cela doit être un lieu où les collaborateurs participent et collaborent pour le bien de l'entreprise.
Et pour cela, la connectivité est ici la clé. Une salle de réunion sans technologies ni internet est au mieux frustrante et au pire préjudiciable à votre productivité. En guise de solution, essayez d'intégrer un bon équipement (écran interactif, connexion internet pour les vidéoconférences, un mobilier confortable et fonctionnel et un bon éclairage) et créez un espace de travail collaboratif, de conception minimaliste de type Huddle Room pour permettre aux collaborateurs de se réunir spontanément et d'échanger efficacement.
Enfin, au fur et à mesure que les appareils mobiles se développent, le travail nomade se démocratise. Les entreprises doivent alors chercher des solutions pour connecter les personnes afin que les collaborateurs qui ne sont pas physiquement présents dans la salle de réunion puissent se sentir instantanément connectés comme s'ils étaient réellement présents.
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