Organiser un évènement d’envergure : les points clés !

Pour optimiser l'efficacité des stratégies marketing, les entreprises organisent des évènements, dont l'envergure dépendra des objectifs et du budget alloué. L'organisation, proprement dite, peut s'avérer simple, toutefois, il faut que cela soit une réussite afin de rentabiliser les investissements. Le but principal étant de marquer les esprits. En matière de logistique, il faut contacter les intervenants, déterminer le programme, louer du matériel, prévoir la restauration.

En sus, optez pour des supports de communication efficaces : réseaux sociaux, presse, annonces, mails. Quant à l'envoi des invitations, il doit être réalisé dans les trois semaines précédant l'évènement. N'oubliez pas les badges qui sont destinées aux personnes qui accueilleront les invités. Pour que votre évènement puisse perdurer dans les esprits des participants, pensez à leur envoyer un compte rendu, des photos ainsi que des lettres de remerciement.

À noter qu'il existe plusieurs formes d'évènements d'entreprise, à savoir :

• Les séminaires
• Les conférences
• Les conseils d'actionnaires
• Les team building
• Le lancement de produits
• Les salons professionnels

Les séminaires

Ce genre d'évènement permet de maintenir les liens entre l'entreprise et ses partenaires. Sa durée dépendra surtout des intervenants et des participants. Aussi, un séminaire peut se tenir durant toute une journée.

Les conférences

À l'instar des séminaires, les conférences ont pour but de partager des informations à un public cible. Pour l'organisation, il faut prévoir normalement plusieurs sessions, des thèmes diversifiés. Pour garder le standing de l'entreprise, les conférences sont souvent organisées dans des hôtels prestigieux. Vous pouvez également organiser votre événement au centre de convention de Lausanne.

Les conseils d'actionnaires

Une réunion des actionnaires consiste à présenter les résultats de l'entreprise. En effet, le personnel dirigeant se doit de rendre des comptes aux actionnaires. Plusieurs points seront traités comme les objectifs, les stratégies, les performances. Rappelons que les réunions se tiennent tous les ans, tous les six mois ou tous les trois mois. L'envergure de cet événement dépendra surtout du nombre d'actionnaires conviés.

Les team building

Pour optimiser les performances de l'entreprise, les dirigeants organisent régulièrement des team building. Le but étant de raviver les motivations ainsi que le moral du personnel. À proprement parler, le team building consiste à l'organisation d'activités en extérieur ou en intérieur. Ce sera l'occasion pour consolider les liens entre les employés et l'équipe dirigeante.

Le lancement de produits

Le lancement de produits est un événement exceptionnel qui se tient au sein, ou en dehors de l'entreprise. Bien entendu, les médias et le public y sont conviés, car ce sera l'occasion pour attirer l'attention sur le nouveau produit ou sur un service qui vient d'être crée. Pour faire le buzz autour d'un lancement de produits, les entreprises n'hésitent pas à organiser de grandes réceptions et à faire venir des célébrités. Il peut aussi s'agir d'un dîner prestigieux ou d'une simple séance d'animations.

Les salons professionnels

La tenue d'un salon professionnel est une occasion pour accroître la renommée de la société. Toutefois, ce genre d'événement requiert une organisation ardue et sans faille. Les responsables de la logistique doivent prévoir des stands, les équipements de promotion ainsi que les pass d'accès pour les différents participants.

Quel lieu choisir pour un organiser un évènement d'entreprise ?

Pour qu'un événement d'entreprise soit une réussite, il faut savamment choisir le lieu et la date. Le choix du l'endroit dépendra, notamment, du nombre de personnes attendues. Dans tous les cas, il faudra réserver à l'avance afin d'éviter les mauvaises surprises. Pensez aussi à vous renseigner sur les événements qui se tiendront en parallèle pour s'assurer d'un maximum d'affluence.

Pour maintenir le standing de l'entreprise, les événements exceptionnels se tiennent dans des établissements prestigieux tels que les hôtels. Autrement, il existe des lieux dédiés comme le centre de convention SwissTech qui l'un des plus grands centres de congrès de la région lémanique. Le bâtiment est reconnaissable par son design moderne et par ses salles de conférence aux capacités modulables. En effet, il est possible de rassembler trois auditoires en un seul, de modifier le nombre des chaises… À noter que l'établissement est constitué de 29 espaces au rez-de-chaussée, de deux auditoriums au premier niveau. Ajoutez-y un foyer Campus ainsi qu'une esplanade. Au second niveau, vous trouverez l'Auditorium C ainsi que le Foyer Cloud.

Afin de répondre efficacement aux attentes des entreprises, le SwissTech Convention Center a prévu une large palette de services visant à assurer le succès des événements qui y sont organisés. Comptez, notamment, sur un dispositif audiovisuel ultra sophistiqué qui est géré par des techniciens aguerris. Pour compléter ses prestations, le centre de convention a son traiteur officiel. Vous serez séduits par la qualité de la cuisine ainsi que des ingrédients frais et de saison. À noter que le menu sera élaboré en fonction des attentes des commanditaires. Comptez aussi sur une équipe discrète mais efficace.

L'équipe du Centre de Convention SwissTech se charge aussi de la décoration des locaux. Le choix des fleurs, du mobilier et de son agencement dépendra des attentes de l'entreprise. Vous êtes libres d'opter pour une décoration originale ou pour un style plus classique. Pour que vos événements soient un succès, le SwissTech met à votre disposition ses Event Managers qui se chargeront de l'organisation de vos conférences, de vos séminaires… L'équipe s'occupe de toutes les mises en place ainsi que de toute la partie logistique. Si nécessaire, ces professionnels émettront des suggestions et des idées visant à la réussite de l'organisation.

Outre les prestations basiques, l'équipe du SwissTech a également prévu des services complémentaires axés sur la sécurité, le transport. Vous pouvez aussi vous fier à l'expertise des professionnels pour gérer l'exposition, pour élaborer des stratégies efficaces et pour gérer le programme ainsi que le budget. Le SwissTech Convention Center est un établissement qui est reconnu pour son prestige. Il est d'ailleurs l'un des finalistes « Apex Award » pour le titre du meilleur centre de congrès en 2018. Ce prix très plébiscité est décerné depuis plus de 20 ans. En outre, l'établissement jouit d'un emplacement exceptionnel, en plein cœur du patrimoine du canton de Vaud.