Comment récupérer à l’amiable une facture impayée ?

Que l’on soit dirigeant, freelance, consultant ou formateur, la plupart des entrepreneurs peuvent attester d'une chose : les retards de paiement et les factures impayées sont néfastes et exposent les entreprises à un risque de fermeture. 

Gérer les factures impayées, c’est un peu comme marcher sur une corde raide, chacun de vos pas peut vous faire basculer dans le précipice. 

Selon une étude de MarketInvoice, les paiements en retard sont un phénomène très fréquent pour les entreprises. En outre, la moyenne européenne indique que 40,4% des factures ont été payés en retard en 2015, comparativement, aux États-Unis environ 45,7% des factures ont été payés en retard. 

En conséquence, chaque semaine, les entreprises doivent consacrer du temps pour courir après leurs factures impayées alors qu’elles pourraient consacrer ce temps précieux à promouvoir et faire croître leur activité. Ce temps ne pourra jamais être récupéré. 

Les retards de paiement sont tout sauf un inconvénient mineur ! Ils ont souvent des conséquences majeures sur vos bénéfices et vous mettent dans l'incapacité de payer vos salariés et vos fournisseurs à temps. Ainsi, vous devenez à votre tour un mauvais payeur tout en étant une victime d’impayé. 

C’est pourquoi, vous souhaitez pousser vos clients à régler leurs dettes le plus rapidement possible. 
Mais paradoxalement, vous avez aussi le désir de rester cordiale et de continuer à faire des affaires avec eux. En conséquence, vous souhaitez adopter des méthodes de recouvrement amiable.

Comment récupérer une facture en retard ou un impayé sans faire fuir votre client ?

Voici les actions progressives à entreprendre lorsque la date limite de paiement est dépassée. 

1. Assurez-vous que vous avez bien suivi la procédure de paiement 

Avant de sauter aux conclusions hâtives ou d'envoyer un message désagréable à votre client, assurez-vous d’avoir bien suivi les procédures appropriées pour être payé. 

Par exemple, vérifiez que vous avez bien envoyé votre facture et que vos conditions de paiement étaient claires. Assurez-vous également que vos coordonnées bancaires sont correctes et que votre facture est exempte d'erreurs. Il serait embarrassant de vous plaindre au client pour une facture impayée, pour finalement découvrir que vous ne l'avez jamais envoyé ou que vos coordonnées bancaires ont été mal retranscrites. 

Cela peut arriver, mais ça ne doit pas vous arriver à vous ! 

2. Relancez poliment votre client 

Les factures impayées peuvent être l’objet d’un oubli ou d’un processus de traitement de factures plus long chez le client. Avant de vous mettre en colère, envoyez un message de relance très aimable. Votre client pourrait avoir simplement oublié. Ou votre demande de paiement pourrait avoir fini dans son dossier spam. Ou encore, son comptable pourrait avoir pris du retard dans le traitement des factures. Souvent, une simple relance par email suffit à résoudre un problème de facture impayée. 

À ce stade, vous devez éviter de mentionner tout motif « en retard », « délai dépassé », etc. afin d’assurer une bonne relation d’affaires avec votre client (en supposant que le défaut de paiement était simplement une erreur et que cette erreur peut être corrigée rapidement par le client). 

3. Envoyez un email de rappel pour « facture impayé » 

Si votre email amical n'a pas donné lieu à un paiement de la facture, alors il est temps d'intensifier vos démarches. Adressez un nouveau message à votre client pour lui rappeler votre facture impayée et votre politique de vente. 

Votre client a adhéré à vos conditions de ventes au moment de la signature de votre contrat de partenariat, alors c'est le bon moment pour lui rappeler vos conditions. Si vous appliquez également des pénalités de retard, indiquez-lui que celles-ci vont défavorablement s'accumuler. 

Assurez-vous de rester professionnel et poli dans vos échanges, même si vous êtes frustré et que vous vous sentez lésé. Les menaces ou les comportements désagréables sont peu susceptibles de faire avancer les choses, au contraire cela stoppe toutes discussions. De plus, une conduite non professionnelle peut nuire à votre image et à votre entreprise pendant longtemps car un client « maltraité » vous fera une très mauvaise presse.

4. Envoyez encore une énième relance 

Le nombre de fois où vous relancerez votre client dépendra de vos attentes vis-à-vis de celui-ci. Par exemple, vous pouvez considérer qu'une facture est en retard 30 jours après la date d’échéance. Vous pouvez alors essayer de faire des relances pendant 3 à 6 mois avant de prendre des mesures supplémentaires. 

Idéalement, votre contrat mentionne au client ce que vous feriez en cas de facture impayée. Peut-être que votre politique de gestion des factures est d'envoyer toutes les factures impayées à une agence de recouvrement après un délai de 6 mois. Ou peut-être que vous préférez échelonner les factures impayées en la divisant en petites sommes à régler mensuellement par le client. 

Quelle que soit votre procédure de gestion des factures, communiquez toujours avec votre client pour lui préciser les prochaines étapes de votre procédure de recouvrement des impayés. Précisez également à votre client la date limite avant laquelle il doit régler sa facture pour éviter votre prochaine action. 

Enfin, pensez toujours à enregistrer tous vos échanges avec le client en cas d’une éventuelle action en justice.

5. Votre temps est précieux : sous-traitez vos procédures de recouvrement des impayés 

Au bout d’un certain temps si votre client refuse fermement de payer, cela ne vaut peut-être plus la peine de consacrer tout ce temps et toute cette énergie à essayer de récupérer votre facture impayée. Bien que ce soit malheureux, il est dans votre intérêt de passer à autre chose. Il est alors intéressant de vous demander si votre client est aussi précieux que vous le pensez. Après tout, les clients qui ne veulent pas payer leur facture ne sont pas de bons clients. 

Selon le volume et la complexité de la dette, vous pouvez envisager de faire appel à un tiers comme une agence de recouvrement qui vous aidera à récupérer votre argent. De nombreuses agences de recouvrement vous facturent uniquement que si elles arrivent à récupérer les sommes dues. Leurs honoraires sont généralement un pourcentage des sommes récupérées. Elles facturent généralement entre 5% et 15% du montant collecté. Une société de recouvrement des dettes efficace traitera adroitement vos factures impayées, en veillant à ne pas vous exposer au risque de perdre définitivement votre client. Ainsi vous augmenterez vos chances de récupérer une partie de vos impayés en impliquant une agence de recouvrement professionnel.

Pour conclure 

Gérer et récupérer les factures impayées est frustrant, épuisant et vous prend beaucoup de temps. 
En outre, c’est certainement l’une des tâches les plus désagréables de la gestion d'une entreprise. Mais vous ne pouvez pas les éviter. Toutefois, vous pouvez minimiser vos risques et vous protéger en suivant quelques bonnes pratiques. 

◼ Contrôlez la réputation de votre client potentiel et effectuez une vérification de sa solidité financière. 

◼ Indiquez clairement les conditions et les modalités de paiement en cas de retard dans vos Conditions Générales de Vente. 

◼ Avant toute action pour votre client, demandez un acompte ou un paiement d'avance, en particulier pour les sommes plus importantes. 

◼ Facturez immédiatement votre client une fois le travail terminé et joignez à la facture une note sur les intérêts de retard de paiement si votre client est un habitué des paiements en retard. 

◼ Faites un rappel poli avant l'échéance de la facture puis 2 à 3 jours après. 

◼ Ayez d’excellentes relations avec la ou les personnes qui traitent les factures de vos clients. Avoir de bonnes relations de travail avec ces personnes est un atout inestimable lorsque vous devez récupérer une facture impayée.