Comment gérer les absences de manière optimale ?

L'absentéisme peut être un problème coûteux pour toutes les entreprises, mais l'impact sur les petites entreprises peut être particulièrement grave si ces absences ne sont pas compensées par des employés compétents. 

Combien coûte l'absentéisme des employés ? Avec les coûts directs de devoir rémunérer une personne qui n'est pas à son poste, il existe également des coûts indirects de l'absentéisme : 

◼ perte de productivité de l'employé absent.

◼ heures supplémentaires des autres employés pour compenser l’absence.

◼ diminution de la productivité globale pour ces employés.

◼ perte possible de projets ou de clients insatisfaits.

La gestion des absences des employés est un véritable défi pour les PME. Pourtant, les employeurs peuvent contrôler l'absentéisme excessif en créant une atmosphère de travail saine tout en envisageant une manière pertinente de gérer les absences excessives. 

En outre, un logiciel de gestion des absences peut vous aider à rationaliser tous les congés des employés, du suivi des jours alloués par rapport aux jours réels utilisés par chaque employé pour anticiper les insuffisances de postes en cas d'absence.

L’importance d’utiliser la bonne solution RH vous aidera à mieux gérer les absences et à prévenir les sous effectifs. Grâce aux alertes en temps réel, vous ne manquerez jamais une demande de congés, une absence prévue à la dernière minute ou une absence non autorisée, évitant ainsi à un employé de prendre plus de jours de congés que prévu. 

Définir des types d’absences pertinents

Selon un sondage réalisé en 2013 par Towers Watson auprès d'environ 900 employeurs en Europe, Amériques et Asie, il existe une relation étroite entre le bien-être et la productivité des employés. L'étude a révélé que les entreprises les plus productives proposent des initiatives de mieux-être aux employés et en conséquence font face à moins d'absences imprévues. 

Les lieux de travail sont la plus grande source de stress et les absences imprévues en sont souvent le résultat. La meilleure façon d'aborder ce problème est d’éliminer le stress sur le lieu de travail en prenant des mesures pour créer un environnement où les employés se sentent à l'aise pour éviter les absences à répétition. Prévoir des jours de congés officiels est un moyen de permettre aux employés d’évacuer leur stress et de prendre de la distance avec le quotidien de l’entreprise. 

Les absences prévues

◼ Congés payés 

Lorsque vous envisagez les congés payées dans le planning de l’entreprise, déterminez les jours les plus courants que le personnel est plus susceptible de demander. Les congés d’été, les lundis, vendredis, les jours fériés et les ponts sont les jours les plus populaires pour les absences. Prendre en compte ces jours facilitera votre gestion des absences. 

◼ Congés anticipés 

Un salarié entré depuis peu dans une entreprise peut demander des congés sans les avoir acquis, ce sont les congés anticipés. L’entreprise peut les accepter mais elle n'a pas l'obligation de le faire. 

◼ Congés sans soldes 

Le congé sans solde permet a l’employé de ne pas travailler pendant une période de temps donnée mais sans rémunération. Il peut prendre la forme de congé sabbatique, congé parental d’éducation, congé pour création d’entreprise, congés de formation, rendez-vous médicaux, etc. 

Un employeur devant gérer des absences multiples aura besoin d'un logiciel de gestion des absences pour automatiser ces processus difficilement traçables manuellement, notamment dans le cadre d’absence imprévues.

Les absences non prévues

◼ Absence injustifiée 

Un employé peut ne pas se présenter à son poste de travail pour de nombreuses raisons :

- Blessures 

- Problèmes personnels 

- Raisons liées au travail (stress, harcèlement) 

- Météo et transport 

Certaines raisons sont totalement justifiées, d'autres non. 

Pour faire face à l’absence injustifiée d’un salarié, un employeur doit d’abord téléphoner à l’employé afin de connaître les motifs de son absence et, le cas échéant, se renseigner auprès de ses collègues. Si l’employeur n’arrive pas à joindre l’employé ou si l’employé n’a pas de motif valable, alors l’employeur peut, à partir de 48 heures d’abandon de poste, adresser à l’employé une lettre de mise en demeure pour qu’il reprenne son poste ou qu’il justifie rapidement son absence. Si le salarié ne réagit pas, alors l’employeur peut déclencher une procédure disciplinaire préalable à une sanction. 

◼ Maladie 

Totalement imprévisibles et à durées indéterminées, les arrêts de travail pour maladie sont la bête noire de tous les employeurs. Ces absences peuvent être gérées par un remplacement interne ou l’emploie d’un CDD. Par ailleurs, vous ne pouvez pas licencier un employé en arrêt maladie, sauf si un médecin du travail rend un avis d'inaptitude au travail ou si l’absence par sa durée ou sa fréquence, a un impact négatif sur l’activité de l’entreprise. 

Au final, chaque absence se traite différemment mais il est essentiel de les centraliser pour avoir un aperçu global de l’historique de chaque salarié. 
En outre, des solutions RH tout-en-un comme Storhy, solution de gestion des absences, peuvent vous aider à automatiser les plannings des congés (absences, vacances), gérer les remplacements, identifier les carences de postes pouvant affecter l’activité du service mais aussi vous aider à assurer la gestion des dossiers du personnel (gestion du temps de travail, gestion des notes de frais, gestion des évaluations et des compétences).

Suivre les absences, tenir des plannings à jour et partagés

Un système de gestion des absences des employés vous offre une vue complète de toutes les demandes de congés, permettant aux responsables d'approuver ou de rejeter les demandes d’absences en fonction des besoins de l’entreprise. Au niveau fonctionnel, le manager doit être désigné comme le validateur final des demandes de congés plutôt que le directeur ou un responsable administratif car le manager est au plus près des réalités du terrain et des besoins de son équipe. Votre solution RH devra disposer de compteurs qui indiquent au Manager, le nombre de congés/RTT pris et le solde de congé/RTT restant afin d’avoir une vue précise des absences prévues ainsi que des types d'absences enregistrées par les employés. 

Un planning des absences tenu à jour est essentiel dans les entreprises. Ce planning pourra être partagé entre les employés (en cachant la raison des absences) permettant ensuite de voir en un coup d'œil les informations nécessaires à la planification des absences en fonction des besoins opérationnels de l'entreprise afin d'éviter le manque de personnel et les surprises de dernière minute. 

Pensez à utiliser les bons outils de gestion RH pour automatiser les processus de demandes d'absences pour réduire le temps de traitement, mieux gérer les congés maladie, les absences injustifiées, les congés anticipés et les congés sans soldes. 

Suivre l’absentéisme

Vous devez savoir pourquoi le personnel de votre entreprise est en congé, quand il reviendra et comment vous allez gérer toutes leurs absences. Calculer le taux d’absentéisme, mesurer les absences de courtes durées (moins de 7 jours) et les absences répétées des employés doit vous aider à vous assurer qu’il n’y a pas de signes de mal-être au travail. 

En outre, vous devez intégrer dans le suivi de l’absentéisme les accidents de travail, les problèmes de trajets, les maladies professionnelles, les absences injustifiées, les congés enfants malades ou autres évènements familiaux ainsi que toutes les autres absences courtes durées. 

Identifier les causes des fluctuations d'absences sur différentes périodes de l'année vous permettra d’agir en mettant en place une politique de gestion des absences « maîtrisables » et d’anticiper le besoin de rémunérer des heures supplémentaires ou la nécessité d’embaucher des travailleurs temporaires. 

Par ailleurs, sachez que selon une enquête d’Alma Consulting Group réalisée auprès de 268 entreprises, le taux d’absentéisme dans les entreprises était de 4,59% en 2014. C’est-à-dire que la durée moyenne des absences dans les entreprises était d’environ 16,7 jours par an par employés contre 15,6 jours en 2013. Ces chiffres sont stables depuis 4 ans. 

Une enquête complémentaire sur l’absentéisme, réalisée en 2015 par Malakoff Médéric a mis en relief d’autres chiffres intéressants : 

- 32,6% des salariés sont absents au moins une fois par an. 

- Chaque salarié s’arrête au moins 0,63 fois par an. 

A la lumière de ces chiffres, vous pouvez prévoir un nombre d’heures d’absences théoriques de vos employés. 

Toutes les entreprises sont confrontées à l'absentéisme de leurs salariés. Entre les départs en congés payés, fermeture de l'entreprise, jours de congés imposés, prise de congés par anticipation et les maladies, vous devez organiser les absences des employés sans vous tromper car l'absentéisme représente des coûts directs et indirects pour l'entreprise. Par ailleurs, le taux d'absentéisme est un indicateur très suivi au niveau de l’entreprise car c’est un élément déterminant la qualité du climat social dans l'entreprise. Les bons outils de gestion RH vous aideront à automatiser la gestion des absences des employés et à centraliser l’historique de ces absences pour déterminer si l'absentéisme s'améliore ou s'aggrave dans l’entreprise.