Les entreprises reçoivent et traitent chaque jour des quantités considérables de courrier. Des factures, des bons de commande, des courriers clients, enquêtes de satisfaction, etc…. Le tri et de la distribution du courrier de votre entreprise doit permettre de supprimer les risques de perte de données mais permettre aussi de gagner en productivité.
Le courrier dématérialisé peut-être de nature à répondre au besoin de faciliter la circulation, la consultation et l’archivage de vos documents. Plus besoin de vous déplacer pour récupérer un bon de commande, des factures ou des courriers, ceux-ci, peuvent être collectés et envoyés aux personnes concernées.
Au sein d'une entreprise, une gestion optimisée du courrier est indispensable pour assurer une communication efficace, rapide et économique dans l'entreprise.
Pour s'assurer que le courrier est remis rapidement aux destinataires, des solutions existent.
➤ Mettre en place des postes de scannage
A ce jour, de plus en plus d'entreprises optent pour une distribution électronique du courrier plutôt que physique. Pour ce faire, le courrier est collecté, saisi et le contenu est scanné en haute définition permettant ainsi une conservation pérenne des documents pour l'entreprise, puis transmis aux destinataires via un email.
Ce courrier numérisé alors être plus facilement archivé réduisant ainsi les coûts d’impression et d’archivage du courrier.
Dans cette logique d'optimisation, de plus en plus d'entreprises créent des postes de scannage dans les salles de courrier.
Les salles de courrier traditionnelles laissent ainsi place à des salles de numérisation s'inscrivant dans le cadre d'un projet informatique global. Pour obtenir la plus-value recherchée, il faut alors repenser à nouveau et adapter les processus courrier traditionnels en un concept étendu à l'ensemble de la société.
Si vous êtes en déplacement professionnels, votre courrier sera accessible, où que vous soyez et vous pourrez le récupérer instantanément en un seul clic sans vous encombrer avec le support papier.
➤ Un besoin en meubles adaptés
Afin d’optimiser la gestion du courrier sortant, il est nécessaire que les salariés assurant la gestion du courrier travaillent sur des meubles spécialement conçus pour l'activité de numérisation. De ce fait, il est judicieux d'équiper la salle de courrier avec des meubles robustes, fonctionnels et durables. L’achat de scanners rationnels et confortables qui accélèrent les flux de production constitue un bon investissement pour l’entreprise. Par ailleurs, si la configuration de salle de courrier le nécessite, il peut être judicieux de se renseigner quant à l'achat de meubles sur-mesure qui allieront praticité et optimisation de l'espace.
➤ Planifier son projet en amont
Bien entendu, lorsqu'on envisage de rénover ou de construire une salle de courrier, il est important de se mettre en relation avec des professionnels à même de vous apporter des solutions répondant exactement à vos attentes. De l'analyse des besoins au montage des meubles sur place en passant par la fabrication, la société Syspost collabore étroitement avec les responsables et les utilisateurs du local courrier. Les offres et conditions détaillées des solutions d'aménagement proposées par la société Syspost pour les salles de courrier sont disponible sur le site web : www.syspost.ch/fr
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