Une pratique qui demande une organisation sérieuse. D’autant plus sérieuse, au regard de la législation très rigoureuse en la matière. En effet, la loi oblige les entreprises à conserver certains types de document pendant une durée variable, en fonction de la nature de ce dernier. Il convient donc aux entreprises d’organiser au mieux la méthode d’archivage.
En règle générale, quand la taille de la structure et son nombre de collaborateurs le permettent, cette mission est confiée au gestionnaire comptable et/ou au secrétaire. Mais dans certaines PME, qui ne peuvent pas se permettre d’embaucher des personnes à ces postes, cette tâche incombe au dirigeant de la structure.
Dans ces cas-là, il est préférable de prendre toutes les mesures nécessaires pour l’effectuer minutieusement. Les premières questions qui viennent à l’esprit, une fois confronté au problème : où conserver les documents ? Faut-il les stocker en version papier ou numérique ? Existe-t-il des solutions conçues spécialement pour le sujet ? Eléments de réponse.
➤ Archivage d’entreprise : quelles sont les solutions existantes ?
Autrefois une affaire de classeurs, intercalaires et autres pochettes d’archives… Conserver des documents constituait une hantise pour les personnes qui manquent d’organisation et de rigueur. Mais depuis qu’Internet et le digital ont rejoint notre quotidien, l’archivage de documents a évolué.
Plusieurs entreprises se sont ainsi spécialisées dans le domaine. C’est le cas, par exemple d’archiveco.fr, qui propose des solutions polyvalentes pour aider tout type d’organisation à bien archiver ses documents. Ils proposent des services de classement de fichier physique, mais invitent également les sociétés à se tourner vers la numérisation, plus intéressante dans certains cas de figure.
L’entreprise propose même à ses clients d’externaliser le processus d’archivage, pour le prendre en charge eux-mêmes. Une solution intéressante pour les petites structures qui ne présentent pas les ressources humaines nécessaires pour s’adonner à la tâche. Enfin, le site propose plus simplement un service de conseils pour archiver vos fichiers, basé sur une analyse du contexte et des besoins de l’organisation concernée.
Plusieurs organismes proposent ce type de services. La partie conseil est importante dans ce milieu, car on constate souvent qu’une partie non-négligeable d’entrepreneurs confondent archivage de fichiers et stockage de documents. Mais archiver des éléments ne revient pas à stocker des tonnes de papiers et de classeurs dans une pièce ou à l’extérieur de vos locaux.
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➤ Une pratique rigoureuse, qui demande parfois une expertise
La méthode implique de mettre en œuvre un dispositif plus ou moins développé en fonction de la structure et de la masse de documents à conserver. La pratique commence par un audit documentaire qui a pour objectif d’identifier les types de fichiers et leur cycle de vie, c’est-à-dire la durée de conservation à laquelle la loi les soumet.
Cette phase d’analyse permet également de dissocier les documents physiques et ceux qui sont, ou peuvent être numérisés. Après quoi vous pourrez y voir plus clair sur le besoin en espace physique pour classer les éléments, ainsi que sur les procédures de destruction qui concernent les fichiers comportant des données personnelles sur votre clientèle, ou même vos employés.
Le cadre légal est important en la matière et soumet toute organisation à un respect rigoureux des règles établies. Pour les pièces comptables (pièce justificative telle qu’un bon de commandes, livre et registre comptable, etc.) par exemple, une société a pour obligation de les conserver et de les classer pendant 10 ans.
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