6 moyens de réduire les frais généraux de votre entreprise

Réduire les coûts reste un des leviers principaux pour la rentabilité d’une entreprise.

Chasser le gaspillage est un exercice pas toujours agréable sur le moment mais c’est un souhait permanent du dirigeant qui peut lui réserver au final de bonnes surprises. Maitriser la consommation à travers la baisse des quantités utilisées ou la modification des caractéristiques d’un produit ou service sont également un levier de productivité interne pour les employés.

➤ De quoi sont composés les frais généraux de votre entreprise ?

Voici une définition simple : les frais généraux sont l'ensemble des coûts qui n’entrent pas directement dans la fabrication du produit vendu ou du service offert par l'entreprise mais qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Il s’agit principalement des fonctions administratives ainsi que des fonctions support à l'activité de l'entreprise.

Sans être exhaustive, voici une liste simplifiée des frais généraux les plus courants que l’on retrouve dans une entreprise :

Les consommables (fournitures de bureau, papeterie, produits d'entretien, outillages,...)

Les services techniques (nettoyage, gardiennage, accueil, logistique, maintenance, sécurité,...)

Le matériels informatique

Eau, gaz, et électricité

Loyers

Frais de déplacement

Courrier et télécommunications

Assurances

Marketing et publicité

Etc.…

Ces dépenses peuvent représenter de 20 à 40 % des achats de l’entreprise et jusqu'à 25% de son chiffre d'affaires selon le secteur d’activité.

➤ A quel moment devez-vous réduire vos frais généraux dans votre entreprise ?

Il est fortement recommandé de lancer votre plan de réduction des frais généraux lorsque votre entreprise va bien !!

Pourquoi ? Car si vous lancez des actions de réductions des coûts lorsque votre entreprise connaît des difficultés, alors vos efforts risquent de se focaliser uniquement sur la réduction des coûts directs (matières premières, caractéristiques du produit, production, etc.) car ces coûts ont un impact immédiat sur l'amélioration de la rentabilité. In fine, la qualité du produit ou du service pourrait en être diminuée.

Ainsi au niveau de votre calendrier, le moment idéal pour discuter d'un plan global en matière de réduction des frais généraux est le moment où les budgets sont discutés quand tout va bien dans votre entreprise.

Il sera important de réaliser un état des lieux de votre entreprise pour identifier les dépenses qui impactent négativement vos marges et le prix final de vos produits ou services.

Rappelons que réduire ses frais ne signifie pas réduire la qualité ! Les frais généraux étant des dépenses qui n'entrent pas directement dans la fabrication du produit ou du service, ils ne modifient en rien la qualité du produit ou service offert.

➤ Quelques chiffres sur les frais généraux en entreprise

è Les frais généraux selon la taille de l'entreprise

Effectif total	Dépenses frais généraux sur chiffre d'affaires
Moins de 150 salariés	17,9 %
De 150 à 300 salariés	16,7 %
De 300 à 500 salariés	15,8 %
De 500 à 1.000 salariés	15,5 %
De 1.000 à 2.000 salariés	16,5 %
Plus de 2.000 salariés	15,9 %

Source : observatoire Cegos des performances de l’Entreprise 2005

Les PME ont des frais généraux plus importants que les grandes entreprises car les grandes entreprises bénéficient d'économies d'échelle.

è Les frais généraux par secteurs d'activité

Secteurs d'activités et métiers	Frais généraux sur chiffre d'affaires
Production de biens d'équipement	15,6 %
Production de biens intermédiaires	19,5 %
Production de biens consommables	16,5 %
Négoce gros et détail	10,0 %
Sociétés de services	23,0 %
Agro-alimentaire	13,6 %
BTP	11,0 %
Chimie fine	24,0 %
Métallurgie – Sidérurgie	19,0 %
Construction Mécanique	18,2 %
Electrique – Electronique	21,1 %
Industries diverses	20,1 %
Négoce de gros	10,5 %
Services aux entreprises	22,2 %
Moyennes générales	16,9 %

Source : observatoire Cegos des performances de l’Entreprise 2005

➤ 6 moyens de réduire les frais généraux de votre entreprise

Le chef d'entreprise dispose d'un certain nombre de leviers sur lesquels agir pour réduire les frais généraux de sa société.

Si vous trouvez que vos frais généraux réduisent de plus en plus vos revenus, il pourrait être opportun de les évaluer. Etant donné, qu’il y a peu de chances que la réduction d'un seul élément va résoudre vos problèmes, vous devez donc aborder le processus de façon globale. Voici les 6 conseils les plus simples à mettre en œuvre pour réduire vos frais généraux.

1. Réduire vos frais d’impressions

Bien que vous ne puissiez pas éliminer complètement le papier de votre entreprise, vous pouvez probablement réduire considérablement la quantité de papier que vous utilisez, ce qui vous permettra d'économiser sur les imprimantes, l'encre/toner, les rams de papier.

Selon le cabinet IDC, les coûts d'impressions représenteraient de 1 à 5 % du chiffre d'affaire annuel d’une entreprise.

Par ailleurs, selon l'institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour.

De plus, en prenant un coût moyen réel par page de papier imprimée de 12,30 cents (données d’une étude réalisée par le site internet lesnumériques.com)

Alors sur une année travaillée, le budget impression s'élève pour une entreprise entre 110 et 1 410 euros par an par salarié.

Il s’agit donc d’un poste de dépense à prendre en considération et sur lequel vous pouvez facilement agir de deux manière : (i) en réduisant le gaspillage de papier (ii) et en utilisant des cartouches d'encre et toners à prix attractif. Selon le site Inkadoo, les cartouches recyclées peuvent vous permettre d'imprimer jusqu'à 80% moins cher.

2. Réduisez vos frais de déplacements

Avez-vous vraiment besoin de vous déplacer autant ? Réalisez des visio/téléconférences dans la mesure du possible, plutôt que de vous rendre à des réunions nécessitant des frais de déplacements conséquents.

Pour vos voyages d'affaires nécessaires, vous pouvez réaliser des économies en réservant à l'avance vos voyages en train et en réservant à la dernière minute pour les chambres d'hôtel.

Réduire les déplacements du personnel de l’entreprise, c’est aussi réaliser des économies sur :

La location de véhicules et taxis
Les frais d'hébergement
Les frais de restauration

Donc pensez-y car ces frais peuvent devenir considérables si votre activité nécessite de nombreux déplacements chez les clients.

3. Maîtrisez vos fournitures

Pour cela, vous devez responsabiliser les salariés de l’entreprise afin qu’ils utilisent raisonnablement les fournitures administratives (stylos, clé usb, agrafeuses, ciseaux, cahiers, etc.). Si malgré tout le personnel ne serait pas raisonnable, alors l’idéal sera de mettre les fournitures sous clé et de désigner un responsable fourniture qui se chargera de distribuer le petit matériel.

Pensez toujours à vérifier les stocks et contrôler les commandes en ne commandant que ce qui est nécessaire.

4. Mettre vos fournisseurs en concurrence

Mettre les fournisseurs en concurrence est la meilleure manière d’obtenir des tarifs attractifs de la part de vos fournisseurs actuels. Cela vous permet également de découvrir des produits innovants proposés par les nouveaux venus sur votre marché.

Dans la même logique, l'entreprise peut régulièrement comparer les devis des différentes compagnies d’assurances afin de trouver, à prestations égale, des prix plus intéressants. Les montants des assurances variant fortement en fonction de l’activité ou de l'assureur, c’est une démarche pouvant générer des économies.

5. Sous-traitez les tâches peu productives

Les tâches peu productives n’ont aucun effet sur le chiffre d’affaire de l’entreprise, que vous augmentiez ou réduisiez leur cadence. Vous devez donc identifier ces tâches et les réduire. Parmi ces tâches il y a entre autres l’accueil, le poste de sécurité, le nettoyage des locaux ou la gestion des infrastructures informatiques.

Réalisez des économies en mettant par exemple à son poste la personne assurant l'accueil uniquement aux quelques heures de pointes de la journée. Pour le nettoyage, passez le balai un peu moins souvent, pas besoin de nettoyer tous les jours les salles de réunion peu utilisées par le personnel.

Pour la sécurité des locaux, un dispositif de caméra de surveillance et une alarme reliée à un poste de sécurité à distance vous évitera d’employer une personne à temps plein.

6. Réduisez vos frais bancaires

Il ne faut pas sous-estime les frais bancaires car la facturation bancaire pour les entreprises n'a rien à voir avec celle des particuliers. En plus des frais bancaires de tenu de compte s'ajoutent des frais sur les encaissements par carte bancaire ainsi que des commissions de mouvement et de règlements. Vous pouvez par alors penser à regarder les solutions alternatives aux banques comme Paypal ou Stripe pour vos encaissements sur internet.

Bien évidemment réduire vos frais généraux ne se limite pas qu’à ces 6 actions. Pour trouver tous vos leviers d’économies, demandez des idées à votre personnel pour trouver des moyens de réduire vos coûts. Offrez un bonus à ceux qui trouveront les meilleures idées. En parallèle, demandez également des conseils à votre comptable sur les solutions permettant de réduire vos taxes.