Aujourd’hui, est-il vraiment possible de faire une bonne campagne de communication sans faire appel à une agence de communication événementielle ?
Vous cherchez à motiver vos collaborateurs ou à convaincre des donateurs de financer certains de vos projets ? Ou encore souhaitez-vous honorer un groupe de personnes comme vos clients ou des partenaires d'affaires ?
Indépendamment du fait que vous souhaitez éduquer, persuader ou rendre hommage à un groupe de personnes, déterminez au préalable pourquoi vous souhaitez organiser un événement car organiser cette tâche nécessite une préparation millimétré au risque d'oublier certains détails qui pourront impacter négativement votre événement.
➤ Faire appel à une agence spécialisée dans la communication événementielle, une stratégie incontournable ?
Idéale pour faire connaître une société, la communication événementielle est composée de plusieurs domaines s'adaptant aux besoins de chaque entreprise.
De la création événements grand public aux assemblées générales, il est possible de créer un événement qui marquera le public mais aussi les différents associés. Pour des actions ponctuelles - comme le lancement d'un nouveau produit par exemple -, ou pour une campagne de communication sur le long terme, les actions pourront être ciblées suivant le domaine d’activité de la société et permettront de faire connaitre la dite société.
Il est donc indispensable de bien comprendre tous les aspects et comment fonctionne une campagne de communication événementielle et identifier ses besoins. Vous devez visualiser votre événement jusqu'à ses moindres détails car imaginez que lors d'une pause vous réalisez que vous avez oublié 1000 gobelets indispensables pour la pause-café. Ces petits détails qui pourraient gâcher la fête sont pourtant nombreux. Soyez vigilant !
Si vous n'avez pas l'intention de consacrer beaucoup de votre temps et énormément d’énergie pour former une équipe de personnes pour vous aider à organiser votre événement, vous pouvez éviter de cannibaliser votre temps en délégant toute ou partie de l'organisation tâche à une agende de communication événementielle qui dans son professionnalisme se devra de respecter scrupuleusement le cahier des charges de son client pour obtenir un niveau de satisfaction élevé.
➤ Les différentes options d'événementielles
Pour marquer les esprits, plusieurs solutions s’offrent aux entreprise pour leur communication événementielle. Des classiques conventions et congrès aux plus ludiques voyages de presse et événements d’incentive - force de vente -, en passant par les dîners galas ou les invitations VIP à certains événements sportifs ou médiatiques, ces spécialistes savent établir la stratégie idéale.
Le champ d'action d'événementielle est ainsi très large et comprend, sans s'en limiter, les :
●Conférences à destination d’un public l’interne ou l’externe à l’entreprise (journalistes, blogueurs influents).
● Séminaires pour faire passer des messages stratégiques aux collaborateurs et réfléchir à des orientations communes (pour le réseau de distribution, force de vente, comité de direction, services support ou toute l’entreprise).
● Salon professionnel réunissant sur un même lieu des exposants et des visiteurs (professionnels ou grand public).
● Soirée d’entreprise pour rassembler tous les collaborateurs, clients, prospects, fournisseurs ou partenaires et donner une image positive de votre société.
● Street marketing pour promouvoir votre entreprise ou un produit à travers des actions en extérieur.
● Team building afin de mobiliser l’ensemble des collaborateurs autour de challenges permettant de développer des valeurs communes, créer de la cohésion d'équipe et de l’implication autour de plusieurs activités (activités sportives, culturelles, artistiques ou créatives).
La communication événementielle va aussi concerner la présence de l'entreprise sur les réseaux sociaux et le numérique en général. Une bonne communication ne doit oublier personne.
➤ Une agence de communication événementielle, oui mais pour quoi faire ?
L'organisation d'une manifestation peut être une tâche accablante et votre temps étant une ressource rare et précieuse, il pourrait être de bon de sous traiter la mise en place de votre campagne de communication à des professionnels. Une agence d'événementielle peut alors vous aider de différentes façons.
Outre la proposition événements en rapport avec la société, un agence d'événementielle va organiser la campagne de A à Z en respectant votre calendrier de travail. Ainsi, elle va s'occuper de la réservation des salles selon le nombre de participants et obtenir grâce à son réseau des prix plus intéressants pour cela. L'agence d'événementielle peut également proposer des lieux de réception réellement magiques comme le rooftop de l’agence Utopia Paris avec sa vue imprenable sur tous les beaux monuments de la capitale.
S'il s'agit d'un événement de taille majeur, une agence d'événementielle peut coordonner l'ensemble des activités en s’occupant de préparer les programmes, s'occuper des invitations et des affiches, ou accueillir les participants et ranger les lieux après la manifestation. En d'autres termes, ils peuvent vous aider dans tous les aspects de votre événement comme s'occuper de la restauration en faisant appel à des traiteurs spécialisés dans ce type d’événement. La coordination technique est aussi de son ressort (vidéoprojecteurs, captation, retransmission vidéo, lumières, décoration du lieu…) de même que la prise de photos, de vidéos et l'animation de l'événement.
Par ailleurs, créer un événement c'est également penser à la logistique notamment quelles seront les possibilités de stationnement et les moyens d'accès pour les personnes handicapées ? De quels équipements aurez-vous besoin (badges, les brochures, décors, microphones, haut-parleurs, projecteurs...) ? Réfléchissez à toutes ces questions afin d'anticiper certains imprévus et ainsi les éviter.
Enfin, vous pouvez sous traiter à une agence la diffusion des annonces publicitaires dans les médias pour faire de de la publicité pour votre événement et susciter la curiosité de votre public !
La communication événementielle est avant tout une stratégie d'exposition pour les entreprises cherchant à gagner en visibilité et une pratique qu’il est impossible de négliger. C’est une mise en lumière évidente pour se faire connaître et reconnaître positivement et obtenir des retombées immédiates en terme d'image dans un premier temps. Et dans un second temps d'élargir le spectre de clientèle de l'entreprise qui influencera par la suite le chiffre d'affaires de la société.
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