Mesurez vos indemnités kilométriques : comment ça marche

Chaque année la direction des finances publiques publie le barème des frais kilométriques pour que les entreprises et les salariés puissent calculer correctement leur frais de déplacement.

Rappelons que chaque salarié et dirigeant qui utilise sa voiture personnelle à des fins professionnels, peut bénéficier d’un remboursement des frais réels qu’il a engagé pour l’utilisation de son véhicule. (Par exemple, un commercial qui utilise son véhicule personnel pour se rendre chez un client ou pour une mission de prospection).

Et dans certain cas, le trajet Domicile-Lieu de travail peut être remboursé par l'employeur. Ce sera le cas par exemple pour les horaires de travail contraignants qui l’oblige le salarié à utiliser sa propre voiture pour se rendre au travail ou lorsque le trajet Domicile-Travail nécessite de parcourir une longue distance non desservit par les transports en commun.

Les indépendants (entrepreneurs, artisans, auto-entrepreneurs) quant à eux devront en référer directement au centre des finances pour obtenir une déduction d'impôt de leur frais kilométriques.

Le barème applicable aux automobiles personnelles utilisées pour les déplacements professionnels ou les trajets Domicile-Lieu de travail au cours de l’année 2016 a été officiellement publié le 24 février 2017. Il est identique au barème 2016 et il s’applique pour l’imposition des revenus de 2017.

Pour vous permettre de calculer l’indemnité kilométrique pour un salarié, vous devez connaître le nombre de kilomètres parcourut et également la puissance du véhicule utilisé. Cette information se trouve sur la carte grise du véhicule. 
Avec ces informations, cela vous permettra d’aller vérifier le barème des indemnités kilométriques pour 2017.

➤ Le barème kilométrique 2017 pour les véhicules

Le barème kilométrique applicable aux véhicules automobiles comporte 5 tranches de puissance fiscale de véhicule et il est plafonné à 7 CV. Il permet de calculer les indemnités kilométriques de 2016 pour votre déclaration d'impôt de 2017.

Nb de CV	moins de 5 000 km	5 001 à 20 000 km	plus de 20 000 km
3 CV et moins	0,41 x d	(0,245 x d) + 824	0,286 x d
4 CV	0,493 x d	(0,277 x d) + 1 082	0,332 x d
5 CV	0,543 x d	(0,305 x d) + 1 188	0,364 x d
6 CV	0,568 x d	(0,32 x d) + 1 244	0,382 x d
7 CV et plus	0,595 x d	(0,337 x d) + 1 288	0,401 x d

d = désigne la distance parcourue en km pendant l'année. 

Limité à 7 CV. 

Prenons un exemple, pour ses trajets un salarié utilise son véhicule personnel de 7 CV pour faire 250 km/an. Vous allez dans la colonne "jusqu’à 5 000Km" et à l’intersection avec 7 CV, vous voyez que vous devez multiplier 250 km par 0,595 et vous obtenez l'indemnité kilométrique de ce salarié.

Autre exemple, vous avez un salarié qui effectue avec son véhicule personnel plus de 5 000 km/an, vous êtes toujours sur du 7 CV mais le barème change de catégorie et vous devez multiplier votre distance parcourue par 0,337 + 1 288 euros.

Attention, lorsque vous demandez un remboursement via les indemnités kilométriques, vous ne pouvez en aucun cas être remboursé pour tout ce qui concerne les frais d’entretien (réparation, pneus, révision, etc.), le carburant, la prime d’assurance et l’usure de la voiture qui concerne ce même véhicule car le barème comprend déjà la prise en charge de ces dépenses.

Cependant, le barème ne prend pas en compte les intérêts d'emprunt si le véhicule a été acheté à crédit, les frais de stationnement et des péages autoroutes. Ces frais pourront être déduits des impôts au prorata de l’usage du véhicule dans un cadre professionnel. 

➤ A savoir : indemnité kilométrique pour les vélos

Depuis le 1er janvier 2016, l’employeur peut prendre tout ou partie des frais de ses salariés se rendant au travail en vélo sous la forme d’une indemnité kilométrique.

Le montant de cette indemnité kilométrique a été fixé à 0,25 cents d’euros par kilomètre. 

Par ailleurs, l’employeur peut prendre en charge les frais de déplacement de ses salariés pour des trajets vers les gares ou d’autres arrêts de transport public (Bus, Tram). Cette prise en charge des trajets vers des dessertes de transport public peut être cumulée avec la prise en charge des abonnements de transport collectifs et de service de location de vélo comme l’abonnement Vélib à condition que ces abonnements ne soient pas souscrits pour effectuer les mêmes trajets.

➤ Des outils pour la gestion des frais kilométriques

Tous les ans, lors du moment de calculer nos frais kilométriques mensuel ou annuel, nous avons tous été confronté au souci de retrouver et additionner tous nos déplacements professionnels, entre les petits post-it collés dans la voiture et les fichiers informatiques, cela devient tout de suite ingérable et sources d’oublis. 

Une méthode simple, fiable et rapide pour vos calculer vos indemnités kilométriques est d’utiliser des applications spécialisées comme par exemple ikmanager qui permettent de calculer automatiquement chaque année vos déplacements en fonction des kilomètres réels que vous avez parcourut. Aucune erreur et aucun oubli ne sera possible avec cette application. C’est une totale liberté dans la gestion de vos déplacements. Si vous faites le même trajet tous les jours, vous pouvez gagner du temps en pré-enregistrant sur ikmanager vos trajets en déplacements récurrents, à la journée, à la semaine ou au mois. La mise à jour du barème sera effectué automatiquement chaque année et il n’y a aucun logiciel à installer ou a mettre à jour. L’accès se fait en ligne depuis votre bureau, chez vous ou directement sur votre téléphone portable. 

➤ A savoir : indemnité kilométrique pour les trajets Domicile-Travail

L’employeur peut verser des indemnités kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer un trajet Domicile-Travail. 

Pour que cela soit possible, le salarié doit être contraint d’utiliser son véhicule personnel, cela doit être une nécessité absolue pour se rendre à son lieu de travail et cela ne doit pas relever de la simple convenance personnelle. 

Cela doit être :

- Soit à cause d’horaires de travail décalés

- Soit à cause de l’inexistence de transports en commun

Dans ces cas, le trajet entre le domicile et le lieu de travail peut être remboursés comme frais professionnels.

Dans le cadre d’un trajet Domicile-Travail, l’administration fiscal a bien entendu fixé un plafond de 1 aller-retour par jour pour un maximum de 80 km soit 40 km aller.

Il existe toutefois 5 cas où vous pouvez déduire des indemnités kilométriques pour plus de 80 km/jour :

- 1. Lorsque la difficulté à trouver un emploi près de votre domicile vous oblige à aller à plus de 40 km.

- 2 . Lorsque vous occupez un emploi précaire.

- 3. Lorsque votre lieu de travail est éloigné suite à une mutation professionnelle ou un déménagement de votre entreprise.

- 4. Lorsque votre conjoint travaille prés du lieu de votre domicile, vous obligeant alors à trouver un emploi éloigné de votre domicile (cela marche également pour le concubinage si on peut prouver la stabilité de la relation).

- 5. Lorsque la nécessité vous oblige à habiter prés de proches, d’enfants handicapés ou malades hospitalisés dans des établissements spéciaux.

A noter que le barème présenté ci-dessus est utilisable pour les voitures. Si vous vous déplacez en deux-roues dans le cadre de votre travail, vous devez utiliser le barème kilométrique moto et deux-roues ci-dessous.

Cyclomoteur	moins de 2 000 km	2 001 à 5 000 km	plus de 5 000 km
50 cc et moins	d × 0,269	(d × 0,063) + 412	d × 0,146

Deux-roues	moins de 3 000 km	3 001 à 6 000 km	plus de 6 000 km
1 et 2 CV	d × 0,338	(d × 0,084) + 760	d × 0,211
3, 4 et 5 CV	d × 0,40	(d × 0,070) + 989	d × 0,235
Plus de 5 CV	d × 0,518	(d × 0,067) + 1 351	d × 0,292

Les entreprises ne devraient pas hésiter à proposer des indemnités kilométriques à leurs employés car celles-ci ont la possibilité de les intégrer dans leurs charges. Ainsi, il y a une économie d'impôts liée pour l'entreprise, au fait de soustraire de son résultat des frais kilométriques qui ne seront pas soumis à l'impôt sur les sociétés. Et pour l’employé de recevoir un revenu qui ne sera pas déclaré.

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