Permanence téléphonique, c'est fait pour qui ? Avantages et inconvénients

Quels sont les avantages et inconvénients de la permanence téléphonique.

Jeanne vient juste de créer son activité de consultante indépendante et comme beaucoup d’entrepreneurs, elle a peur de rater une affaire tout simplement parce qu’elle n’aura pas le temps de répondre au téléphone !

Un cas classique !

Bien souvent, dans les métiers où on est très occupé (PME/TPE, consultant, artisan, courtier, tatoueur, médecin, avocat, profession paramédicale, etc.), on n’est pas disponible en permanence pour répondre à ses clients et il est bien difficile d’assurer une permanence téléphonique systématique.

Au grand regret des clients qui se retrouvent face à un téléphone qui sonne en permanence dans le vide et qui fini à la longue par devenir agaçant. 

Le premier contact au téléphone avec un client commence dès la première sonnerie de téléphone et l'image que vous allez véhiculer dès ce moment a son importance. Il ne faudrait surtout pas la négliger.

Et lorsqu’on n’a pas le temps de répondre au téléphone, une des solutions est de recruter une secrétaire pour assurer les permanences téléphoniques et d’accueil téléphonique au sein de votre entreprise.

Toutefois, tout le monde n’a pas la possibilité de recevoir une secrétaire dans ses locaux :

à cause de difficultés à recruter une assistante compétente,

ou parce que cela risque d’augmenter considérablement les frais (frais de fonctionnement et salaire),

ou encore parce qu’on a pas nécessairement la place dans son entreprise pour accueillir une personne en plus. 

En conséquence de quoi, l’autre solution est d’externaliser votre secrétariat téléphonique afin de réduire jusqu'à 70% vos frais par rapport à l’embauche d’une secrétaire à plein temps.

Vous ne perdrez plus aucun appel !

Comment ça marche la permanence téléphonique :

Vous trouvez votre prestataire,

Une ligne téléphonique vous est dédiée, le tout en conservant votre numéro de téléphone actuel,

L’offre de permanence téléphonique est sans engagement, comme par exemple celle de clicRDV,

Une télésecrétaire décroche le téléphone en votre nom et assure la gestion de votre accueil téléphonique et de votre agenda du lundi au samedi,

Vous ne payez pas de charges sociales, ni de salaire, ni de frais de fonctionnement ; et vous ne payez que les prestations exécutées,

Fini le téléphone qui sonne dans le vide,

Pas de secrétaire débordée

Indépendamment de la taille et la nature de l’activité, les services de permanence téléphonique peuvent être utiles et s’avérer extrêmement efficace pour un coût très faible.

Le gain de temps est considérable, le suivi optimisé en temps réel et tous vos appels sont gérés.

Mais restons terre à terre, s’il vous plaît, car si les services de permanence téléphonique présentent des avantages indéniables au niveau du traitement des appels des clients, il existe également certains inconvénients.

Voici une liste de certains des avantages et inconvénients de ces services de permanence téléphonique qui vous apporteront sans doute un éclairage pour prendre votre décision : 

Avantages de la permanence téléphonique

Externalisez la gestion de vos appels téléphoniques se traduira par des économies de coûts considérables pour votre entreprise (pas de coûts liés à la mise en œuvre d’un service clientèle, pas d’achats de matériels et logiciels, etc.).

Vous n’avez pas à embaucher et à former de nouveaux employés ou à créer un bureau dédié à une personne supplémentaire. Les télésecrétaires sont déjà formées à gérer des appels clients avec professionnalisme.

Les entreprises qui fournissent des services de permanence téléphonique vous offre un service personnalisé clé en main. 

Vos clients sont accueillis dans la plage horaire que vous avez spécifiée. Vous êtes assuré que vous ne manquerez plus aucun appel et ne passerez pas à côté de clients potentiels.

Inconvénients de la permanence téléphonique

Choisissez bien votre prestataire car si vous utilisez un service peu efficace, cela pourrait avoir un impact très négatif pour l’image de votre entreprise. Par exemple pour le traitement des appels, certains prestataires pourraient faire appel à des intervenants provenant de succursales étrangères (Off-shore ou Near-shore), où les télésecrétaires étrangères pourraient avoir des difficultés à comprendre vos clients. Assurez-vous d’avoir à faire à des services de permanence téléphonique locaux.

Vous devrez passer en revue et tester les télésecrétaires afin de vous assurer que leur formation à gérer vos clients n’est pas que partielle. 

Les services de permanence téléphonique que vous avez sollicité pourraient ne pas réussir à répondre exactement à vos spécifications et donc induire en erreur ou désinformer vos clients. 

La permanence téléphonique apporte une réelle valeur ajoutée en vous permettant de vous rapprocher de vos clients, tout en vous libérant de la gestion d’un service d’accueil et d’un service après-vente.

Il existe de très bons services de permanence téléphonique !

Et il vous appartient de bien vous renseigner sur le sérieux de votre prestataire. Le choix de votre prestataire doit se faire de manière méticuleuse en recherchant par exemple les avis d’anciens clients sur internet ou en sollicitant leurs conseils avisés via les forums de discussions en ligne.

Crédit image : http://www.freedigitalphotos.net/images/smiling-corporate-lady-in-her-office-photo-p202423