Comment gérer une secrétaire débordée ? Voici 4 options

Que faire quand ma secrétaire est débordée ?

Selon-vous, parmi ces 4 propositions, quelle est la solution la plus efficace ?

Le contexte


Vous êtes responsable de toute ou partie de votre entreprise et vous êtes situé à un poste opérationnel qui doit répondre très souvent aux sollicitations à la fois internes et externes des différents interlocuteurs de l’entreprise.

Dans ce type de configuration, vous ne pouvez pas tout faire vous-même, par conséquent, vous devez vous décharger d’une partie de votre travail sinon vous risquez de tomber dans une crise de nerf sans précédent. Plus la taille de l’entreprise est petite taille et plus la tâche de travail est conséquente.

Pour éviter la  dépression, vous décidez  d’engager une assistante pour vous assister au quotidien.

Cependant, votre nouvelle secrétaire  ne parvient pas à faire face à toutes vos demandes ainsi qu’aux demandes provenant des partenaires externes ni à accomplir le travail que vous lui demandez de faire.

Ce cas est assez classique en entreprise : bien souvent, une secrétaire débordée n’osera pas avouer à son supérieur ses difficultés, de peur d’être désavouée. Il n’est pas trop difficile de détecter ce type de cas mais il faut toutefois rester vigilant afin de pouvoir l’identifier au plus tôt.

Les solutions

Face à un secrétaire débordée, un Manager a 4 manières de réagir, mais parmi elles, seulement 2 méthodes sont préconisées :

1. La méthode participative : vous passez beaucoup de temps à échanger avec votre secrétaire sur les raisons de ce débordement. 
Vous cherchez à travers une discussion ouverte à identifier ses difficultés et à mieux comprendre pourquoi elle ne parvient pas à faire face aux sollicitations.

2. La méthode persuasive : vous passez beaucoup de temps à lui expliquer les mécanismes de l’entreprise, à redéfinir les priorités, à lui exposer les méthodes et les outils de travail de l’entreprise, les particularités psychologiques de certains de ses interlocuteurs, etc. Vous vérifiez qu’elle comprend bien que son travail est essentiel et comment celui-ci s’articule dans la dynamique de l’entreprise.

3. La méthode délégative: vous préférez laisser passer quelques semaines afin d’éviter de brusquer les choses. Vous lui faites confiance, elle est intelligente, elle va s’adapter. Vous en profitez pour expliquer la situation à toutes les personnes internes et externes qui travaillent souvent avec elle en dehors de votre service.

4. La méthode directive : vous lui expliquez très clairement les missions qu’elle doit accomplir et les priorités du moment. Vous examinez avez elle sa charge de travail et vous vous préparez à faire les choix qui apparaissent nécessaires en ce qui concerne la priorisation des tâches.

Les 2 méthodes recommandées

La méthode probablement la plus efficace est d’abord (1) la méthode directive car elle permet de bien redéfinir les priorités des missions avec votre secrétaire, puis de basculer dès que possible vers (2) la méthode persuasive qui permet de situer le poste par rapport à l’environnement de l'entreprise.

Les méthodes participatives et délégatives risquent ici de démotiver une nouvelle collaboratrice qui attend avant tout des explications claire ainsi  qu’une formation modélisant. 
Ces 2 méthodes sont à employer que lorsque vos collaborateurs sont présents depuis un certain temps dans l’entreprise.

Sources : « Management situationnel – Vers l’autonomie et la responsabilisation » (nouvelle édition enrichie), de Dominique Tissier, éditions INSEP Consulting, 150 pages

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