5 étapes à suivre pour récupérer votre facture impayée

Quelles sont les étapes de relance à suivre pour recouvrer vos factures impayées ?

Le client est défaillant, l’entreprise trinque et le fournisseur dépose le bilan. 

Ce schéma vous l’avez peut être déjà vécu car en France, l’impayé est la première cause de dépôt de bilan des entreprises.

Et pratiquement toutes les entreprises ont dû faire face à un moment ou un autre à un retard de paiement et/ou un impayé.

La pire chose que vous puissiez faire est d’ignorer ce problème.

Car plus vous laisserez de temps entre la date limite de paiement et le temps où vous contacterez votre client, et moins vous serez susceptible de récupérer votre paiement complet.

Après 6 mois, vous pouvez statistiquement récupérer 50% de votre créance originale, et ce montant se réduit avec le temps.

Pour recouvrer vos créances, il y a une démarche à suivre allant de l’approche la plus cordiale au ton le plus ferme. Vos doivent démarche doit marquer une progression de mesure.

Dans tous les cas, je vous invite à faire preuve de mesure et d’adapter votre discours au cas par cas sans jamais briser la relation avec votre client. Retenez bien ce conseil car hormis le fait d’être mauvais payeur, le client pourrait être mauvaise langue et salir irrémédiablement votre réputation.

De plus, en cas d’impayé, il y a souvent deux visions :

• Celle de l’entreprise qui est en droit de réclamer le paiement de sa créance et de sommer à son client, mauvais payeur, de rembourser sa dette sans délais.

• Celle du client qui est également une entreprise et qui subit les impayés de ses propres clients et pense ainsi endurer une double injustice.

Donc ne jugez jamais un client à l’ombre de votre comptabilité car son problème peut être identique au votre. 

Les 3 actions qui risquent de ruiner toutes vos chances de récupérer votre créance

Peu importe l’état de vos frustrations, jamais au grand jamais vous ne devez :

• Harceler votre client en l’appelant tous les jours et notamment en demandant à votre secrétaire de réaliser cette action très désagréable pour elle.

• Menacer gratuitement votre client même si celui-ci vous excède.

• Rendre publique votre problème pour décrédibiliser le client et le flageller en place publique car en retour celui-ci peut vous attaquer pour calomnies.

Un impayé est une fissure dans votre contrat qui peut avoir pour conséquence la rupture définitive de la relation de confiance avec votre client. Abordez donc le problème pas à pas à travers les 5 étapes suivantes.

Le plan à suivre pour récupérer votre impayé

Voici les 5 étapes à suivre pour contacter votre client et récupérer votre créance.

L’idée est d’aborder le problème à travers une suite logique actions marquant une progression.

Vous pouvez selon vos besoins adapter les exemples emails ci-dessous ou les reprendre mots à mots à votre gré.

1ère action : Le premier contact amical. Contactez votre client sous 1 semaine maximum après le retard de paiement.

Au maximum une semaine après la fin de l’échéance du paiement de votre facture, vous devez contacter votre client par email ou par téléphone. Ainsi, vous lui signifiez que vous restez en attente de son paiement.

Comment le contacter sans passer pour un coureur de centimes ?

En utilisant le prétexte suivant qui vous permet de rester cordial et polie sans avoir l’air de rechercher à récupérer vos deniers :

Dites à votre client que vous l’appelez en toute amitié car vous avez constaté un retard de paiement qui est pourrait être dû selon vous à :

• Une facture qui a été égarée

• Ou des coordonnées bancaires mal renseignées

• Ou le client a peut être oublié la date d’échéance

D’une part, vous montrez vos bonnes intentions, d’autre part, vous profitez de cette occasion pour envoyer à nouveau au client la facture afin qu’il revérifie son montant et vos coordonnées bancaires.

Si celui-ci vous assure que le problème est tout autre, demandez-lui s’il rencontre des difficultés à vous payer et s’il souhaite éventuellement étendre ses délais de paiements.

S’il n’avance aucunes raisons convenables, donnez-lui au maximum 10 jours pour s’acquitter de sa dette.

Ce premier échange doit maintenir entre vous une relation sympathique et bienveillante.

2ème action : le second rappel plus ferme

Votre demande est restée lettre morte et le client a de nouveau dépassé la date limite de  règlement de la facture. De plus, il n’a pas eu la délicatesse de vous contacter. Alors envoyez-lui un email plus ferme.

« Cher Client,

Je me permets de revenir vers vous afin de vous préciser que les délais de paiement de la facture (n° de la facture, montant, date délais) ont, à ce jour, atteint un retard de 15 jours.

Afin d’éviter que ce retard paiement ne nuise à nos relations commerciales, je suis malheureusement dans l’obligation de vous demandez de vous acquitter de votre paiement le plus rapidement possible afin que ce désagrément ne se transforme en litige.

Pourriez-vous s’il vous plaît me préciser le jour où le paiement sera réalisé ?

A toutes fins utiles, veuillez trouver ci-joint la facture ainsi que les coordonnées bancaires de l’entreprise.

Si le paiement a déjà été réalisé, je vous prie de bien vouloir ignorer ce mail.

Je vous remercie par avance pour votre collaboration.

Très cordialement »

3ème action : l’ultime demande

Si votre client ne s’est toujours pas acquitté de sa dette, adressez-lui une ultime demande :

Objet du mail : URGENT action immédiate requise

« Cher client,

Je me permets de revenir vers vous car nous vous avons contacté à plusieurs reprises afin de solliciter de votre part le règlement de la facture  (n° de la facture, montant, date délais) dont le retard atteint à présent 40 jours.

Aujourd’hui, nous avons atteint un point critique et nous sommes donc contraint de devoir vous demander de vous acquitter dans l’immédiat et sans délais du montant de la facture ci-jointe afin d’éviter que ce dossier ne soit transféré aux contentieux.

Je vous prie de bien vouloir me contacter dès réception de la présente afin de me préciser quand le paiement sera effectué.

Sans action de votre part, nous serons contraints d’engager une action en justice à votre encontre.

Je vous remercie par avance pour votre collaboration.

Mes sincères salutations »

Dans une autre mesure, si vous êtes certain de pouvoir garder votre calme, vous pouvez aller voir directement votre client sur son lieu de travail afin d’échanger directement avec lui.

4ème action : la lettre de demande

A ce stade vous êtes vraiment excédé, aucunes de vos actions n’ont abouti, vos chances de récupérer votre créance sont extrêmement faibles.

En dernier recourt, la dernière action que vous puissiez faire vous-même est d’envoyer à votre client une lettre recommandée de demande de paiement avec accusé de réception. Cette lettre officialise votre problème et en cas d’action en justice, elle constitue une preuve qu’une solution à l’amiable a d’abord été envisagée.

Détaillez la créance (date, montant, jours de retard, accord initial, copie de la facture, historique des contacts, les options de paiements) et laissez au client un délai de 7 jours maximum.

A ce niveau, vos relations avec votre client sont sérieusement endommagées et lui envoyer cette lettre officielle pourrait davantage l’endommager.

« Cher client,

Malgré plusieurs relances emails et téléphoniques de notre part, la facture (détails de la facture) demeure à ce jour impayée.

En conséquence, si vous ne vous êtes pas acquitté du paiement escompté sous une semaine, la gravité de la situation nous contraint à engager des actions en justice à votre encontre.

Très cordialement »

5ème action : En dernier recours, transférez votre dossier à une société de recouvrement de créances ou intentez une action en justice

Votre client fait la sourde oreille, il n’est pas attentif à vos demandes.

Tant pis pour lui ! Vous êtes prêt à perdre ce mauvais payeur qui a assez joué avec vos nerfs.

A ce moment là vous devez absolument transférer votre dossier de créance à un organisme de recouvrement ou à un avocat spécialisé pour poursuivre en justice le mauvais payeur.

Au sein d’une entreprise, le temps est un bien précieux, il a une valeur monétaire et vous avez autre chose à faire que de gaspiller votre temps à courir après une créance.

Transférer donc votre dossier à :

• un organisme de recouvrement de dettes ou à des experts en recouvrement de créances tels que le Cabinet phénix.

• Un avocat : si vos chances de récupérer votre créance sont proche de zéro. Dans ce cas la justice contraindra le mauvais payeur à s’acquitter de sa dette.

Beaucoup de petites entreprises ne pensent pas à engager un recouvreur de créances, alors que cette démarche est suffisamment efficace pour être envisagée par les dirigeants.

Quand on considère le temps dépensé pour suivre et relancer les mauvais payeurs, cela coûte souvent bien plus en essayant de le faire effectuer par son personnel. Transférer une créance à un organisme tiers fait gagner beaucoup de temps.

Avec un recouvreur de créances, vous ne payez que lorsque la dette est récupérée, ce qui signifie que ces organismes vont engager rapidement des actions afin de récupérer au plus vite votre créance puisque ces sociétés se rémunèrent en prélevant une commission sur les impayés recouvrés.

Les bonnes pratiques pour éviter les impayés clients

Enfin, je terminerai en vous donnant ces quelques conseils pour limiter le risque d’impayé :

• Gardez des contacts réguliers avec votre client.

• Demandez si possible un acompte de 30% à la commande.

• Offrez une ristourne à votre client si la facture est acquittée dans un délai relativement court.

• N’offrez pas de délais de paiement à un client dont les impayés deviennent réguliers, celui-ci devra s’acquitter de la totalité de la somme de la facture à la commande.

En ce qui vous concerne, avez-vous déjà été victime d’un impayé ?

Votre réaction était-elle dans la cordialité ou alors dans la colère ?

N’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires ci-dessous.

Crédit photo : http://www.freedigitalphotos.net/images/Business_People_g201-Businessman_Under_Money_Rain_p66343.html